Гиперссылки на объекты системы DIRECTUM

В системе DIRECTUM поддерживается использование гиперссылок. Например, можно вставить гиперссылку в документ Word, и при щелчке по этой ссылке будет происходить открытие документа или другого объекта, на который указывает ссылка.

Чтобы получить гиперссылку на объект DIRECTUM, нужно скопировать его ссылку. При вставке этой ссылки в какой-либо документ/задачу/задание будет добавлена строка примерно следующего вида:

http://ww\v. ыту. rii/cdocument. aspVsvs^DlRECTUM&id^ I03586

Например, пишется аналитическая записка, в ее тексте имеются указания на нормативные документы, имеющиеся в системе DIRECTUM и использованные при написании документа. Тогда при указании этих документов на них устанавливаются гиперссылки, и при чтении аналитической записки можно открыть соответствующий нормативный документ.

Интеграция с MICROSOFT OFFICE

После установки системы DIRECTUM в приложениях Microsoft Word, Excel и PowerPoint в главном меню появляется пункт DIRECTUM. Открыв данный пункт, можно осуществить следующие действия:

• создать документ из шаблона;

• сохранить как новый документ;

• подписать;

• информация о подписях;

• скопировать ссылку в буфер;

• отправить вложением в задачу;

• отправить ссылку в письме;

• связанные документы;

• история документа.

Для Microsoft Word и Excel доступны также пункты меню:

• вставить поле в текст;

• вставить штрих-код;

• сравнить с версией.

В главном меню Microsoft Outlook и в главном меню открытого письма появляется пункт DIRECTUM. Открыв данный пункт, можно осуществить следующие действия:

• сохранить текст письма как документ;

• сохранить вложение как документ;

• сохранить контакт с клиентом;

• выбрать получателей;

• поиск контактных лиц.

После установки системы DIRECTUM в главном меню Microsoft Project появляется пункт DIRECTUM. Открыв данный пункт, можно осуществить следующие действия:

• создать документ из шаблона;

• сохранить как новый документ;

• подписать;

• информация о подписях;

• скопировать ссылку в буфер;

• отправить вложением в задачу;

• отправить ссылку в письме;

• связанные документы;

• история документа;

• отправить уведомления исполнителям;

• отправить задачи по выделенным этапам;

• отправить задачи по начинающимся этапам;

• заполнить факт по задаче;

• открыть связанную задачу;

• импортировать список пользователей.

Интеграция с OPENOFFICE.ORG

После установки системы DIRECTUM в главном меню OpenOffice.org Writer, OpenOffice.org Base, OpenOffice.org Calc, OpenOffice.org Impress, OpenOffice.org Draw, OpenOffice.org Math, появляется пункт DIRECTUM, содержащий следующие подпункты:

• создать документ из шаблона;

• сохранить как новый документ;

• подписать;

• информация о подписях;

• скопировать ссылку в буфер;

• отправить вложением в задачу;

• отправить ссылку в письме;

• связанные документы;

• история документа;

• сравнить с версией (только для OpenOffice.org Writer и OpenOffice.org Calc).

Установка статуса объекта

Для дополнительного выделения объекта можно использовать пользовательский статус. Установка статуса:

• главное меню Файл/Статус',

• контекстное меню Статус;

• контекстное меню в поле Статус выбранного объекта;

• кнопка на панели инструментов карточки задач.

В открывшемся подменю нужно будет выбрать один из пунктов:

• Отметка цветом - дает возможность пометить объект определенным цветом;

• Завершено — отображается значком v;

• Снять отметку - позволяет снять ранее поставленную отметку.

Настраиваемые поиски

Система DIRECTUM поддерживает настраиваемые поиски - поиски, которые создаются и настраиваются администратором системы.

В настраиваемых поисках могут использоваться:

• предопределенные поля - поля, значения которых задаются администратором в момент создания
поиска, и не могут быть изменены пользователем;

• запрашиваемые поля — поля, значения которых в начале поиска вводит сам пользователь;

• сценарий, выполняемый до начала поиска.

Созданные администратором поиски отображаются в проводнике системыв пункте главного меню Поиск.

Последние объекты системы

Находит последние 20 объектов открытых в проводнике системы,области вложений, окне напоминаний, через ISB-файлы и гиперссылки с целью возможности быстрого повторного обращения к ним. При открытии последнего объекта системы выполняются действия:

• для задач/заданий/уведомлений - открытие карточки;

• для электронного документа - поиск электронного документа;

• для папки - открытие папки в новом окне;

• для записи справочника - открытие записи справочника;

• для компоненты - запуск компоненты.

