Робочі документи аудитора

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації – робочої та підсумкової.

Аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийнятих рішень за результатами проведеної аудиторської перевірки і які, в свою чергу, будуть покладені в основу аудиторського висновку.

Робоча документація – це записи, за допомогою яких аудитор фіксує проведені процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які робляться під час проведення аудиторської перевірки. У робочу документацію вноситься інформація, яка, на думку аудитора, є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку, і яка повинна підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інформації, на кіно- чи відеоплівку.

Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом її проведення, в ній реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень.

Суть робочих документів, їх зміст, форма, володіння та порядок зберігання викладені в МСА 230 “Документація”.

Основним призначенням робочих документів вважають: розробку плану перевірки; підтвердження виконання плану перевірки; систематизацію інформації, яка збирається в процесі перевірки; організацію оперативного управління процесом перевірки; створення основи для визначення ефективності виконаної роботи кожним аудитором; оцінку адекватності поточних методів аудиту, які використовуються, чинному господарському законодавству.

Зміст робочої документації значною мірою є питанням професійного судження аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження або обстеження.

Функції робочих документів наведені на рис. 4.8.

За МСА 230 аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийняття рішень за результатами проведених аудиторських процедур, що пізніше будуть покладені в основу аудиторського висновку. Залежно від обсягу роботи у клієнта аудитору слід зібрати докази, які б підтвердили або спростували запевнення про те, що фінансова звітність об'єктивно, повно й достовірно відображає фінансовий стан клієнта, а здійснені господарські операції є законними і доцільними.

У таблиці 4.2 пропонується приблизний перелік робочої документації.

