Работа отдела бронирования

При оформлении брони в компьютерной систе­ме (АСУ) в карточке новой брони всегда указывается:

1. номер брони; 2. фамилия, имя гостя;3. дата заезда;

4. дата выезда;

5. количество ночей, которое клиент собирается провести в отеле;

6. категория номера (одноме­стный, двухместный.т.д.: как правило, существует более подробное разбиение номеров на категорию • пример, «одноместный с ви­дом на море*);

7. суточный тариф;

8. способ оплаты (кредитная карточка/ наличные/ безна­личный расчёт).

9. дата её создания брони

10. код брониста (кто принял эту заявку на бронирование)

В графе «статус гостя» на этапе создания кар­точки автоматически появляет­ся пометка «забронировано». Таким образом, эта карточка будет существовать в общем списке броней до того момен­та, когда наступит день заезда данного клиента в гостиницу.

Когда человек приезжает в гостиницу, ему достаточно назвать свои фами­лию, имя и отчество или номер брони: портье откроет кар­точку бронирования этого кли­ента и произведёт поселение. В момент поселения портье может поменять гостю тип или номер комнаты, если заброни­рованный вариант чем-то его не устраивает ( если номер комнаты не был указан специ­ально, система ставит в карточ­ке номер любой свободной и чистой комнаты данного типа).

Таким образом, карточка бро­ни становится карточкой про­живания (в некоторых системах это влечёт за собой создание новой карточки или переиме­нование старой, в других ПСУ карточка сохраняет свой вид); статус гостя становится in house - «проживающий в гос­тинице».

Бронирование бывает следующих видов:

- «мягкое брони­рование» - бронирование по категориям комнат; этим спо­собом обычно пользуются крупные гостиницы;

- «жёсткое бронирование» - брониро­вание по номерам (резерви­руется конкретный номер);

этим способом пользуются ма­ленькие гостиницы, у которых номерной фонд невелик, или по просьбе гостя требуется разместить его в конкретном номере;

- «смешанное брони­рование» - когда используют­ся оба эти способа

Двойное бронирование - это подтверждение о будущем предос­тавлении мест в гостинице одновременно двум клиентам на одну и ту же дату. На случай приезда одновре­менно двух клиентов, или когда турист приезжает без предвари­тельного бронирования, а в гостинице нет мест, существует связь с фирмами, которые сдают в аренду жилье, и с близко располо­женными гостиницами, куда можно переадресовать клиента. Иногда отдел бронирования пересылает заявку на бронь в другую гости­ницу, которая и подтверждает клиенту, что ему будет предостав­лено место, но в другой гостинице. В этом случае необходимо по­лучить согласие клиента на изменение гостиницы.

Бронирование, подтвержденное специальным уведомлением, вы­сылаемым отелем клиенту, называется подтвержденным. Для по­лучения подтверждения о резервировании требуется некоторое время, чтобы уведомление о резервировании поступило к клиенту по почте или факсу. Некоторые гостиницы спрашивают, хочет ли гость, чтобы ему выслали письмо-подтверждение. В других гостиницах принята автомати­ческая распечатка писем-под­тверждений по завершении бронирования.

По параметру оплаты брони можно разделить на гарантированные и негарантированные.

Гарантированное бронирование — это бронирование со специ­альным подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение им заказанного номера. Такое подтверждение необхо­димо, если есть вероятность, что гость может прибыть в гостиницу с опозданием. При бронировании записывают номер кредитной карточки гостя, что является гарантией оплаты номера даже в слу­чае, если гость опаздывает. На таких условиях номер остается сво­бодным до прибытия гостя. Бронь считается гарантированной, если она обеспечивает гостинице получение до­хода даже в случае незаезда (1 ночь проживания).Удобство гарантированного резервиро­вания состоит в том, что гость постарается аннулировать заказ, если видит, что не сможет им воспользоваться. При таком под­тверждении гостиница имеет точную картину наличия свободных номеров.

Другой формой гарантированного бронирования может быть де­позитная или авансовая оплата. В некоторых ситуациях (например, в разгар сезона отпусков) для того, чтобы избежать простоя комнат из-за неявки ожидаемого гостя, отель может попросить перечис­лить авансом стоимость проживания в течение одного дня или даже всего срока.

Предоплата требуется и при размещении туристской группы. Это тоже способ борьбы с «неявками». Брони со следующими вида­ми платежей являются гарантированными:* аванс, * кредитная карта, * безналичный расчет, *депозит, * туристский ваучер.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» в случае опоздания потребителя с него взимается кроме платы за бронирование также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа потребителя оплатить бронь, его размещение в гостинице производится в порядке общей очереди.

Негарантированная бронь подчиняется, как правило, следующему правилу: если человек не заехал в гостиницу до 1 8:00 назначенной даты заезда, то номер уйдет в продажу, бронь будет снята. Гость при этом не подвергается никаким штрафам.

В «Правилах предоставления гостиничных услуг в РФ» не ого­варивается размер оплаты за бронь. Его устанавливает администра­ция гостиницы. Обычно с индивидуальных туристов берут 50 % от тарифа номера или места в номере. Для туристских групп предус­мотрены скидки за бронирование, проживание и даже некоторые услуги. Размер скидки зависит от числа человек в группе, срока проживания. В среднем за бронирование мест для туристской груп­пы берется оплата в размере 25 — 35% от тарифа.