Для выполнения действия выбрать в главном меню Файл/Последние объекты системы.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

1. Настроить параметры получения заданий: проверять каждые 15 минут, при получении выдавать сообщение.

2. Настроить параметр подтверждения закрытия проводника системы.Настроить параметр, позволяющий отключать подтверждения при их выводе на экран. Продемонстрировать преподавателю настройки, отключив при этом первый параметр в окне подтверждения.

3. Вставить в документ Word гиперссылку на другой документ, хранящийся в DIRECTUM. Изменить надпись на гиперссылке, которая сформировалась по умолчанию, на наименование документа.

4. В текст созданного Вами досье на организацию, вставить поле Наименование из его карточки.

5. Для незавершенных задач установить статус «К исполнению». Для одной из задач установить статус «Завершено».

6.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ

1. Какие действия, связанные с системой DIRECTUM, можно выполнить с письмом электронной почты, открытым в Microsoft Outlook?

2. Что означает красный квадрат в поле «С» при просмотре содержимого папки?

3. Как настроить параметры получения заданий?

4. Как задать тип маршрутизации по умолчанию?

5. Вы совсем недавно обращались к определенному объекту системы и сейчас вам необходимо повторно обратиться к нему. Как проще всего это сделать?

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.Курс 332. «Использование возможностей базовых модулей системы DIRECTUM», Учебное пособие 2009, компания DIRECTUM
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Система DIRECTUM включает в себя ряд понятий, которыми в дальнейшем пользователи должны оперировать, и которые используются в данном курсе и документации к системе.

ОБЪЕКТ СИСТЕМЫ DIRECTUM - это информационная единица системы DIRECTUM: документ, папка, задача, задание, компонента.

ССЫЛКА НА ОБЪЕКТ СИСТЕМЫ DIRECTUM - это ярлык, сходный по свойствам с ярлыками Windows. На один объект может быть несколько ссылок, расположенных в разных папках.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - это любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате того приложения, в котором она была создана.

ВЕРСИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА - это очередной отредактированный или согласованный вариант документа. Каждая версия имеет свое текущее состояние: в разработке, действующая, устаревшая.

КАРТОЧКА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА - это форма (характеристика документа), содержащая набор полей, описывающих документ (наименование, автор, тип документа, дата создания), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. В карточке также можно назначать и изменять права доступа на документ.

ПАПКА — это структурная единица, позволяющая объединить ссылки на электронные документы/задачи/задания/компоненты и другие папки. Сама папка также может входить в содержимое какой-либо папки.

ДЕРЕВО ПАПОК-это иерархия расположения папок в системе.

ХРАНИЛИЩЕ - это единое место хранения всех объектов системы DIRECTUM, им является база данных, расположенная на сервере организации.

ЗАДАЧА - это некоторый объем работ, который нужно выполнить, ее формирует инициатор.

Пример.Инспектор отдела кадров формирует задачу главному бухгалтеру: составить и согласовать график отпусков сотрудников бухгалтерии на следующий год. По отношению к инспектору отдела кадров данная работа будет являться задачей.

ЗАДАНИЕ - это работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному из исполнителей задачи. Чтобы создать задание, нужно создать задачу (подзадачу), тогда по отношению к инициатору это будет задача, а по отношению к исполнителю - задание.

Пример.Из предыдущего примера: исполнителем в задаче инспектора отдела кадров является главный бухгалтер, по отношению к которому работа является заданием.

СЕМЕЙСТВО ЗАДАЧ — задачи и задания, появившиеся в результате выполнения конкретной работы и связанные между собой единой перепиской. Семейство задач включает одну главную задачу и ее подзадачи.

ПОДЗАДАЧА - задача, создаваемая по необходимости как ответвление от задачи или задания в процессе выполнения работ.

ВЕДУЩАЯ ЗАДАЧА - это та задача, у которой есть подзадачи.

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА - это ведущая задача, у которой нет ведущей, т. е. самый верхний уровень.

ЗАПИСЬ - это строка списка, содержащая всю информацию об одном объекте определенной области (например, в телефонном справочнике данные об одном абоненте - это запись).

ПОЛЕ - это колонка списка, содержащая информацию определенной категории (например, поля: фамилия, телефон, адрес).

ТЕКУЩАЯ ЗАПИСЬ — это запись, которая в данный момент выделена цветом, отличным от остальных записей.

ТЕКУЩЕЕ ПОЛЕ - это одно из полей текущей записи, выделенное цветом, отличным от остальных полей, по этому полю будет осуществляться быстрый поиск.

Приложение А