Таблиця 4.2 – Приблизний перелік робочої документації аудитора

№ з/п	Назва документа або розділу, за якими оформлюються документи	Джерело інформації
1	2	3
Розділ І. Документи з організації аудиту
1.1.	Лист-пропозиція клієнту	Аудитор
1.2.	Відповідь клієнта	Клієнт
1.3.	Інша кореспонденція	Аудитор, клієнт, треті особи
1.4.	Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку, Національного банку України, Міністерства статистики, Міністерства фінансів до порядку підготовки та подання фінан­сової звітності	Нормативні документи
1.5.	Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового рин­ку, Національного банку України, Аудиторської палати України до порядку підготовки та подання аудиторського висновку	Нормативні документи
1.6.	Інформація про судові справи та виставлені на адресу клієнта пре­тензії й оцінка їх із точки зору вимог українського законодавства	Клієнт
1.7.	Документація з попереднього обстеження клієнта	Клієнт
1.8.	Договір на проведення аудиту	Клієнт-аудитор
1.9.	Документи, що підтверджують розрахунки з клієнтом	Банківські документи
Розділ II. Інформація про організаційну структуру підприємства
2.1.	Дані про акціонерів (основні акціонери, адреса, телефон)	Клієнт
2.2.	Дані про директорів (прізвище, ім'я та по батькові, телефон, факс, сфера відповідальності)	Клієнт
2.3.	Дані про головного бухгалтера (прізвище, ім'я та по батькові, телефон, факс)	Клієнт
2.4.	Місцезнаходження органу управління справами	Клієнт
2.5.	Копії статуту, засновницького договору, свідоцтва про реєстрацію	Клієнт
Розділ III. Інформація про підприємство і його діяльність
3.1.	Основні види діяльності й розміщення дочірніх підприємств та філій	Клієнт
3.2.	Конкретне законодавство і правила (якщо є)	Клієнт
3.3.	Історія підприємства (коротко)	Клієнт
3.4.	Зведені минулі результати (основні фінансові показники за ряд років)	Клієнт
3.5.	Характеристика основного персоналу (освіта, досвід, кваліфікація, досягнення)	Клієнт
3.6.	Опис особливостей бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю	Клієнт
3.7.	Схеми організації управління	Клієнт
3.8.	Схеми послідовності операцій	Клієнт
3.9.	Контакти клієнта (основні партнери й основні конкуренти)	Клієнт
3.10	Банківська інформація	Клієнт
3.11	Інформація про юристів	Клієнт
3.12	Важливі угоди (торговельні договори, договори про продаж із відстроченням платежу або з орендою, договори про позики)	Клієнт
3.13	Особливості оподаткування клієнта	Клієнт
Розділ IV. Фінансова звітність
4.1.	Баланс (ф. 1)	Копії документів клієнта
4.2.	Звіт про фінансові результати (ф. 2)	Копії документів клієнта
4.3.	Звіт про власний капітал (ф. 4)	Копії документів клієнта
4.4.	Звіт про рух грошових коштів (ф. 3)	Копії документів клієнта
4.5.	Примітки до звітності (ф. 5)	Копії документів клієнта
4.6.	Список виправних проведень, запропонованих клієнту	Копії документів клієнта
4.7.	Список запропонованих клієнту виправних проведень, які стосуються перекласифікації бухгалтерських рахунків	Копії документів клієнта
4.8.	Форми для узагальнення інформації стосовно подальшої оцінки аудитором ймовірності нормального функціонування клієнта в реальному майбутньому	Аудитор
4.9.	Огляд деяких аспектів фінансової звітності	Аудитор
4.10	Річна звітність клієнта за попередній рік	Клієнт
4. 11	Додаткова або спеціальна звітність клієнта перед державними органами	Клієнт
4.12	Інформація про розподіл дивідендів за акціями клієнта	Клієнт
4.13	Інша звітна інформація	Клієнт
Розділ V. Документи з вивчення системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю
5.1.	Тести контролю і висновки	Аудитор
5.2.	Документи, що фіксують відхилення у структурі внутрішнього контролю	Копії документів клієнта з виснов­ками аудитора
5.3.	Графік документообігу клієнта	Клієнт
5.4.	Опис системи бухгалтерського обліку клієнта	Клієнт, аудитор
5.5.	Взаємозникаючі статті під час проведення консолідації бухгалтерської звітності	Клієнт, аудитор
5.6.	Короткий зміст запропонованих виправних проводок і пере класи­фікацій бухгалтерських рахунків, пов'язаних із процедурами кон­солідації	Клієнт, аудитор
5.7.	Інші документи	Аудитор, клієнт
Розділ VI. Оцінка ризиків
6.1.	Вказівки щодо ризикових моментів здійснення діяльності в конкретній галузі підприємництва	Висновки аудитора
6.2.	Дані про клієнта і вказівки з виявлених проблемних питань	Клієнт, аудитор
6.3.	Економічні нормативи, коефіцієнти і різноманітні економічні аналізи	Нормативні до­кументи, клієнт,аудитор
6.4.	Оцінка ризику невиявлення	Аудитор пого­джує з клієнтом
6.5.	Загальна оцінка ризиків	Аудитор
6.6.	Пропозиції з планування процесу аудиту	Аудитор
6.7.	Оцінка організації контролю	Аудитор
6.8.	Оцінка ризику з боку органів контролю	Аудитор
6.9.	Оцінка процесу контролю над поточними операціями	Аудитор
6.10.	Оцінка контролю над функціонуванням інформаційних систем (результати і висновки)	Аудитор
Розділ VII. Оцінка ризику і планування аудиту
7.1.	Довідка (інформація) про підхід та процеси планування	Аудитор
7.2.	Документація з оцінки ризику аудиту	Аудитор
7.3.	Особливі питання, на які клієнт попросив звернути увагу під час аудиту (враховуючи лист-опитування якості попередньо проведе­ної аудиторської перевірки)	Клієнт, аудитор
7.4.	Таблиця проблемних питань аудиту	Аудитор
7.5.	План	Аудитор погод­жує з клієнтом
7.6.	Робоча програма	Аудитор
Розділ VIII. Контроль роботи інших осіб, які брали участь в аудиті
8.1.	Робота внутрішніх аудиторів	Внутрішній аудитор
8.2.	Робота інших аудиторів	Інші аудитори
8.3.	Робота інших фахівців (юристів, податківців)	Інші аудитори
8.4.	Робота, делегована іншим дочірнім підприємствам (філіям) аудиторської фірми	Інші аудитори
Розділ IX. Документальне оформлення аудиторських робіт (за розділами)
9.1.	Аудит необоротних активів	Аудитор, копії документів, що є доказовим дже­релом, аналітич­ні таблиці, розра­хунки
9.2.	Аудит запасів	Те саме
9.3.	Аудит коштів, розрахунків та інших активів	Те саме
9.4.	Аудит власного капіталу та забезпечення зобов'язань	Те саме
9.5.	Аудит довгострокових зобов'язань	Те саме
9.6.	Аудит поточних зобов'язань	Те саме
9.7.	Аудит доходів і результатів діяльності	Те саме
9.8.	Аудит витрат за елементами	Те саме
9.9.	Аудит витрат діяльності	Те саме
9.10	Аудит засновницьких та загальних документів	Те саме
9.11	Аудит інших розділів

