Составление и оформление описей дел
Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела по профилю деятельности организации (дело соискателя ученой степени в Высшую аттестационную комиссию, судебные, следственные дела и проч.).
В каждом структурном подразделении предприятия описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляют по установленной форме в трех экземплярах и представляют в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Опись состоит из титульного листа, оглавления, предисловия, описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата (список сокращений). На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указывают название фонда, его номер, номер описи и название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), дел, заголовки которых включены в опись. В предисловие включают сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи, а также дают краткую характеристику содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел, а также дел, выходящих за хронологические границы фонда. Необходимо также указать на особенности формирования справочного аппарата к годовому разделу описи. Подписывает предисловие составитель с указанием должности и даты составления предисловия и заведующий архивом организации, либо лицо, ответственное за архив[3]. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах, согласовывают с экспертной или центральной экспертной комиссией и представляют на рассмотрение экспертной проверочной комиссии. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. (Приложение 1.4.)
«!» Годовые разделы описи можно подшивать и переплетать только в случае их завершения (составления законченной описи). В остальных случаях они хранятся в папках с завязками или клапанами.
Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло максимальной четырехзначной цифры 9999, считаются законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
Каждой законченной описи присваивается номер, к ней составляют итоговую запись и заверительную надпись, по аналогии с законченной описью, после ее составления заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
Описанные выше требования по составлению и оформлению основного состава документов, передаваемых на архивное хранение, распространяются на все комплексы документов, выполненных на бумажной основе.
Пример 6. Раздел описи дел постоянного хранения:
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Евроденд»
| Закрытое акционерное общество «Евроленд» (ЗАО «Евроленд» Фонд № 000 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2008 год | УТВЕРЖДАЮ директор ЗАО «Евроленд»» ____________Е.П.Курмазова 10.10.2013 |
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
| Общий отдел | |||||
| 01-04 | Приказы № 01-82 директора ЗАО «Евроленд» по основной деятельности за 2008 год и документы к ним. Том 1 | 11 января- 30 июня | |||
| 01-04 | То же, № 70-90. Том 2 | 04 июля – 20 декабря 2008 | |||
| … | … | ||||
| Последний заголовок в данном годовом разделе описи |
В данный раздел описи внесено 27 (двадцать семь) ед.хр.,
С № 145 по 199, в том числе:
литерные номера: нет
пропущенные номера: нет
Архивист подпись Т.В. Натальина
03.10.2013.
Ведущий специалист организационного отдела В.И. Шипицына
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ЗАО «Евроленд» от 05.10.2013
Пример7. Образец формы описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
|
Вопросы и задания:
1. Может ли негосударственное предприятие осуществлять временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное? При каком условии?
2. Что такое депозитарное хранение? Может ли негосударственное предприятие осуществлять депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации? При каком условии?
3. Укажите сроки хранения следующих видов документов организаций-источников комплектования до их поступления в государственные или муниципальные архивы:
документы по личному составу - … лет;
записи нотариальных действий - ... лет
технологическая и конструкторская документация - … лет
3. Соискатель устраивался на работу 30 июня 2010 г. и не был принят. По какому из типовых перечней хранения документов следует осуществлять хранение его анкеты и резюме? Можно ли «ускорить» процесс уничтожения этих документов? При каких условиях?
4. Дайте расшифровку понятий ЭК, ЦЭК, ЭПК. В чем их сходство? Укажите их различия
5. Перечислите все даты, указанные на акте об уничтожении документов
6. Какие виды описи Вы знаете? Перечислите их