Правила сборки текста переписки

Поле текста переписки может отображаться либо в виде «Простого текста», либо в виде «Дерева задач». Настройка вида отображения текста переписки рассматривается в разделе «Настройка параметров работы пользователя».

Поле текста переписки в виде «Простого текста»

Поле переписки в карточке задачи или задания содержит переписку по всему семейству задач.

Все текстовые блоки поля переписки ведущей задачи и подзадач располагаются в хронологической последовательности с учетом иерархии задач/заданий/подзадач.

Каждый текстовый блок имеет заголовок, который содержит дополнительную информацию: 1. Для текста, написанного в карточке задачи или подзадачи:

a. номер, тема задачи (если это подзадача, дополнительно указывается номер ведущей задачи);

b. имя инициатора задачи;

c. дата и время старта задачи;

d. имена исполнителей;

e. тип маршрутизации.

Примечание. Для подзадачи в режиме просмотра текста текущей задачи перед заголовком выводится сообщение «См. полный текст». В режиме просмотра полного текста задачи это сообщение не выводится, а текущая задача выделяется заголовком «***ТЕКУЩАЯ ЗАДАЧА***».

2. Для текста, написанного в карточке задания или уведомления:

a. имя исполнителя. Если задание было выполнено руководителем пользователя или замещающим,
то указывается имя пользователя, за которого было выполнено задание;

b. дата и время написания текста;

c. номер и/или тип задания;

d. текущее состояние задания.

Тексты подзадач формируются с отступом по отношению к ведущей задаче. При этом все задания, относящие к одной задаче (подзадаче) располагаются на одном уровне (т. е. с одинаковым отступом).

Поле текста переписки в виде «Дерева задач»

Дерево задач содержит заголовки и текст задач и заданий, выстроенные в соответствии с иерархией семейства задач.

Примечание. Видимость заголовков и текста задач и заданий разных уровней иерархии определяется настройками вида дерева задач.

Заголовки задач и заданий содержат ссылку на задачу/задание и основную информацию о задаче/задании.

Заголовок текущего объекта выделяется цветом в соответствии с цветовой схемой проводника системы.Если текущий объект - задание, а текущая задача не является главной, то заголовок текущей задачи выделяется серым цветом.

Если текущий объект - задание, то текущей задачей в данном случае является задача, по которой было создано текущее задание.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

1. Создание досье на предприятие.При работе над заданием инициатор в качестве исполнителя указывает соседа справа, а в качестве наблюдателя - соседа слева:

a. инициатор создает задачу, целью которой является пополнение электронного документа «Досье» (документ создавали на Занятии 4);

b. указывает сегодняшний срок исполнения;

c. в тексте описывает условия выполнения задачи: дополните досье на данную организацию;

d. задаче присваивает высокую важность;

e. сохраняет задачу без старта. Закрыть задачу и обратить внимание на ее отражение в папке «Исходящие»;

f. снова открыть задачу и стартовать ее;

g. прекратить задачу;

h. рестартовать задачу, дописав ее текст.

2. Работа с внутренними документами.При работе над сценарием два человека, например Слушатель! и Слушатель2, будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной задачи:

a. начальник отдела кадров (Слушатель!) создает документ Word с видом эл. документа «Приказ
кадровый», в котором готовит приказ о поощрении сотрудников к Новому Году. Дает на него
Руководителю (Слушатель2) права на изменение. Затем создает задачу для Руководителя
(Слушатель!), в тексте которой пишет «утверждение документа»;

b. руководитель (Слушатель!) получает задание, ознакомившись с документом, создает подзадачу
для начальника отдела кадров (Слушатель!) с просьбой доработать документ;

c. начальник отдела кадров (Слушатель!) получает задание и вносит в документ требуемые
поправки, после чего выполняет задание;

d. руководитель (Слушатель!) получает задание-контроль, вносит в документ свои поправки,
подписывает его своей электронной цифровой подписью, принимает задание контроль и
выполняет свое задание, пришедшее ранее;

e. начальник отдела кадров (Слушатель!) получает задание-контроль и принимает его.

