Створення оптимальних умов зберігання архівних документів
1.1. Оптимальні умови для зберігання архівних документів створюють шляхом:
будівництва, реконструкції і ремонту будівель та приміщень архіву;
обладнання будівель і сховищ технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів;
застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки тощо).
1.2. Вимоги до будівель і приміщень архівів, сховищ, до засобів та режимів зберігання архівних документів встановлюються відповідно до вимог законодавства.
1.3. Експлуатацію архівних будівель здійснюють відповідно до вимог Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 08 травня 2003 року № 68, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 09 липня 2003 року за № 569/7890.
1.4. Основні вимоги щодо організації та оформлення доступу фізичних осіб та представників юридичних осіб до приміщень і на територію державного архіву визначаються відповідно до чинного законодавства.
1.5. Архівні документи в архівосховищі розміщують пофондово, у разі нефондової організації - у порядку, що забезпечує їхній облік, зберігання, а також оперативний пошук.
1.5.1. Порядок розміщення документів в архіві визначається відповідно до Схем розміщення, затвердженої керівником архіву, що зберігається у працівника, відповідального за облік документів архіву, та у структурному підрозділі, що здійснює зберігання документів. Відповідні розділи схеми знаходяться у сховищах архіву.
Схема передбачає розподілення документів по сховищах із зазначенням відомостей про місцезнаходження фондів/нефондових комплексів (поверх, відсік, стелаж, полиця).
1.5.2. У різних сховищах розміщують: документи на паперових носіях; документи на дискових носіях з магнітним шаром та документи, матеріальною основою носія яких є магнітна плівка; документи на мікроформах та документи, матеріальною основою носія яких є кіноплівка; граморигінали і грамплатівки.
1.5.3. Фонди залежно від їх кількості можуть розміщуватися як за номерами фондів, так і за галузевою ознакою, з урахуванням ієрархічної підпорядкованості. Окремими групами можуть розміщуватися фонди різних історичних періодів, фонди особового походження тощо.
1.5.4. З метою забезпечення контролю за доступом до документів, станом їх збереженості та переміщенням, а також для забезпечення негайної евакуації за екстремальних умов відокремленому зберіганню підлягають:
секретні документи;
унікальні документи;
документи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності;
документи, що містять конфіденційну інформацію або з умовами доступу, встановленими їх власниками;
документи, що надійшли до архіву в стані розсипу або за описом первинного розбирання;
документи, що перебувають на депонованому зберіганні;
документи, не внесені до НАФ.
Тимчасовому відокремленому зберіганню підлягають документи, уражені біологічними шкідниками.
Документи відокремленого зберігання підлягають вилученню з фонду (нефондового комплексу). На місце вилученої одиниці зберігання закладають картку-замінник одиниці зберігання за формою, наведеною в додатку 23.
1.6. Місце розташування та площу для розміщення архівних документів відокремленого зберігання архів визначає самостійно, залежно від можливостей та з урахуванням перспектив його комплектування.
1.7. Документи відокремленого зберігання розміщують в окремих сховищах або ж у відокремлених і належним чином обладнаних частинах загальних сховищ, що відповідають умовам та нормам зберігання, встановленим законодавством.
1.8. Розміщення секретних документів здійснюють відповідно до вимог нормативних документів щодо забезпечення режиму секретності в Україні.
Тимчасове спільне зберігання секретних і розсекречених одиниць зберігання допускається в разі відсутності вільної площі для розміщення розсекречених документів.
1.9. Унікальні документи, архівні документи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності, та документи, що містять конфіденційну інформацію або з умовами доступу, встановленими їх власниками, підлягають зберіганню в окремому, спеціально обладнаному архівосховищі.
1.10. Неописані або описані за первинним розбиранням документи підлягають зберіганню в окремих проміжних сховищах. У разі відсутності вільних площ ці категорії документів можуть зберігатися у відокремлених частинах відповідних загальних архівосховищ.
1.11. Аудіовізуальні та електронні документи зберігають в окремих архівосховищах залежно від режимів зберігання для видів носіїв цих документів.
1.12. Розміщення фонду користування здійснюють відповідно до виду носія копій.
Копії фонду користування з паперовою основою (у тому числі й фотокопії) зберігають в архівосховищі разом з оригіналами документів з паперовою основою на окремих стелажах або в шафах у порядку номерів архівних фондів і справ.
Копії фонду користування з іншими основами розміщують в архівосховищах з нормативними для них режимами зберігання.
1.13. Облікові документи архівосховища розміщують в його ізольованій зоні на стелажі або в шафі робочої кімнати працівника архівосховища.
1.14. Усі приміщення архіву (будівлі, поверхи, яруси, архівосховища, кімнати), а також стелажі, шафи і полиці нумерують.
У кожному архівосховищі стелажі й шафи нумерують зліва направо від входу. Полиці на стелажах і шафах нумерують згори донизу, зліва направо.
1.15. З метою закріплення місця зберігання за кожною одиницею зберігання і забезпечення пошуку документів в архівосховищах укладають пофондові і постелажні топографічні покажчики у картковій чи аркушній формі у двох примірниках. Один примірник покажчика зберігається у працівника, відповідального за облік, другий - у відповідному архівосховищі.
Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися також в автоматизованому режимі.
1.16. Пофондові топографічні покажчики укладають на кожний фонд окремо для встановлення місця його зберігання та розміщують у порядку номерів фондів за карткою, наведеною в додатку 24.
Для встановлення місця зберігання документів нефондової організації топографічні покажчики укладають на кожний вид документів за ознакою їх групування при розміщенні.
1.17. Постелажні топографічні покажчики укладають окремо на кожний стелаж для встановлення пошукових даних документів, що зберігаються на ньому, і розміщують у порядку номерів стелажів у межах кожного архівосховища за карткою, наведеною в додатку 25.
1.18. Зміни в розміщенні документів своєчасно відображають у всіх примірниках топографічних покажчиків, а також у схемі розміщення документів архіву.