Після завершення аудиту робочі документи залишаються у аудитора, вони є його власністю. Аудитор повинен складати довідки на підставі витягів із своїх робочих документів. Проте його право власності обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності. Робочі документи аудитора не можуть розглядатись як частина фінансової документації клієнта.

По закінченні аудиту робоча документація підлягає здачі для обов’язкового збереження в архів аудиторської організації.

Порядок зберігання підсумкової документації встановлюється аудиторською фірмою з урахуванням забезпечення вимог зберігання та конфіденційності.

Термін зберігання підсумкової документації визначається виходячи з практики аудиторської діяльності, юридичних вимог та інших додаткових міркувань.

По закінченні аудиторської перевірки аудитор складає два підсумкових документи: звіт про результати аудиторської перевірки та аудиторський висновок.

У всіх випадках обов'язкового аудиту аудиторські організації зобов’язані готува­ти і надавати адресату письмову інформацію (звіт) аудитора керівництву (власникам) економічного суб’єкта, що перевіряється, за результатами проведення аудиту.

Дані, які містить письмова інформація аудитора, наводяться з метою доведення до керівництва суб’єкта господарювання, що перевіряється, свідчень про недоліки в облікових записах, бухгалтерському обліку і системі внутрішнього контролю, які можуть призвести до суттєвих помилок у бухгалтерський звітності і в порядку внесення конструктивних пропозицій щодо удосконалення систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю економічного суб’єкта. Аудиторська організація зобов’язана вказати в письмовій інформації аудитора всі пов'язані з фактами господарського життя економічного суб'єкта помилки і перекручення, які суттєво впливають на достовірність його бухгалтерської звітності.

В письмовій інформації аудитора може надаватися будь-яка інформація, що стосується проведеного аудиту і фактів господарського життя економічного суб'єкта, яку аудиторська організація буде вважати доцільною.

Письмова інформація аудитора не може розглядатись як повний звіт про всі наявні недоліки. Вона присвячена лише тим із них, які були виявлені в процесі аудиторської перевірки.

Кожна аудиторська організація повинна розробляти, з урахуванням вимог законодавства, вимоги до форми підготовки письмової інформації аудитора. Такі внутрішні вимоги повинні забезпечувати акуратне й однакове оформлення даного документа для різних економічних суб'єктів і повинні бути затверджені керівником аудиторської організації, а також в обов'язковому порядку дотримуватися працівниками при підготовці цього документа. Аудитори, які здійснюють свою діяльність самостійно, зобов'язані розробляти (або прийняти з урахуванням кваліфікаційних рекомендацій) акуратну й однакову форму надання письмової інформації, яку в подальшому застосовувати на постійній основі.

У письмовій інформації аудитора в обов’язковому порядку повинні міститися такі свідчення:

1) реквізити аудиторської організації, а саме:

а) офіційне найменування і юридична (поштова) адреса аудиторської фірми
або прізвище, ініціали і адреса аудитора, який здійснює свою діяльність самостійно;

б) номер і дата реєстраційного посвідчення;

в) номер і дата видачі ліцензії на здійснення аудиторської діяльності;

2) реквізити економічного суб'єкта, що перевіряється, а саме:

а) офіційне найменування і юридична (поштова) адреса аудиторської фірми
або прізвище, ініціали і адреса фізичної особи - індивідуального під­приємця;

б) номер і дата реєстраційного посвідчення;

в) перелік посадових осіб (прізвища, ініціали, посади), відповідальних за
складання бухгалтерської звітності юридичної особи;

3) зазначення періоду часу, до якого належить документація економічного
суб’єкта, перевірена в ході аудиту, дата підписання письмової інформації аудитора;

4) виявлені в ході аудиту суттєві порушення встановленого законодав­ством України порядку ведення бухгалтерського обліку і складання бухгалтерської звітності, які впливають або можуть вплинути на її до­стовірність;

5) результати перевірки організації і ведення бухгалтерського обліку, складан­ня відповідної звітності й складання системи внутрішнього контролю економічного суб’єкта.