3. Обработка исходящего письма.При работе над сценарием два человека, например Слушатель! И Слушатель!, будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной задачи:

a. маркетолог (Слушатель!) создает документ Word с видом эл. документа «Письмо входящее (официальное)», в котором готовит коммерческое предложение для партнеров организации.
Затем создает задачу с последовательной маршрутизацией для Начальника отдела (Слушатель!) и Руководителя (Слушатель!);

b. начальник отдела (Слушатель!) получает задание и, ознакомившись с документом, создает подзадачу для Маркетолог (Слушатель!) с просьбой доработать документ;

c. маркетолог (Слушатель!) получает задание и вносит в документ требуемые поправки, после чего выполняет задание;

d. начальник отдела (Слушатель!) получает задание-контроль, вносит в документ свои поправки, после чего принимает задание-контроль и выполняет свое задание, пришедшее ранее;

e. руководитель (Слушатель!) получает задание, ознакомившись с документом, подписывает его своей электронной цифровой подписью и выполняет свое задание;

f. маркетолог (Слушатель!) получает задание-контроль и принимает его.

4. Обработка входящего договора.При работе над сценарием два человека, например Слушатель! И Слушатель!, будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной
задачи:

a. секретарь (Слушатель!) заносит в систему входящий договор, создавая документ из файла с видом электронного документа «Договор». Создает задачу без контроля с последовательной маршрутизацией Юристу (Слушатель!), Бухгалтеру (Слушатель!), Руководителю (Слушатель!), в тексте написать «согласование договора»;

b. задание получает только Юрист (Слушатель!), т. к. маршрутизация последовательная. Следующие шаги слушатели выполняют по очереди;

c. юрист (Слушатель!) создает документ в Word с видом эл. документа «Протокол к договору», в котором набирает протокол разногласий. Созданный документ вкладывается в задание. Задание выполняется;

d. бухгалтер (Слушатель!) получает задание и создает документ в Word с видом эл. Документа «Отчетность бухгалтерская», в котором набирает расчет экономической эффективности по договору. Созданный документ вкладывается в задание. Задание выполняется;

e. руководитель (Слушатель!) получает задание и, ознакомившись с приложенными документами, подписывает договор и протокол разногласий своей ЭЦП. Затем создает подзадачу Секретарю (Слушатель!) с поручением переслать партнерам протокол разногласий;

f. секретарь (Слушатель!) получает задание и выполняет его;

g. руководитель (Слушатель!) получает задание-контроль и принимает его. Затем выполняет свое задание, пришедшее ранее.

5. Обработка входящего письма.При работе над сценарием два человека, например Слушатель! И Слушатель! будут играть разные роли. Вся работа по сценарию выполняется в рамках одной задачи:

а. секретарь (Слушатель!) заносит в систему письмо т. е. создает документ из файла, вид эл. документа: «Письмо входящее (официальное)». Затем создает задачу Руководителю (Слушатель2), отправив вложением созданный документ, тип задания следует выбрать «уведомление», в тексте написать «вынесение резолюции»;

b. руководитель (Слушатель2), ознакомившись с письмом, создает подзадачу с параллельной маршрутизацией и вносит резолюцию в текст подзадачи: Начальнику отдела доставки (Слушатель!) - обеспечить транспорт, Бухгалтеру (Слушатель2) - выставить счет на оплату;

c. оба слушателя получают задания;

d. начальник отдела доставки (Слушатель!) создает документ в Word с видом эл. документа «Заказ к договору», в котором оформляет заказ на транспорт для доставки. Созданный документ прикладывается к заданию. Задание выполняется;

e. бухгалтер (Слушатель2) создает документ в Word с видом эл. документа «Отчетность бухгалтерская», в котором оформляет счет на оплату. Созданный документ прикладывается к заданию. Задание выполняется;

f. руководитель (Слушатель2) получает задание-контроль и принимает его.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ

1. Около месяца назад Вы создали задачу и отправили ее параллельно пятерым сотрудникам. Вы нашли в папке «Исходящие» запись, соответствующую этой задаче. Как узнать, кто из сотрудников задерживает выполнение задачи?

2. Пользователь «А» создал задачу, в которой участвует (исполнителем) пользователь «Б». Пользователь «Б» создал подзадачу (для задачи пользователя «А»), в которой исполнителем являетесь Вы. Вам, в свою очередь, необходимо создать подзадачу для подзадачи пользователя «Б».
Можете ли Вы это сделать?

3. Вы, как инициатор, создаете задачу. В какую папку будет помещена задача?

4. Вы создали задачу для нескольких исполнителей, однако в папке «Входящие» задание появилось только у первого из них. Какова наиболее вероятная причина?

5. В Вашей папке «Входящие» появился новый объект. Открыв его и прочитав текст, вы хотите выполнить задание, однако кнопки Выполнитьнет. Какова наиболее вероятная причина?

6. Вы создаете новую задачу и хотите, чтобы руководитель отдела был в курсе выполняемых работ. Что предпринять?

7. Вы ведете работу над конфиденциальным проектом. В работе участвует несколько человек. Какой тип прав доступа выбрать для задачи?

8. Вы получили задание, в тексте которого обнаружили ошибки и неточности. Как можно их исправить?

9. Чем отличается жесткий типовой маршрут от свободного?

10.После выбора свободного типового маршрута сформировался список исполнителей, однако Вы считаете, что задание необходимо отправить еще и юристу, которого нет в списке. Что предпринять?

11.Вы создали задачу, но исполнители говорят, что не получили заданий. Открыв папку «Исходящие», Вы обнаружили, что задача находится в состоянии «Инициализация». В чем проблема, и как ее решить?

12.Исполнители Вашей задачи говорят, что они ее выполнили, но эта задача в папке «Исходящие» не зачеркивается. В чем проблема и как ее решить?

13.Вы долгое время работали над одной задачей, велось длительное обсуждение, в итоге задача была решена. Найденное решение будет использоваться и в дальнейшем, но уже не Вами, а в другом отделе. Вы хотите удалить задачу из «Исходящих». Что предпринять?

14.Какие задания имеют ярлычок с галочкой?

15.Какие действия можно предпринять при работе с заданием-контроль?

16.В каких случаях необходимо посылать задачу на доработку, а в каких создавать для нее подзадачу?

17.Пользователь Перепелкин В. А. сообщил Вам, что создал новую задачу, в которой единственным исполнителем являетесь Вы. В настоящий момент Вы находитесь в проводнике системыв папке «Входящие» и не видите ни одного задания от пользователя Перепелкина В. А. В чем наиболее вероятная причина этого?

18.Вы создаете задачу, которую необходимо контролировать после выполнения каждого из этапов. Для этого в маршруте задачи Вы поставили галочку Уведомление об этапах. Как вы узнаете, что пришло
время для контроля?

19.Вы создали задачу. Исполнители говорят, что они выполнили свои задания, но к Вам не пришло задание-контроль. Какова наиболее вероятная причина?

20.К Вам пришло новое задание, для его выполнения не хватает сведений из юридического отдела. Как поступить с заданием?

21.Вам пришло новое задание, в котором Вы единственный исполнитель. Вы, проделав работу, внесли соответствующие записи в текст задания и закрыли его. Через некоторое время Вы заметили, что срок задания истек, и цвет задания изменился на красный. В чем проблема и как ее решить?

22.Вы отправили на согласование проект приказа по жесткому типовому маршруту. На одном из этапов контроля Вы заметили, что забыли согласовать документ с главным бухгалтером. Что предпринять?