У додаток до обов’язкових свідчень, зазначених вище, залежно від обсягу, масштабів і специфіки аудиторської перевірки, а також розмірів і особливостей аудиторської фірми (чи проводиться перевірка аудитором, який працює самостійно), розмірів і особливостей економічного суб'єкта, який підлягає перевірці, слід вносити свідчення аудитора:

- особливості виконання аудиторської перевірки, передбачені договором (контрактом, листом-зобов’язанням) між аудиторською організацією і економіч­ним суб’єктом, а також особливості виконання роботи, які стали відомі в хо­ді перевірки;

- дані про кількісний склад працівників, які виконують бухгалтерський облік, про структуру бухгалтерії і про особливості системи бухгалтерського обліку,
яка застосовується;

- перелік основних галузей або напрямків бухгалтерського обліку, які підляга­ли перевірці;

- свідчення про методику аудиторської перевірки, підтвердження того, що аудиторська організація відповідала в роботі правилам (стандартам) аудиторської діяльності, вказівки на те, які розділи бухгалтерської документації були перевірені суцільним способом, а які вибірковим порядком, і на основі яких принципів здійснювалася аудиторська вибірка;

- перелік зауважень, вказівок на недоліки і рекомендації як такі;

- оцінку (за наявності такої можливості) кількісних розходжень звітних і (або) податкових показників за даними економічного суб’єкта і тих, які прогнозуються за результатами перевірки аудиторської організації;

- у разі перевірки великих економічних суб'єктів зі складною організаційною структурою – свідчення про здійснення перевірок філій, підрозділів і дочірніх фірм такого економічного суб'єкта, викладення загальних результатів таких перевірок і аналіз впливу цих приватних результатів на підсумки ауди­торської перевірки всього економічного суб'єкта в цілому;

- при наступних аудиторських перевірках – оцінку й аналіз виконання або виправлення економічним суб’єктом зауважень які підлягають аудиту, які є в
попередніх документах, які містять письмову інформацію аудитора;

- у разі відхилення від вимог правил (стандартів) аудиторської діяльності (при проведенні аудиту, який не передбачає підготовки за його результатами офіційного аудиторського висновку, а також при наданні супутніх аудиту послуг) – сам факт і причини такого відхилення.

Свідчення, які містяться в письмовій інформації аудитора, повинні бути чіткими, змістовними. В необхідних випадках у письмовій інформації аудитора повинні бути обґрунтування кількісних розрахунків і оцінок, посилань на документи чинного законодавства.

У письмовій інформації аудитора в обов’язковому порядку повинно бути вказа­но, які із зроблених зауважень є суттєвими, а які ні, чи впливають або не впливають (чи можуть впливати) перераховані зауваження та недоліки на висновки, зроблені аудитором. У разі підготовки аудиторською організацією умовно-позитивного висновку, негативного висновку або відмови від висловлення думки в письмовій інфор­мації (звіті) аудитора повинна міститись розгорнута аргументація причин, які при­вели до такої думки аудитора.

Письмова інформація аудитора може бути передана таким особам:

а) особі, яка підписала договір (контракт, лист-зобов'язання) на надання аудиторських послуг;

б) особі, яка прямо вказана як отримувач письмової інформації аудитора в договорі (контракті, листі-зобов’язанні) на надання аудиторських послуг;

в) будь-якій іншій особі – у випадку письмової вказівки на адресу аудиторської організації, підписаної особою, яка засвідчила договір (контракт, лист-зобов’язання) на надання аудиторських послуг.

Виконання аудиторських послуг підтверджується актом приймання-здавання ау­диторського висновку або іншого офіційного документа.