Лабораторная работа №2 Работа с папками и ссылками

Типы папок

В системе DIRECTUM существуют следующие типы папок, исходя из объектов, которые они содержат:

• - папки, содержащие документы;

• - папки, содержащие задачи;

• - папки, содержащие задания;

• - папки, содержащие компоненты;

• - папки поиска документов;

• - папки поиска задач;

• - папки поиска заданий;

• - папки поиска компонент.

Папка может содержать в себе только один тип элементов системы: или документы, или задачи, или задания, или компоненты. Но в папку любого типа можно поместить папку другого типа. Например, в папку для документов можно поместить папку для задач.

Предопределенные папки

Изначально для каждого пользователя существуют следующие предопределенные папки: «Входящие», «Исходящие», «Избранное», «Общая папка» и «Компоненты».

Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя и доступны ему и замещающем его сотрудникам. Размещать и удалять ссылки на папки, документы, задачи и задания внутри этих папок пользователь может произвольным образом.

В папку «Входящие» (имеет значок ) автоматически помещаются ссылки на новые входящие задания, уведомления и задания-контроль, адресованные пользователю.

В папку «Исходящие» (имеет значок ) автоматически помещаются ссылки на те задачи, которые создает пользователь.

В папку «Избранное» (имеет значок ) пользователь помещает ссылки на наиболее часто используемые в работе папки и документы.

В «Общей папке» (значок ) содержатся объекты, которые должны быть доступны всем сотрудникам организации. Изменять состав «Общей папки» могут только пользователи, имеющие соответствующие права.

В папке «Компоненты» (значок ) содержатся компоненты различных модулей системы. Компоненты доступны пользователям в соответствии с правами доступа. Пользователь может создать свою папку для компонент и скопировать в нее ссылки на часто используемые им компоненты.

Примечание. Предопределенные папки нельзя изменять и удалять.

Создание папки

Помимо предопределенных папок системы, каждый пользователь может создавать папки, как для личного пользования, так и доступные другим пользователям.

Чтобы создать папку, нужно воспользоваться одним из способов:

· выбрать пункт главного меню Фаш/Создать/Создать папку;

· выбрать пункт контекстного меню Создать папку;

· на панели инструментов для кнопки вызвать встроенное меню и выбрать пункт Создать папку.

Во всех случаях откроется меню с пунктами: Документов/Задач/Заданий/Компонент. В данном меню необходимо выбрать тип создаваемой папки.

После этого откроется карточка папки, в которой необходимо задать имя папки и права доступа к папке.

Права доступа к папке

Права доступа пользователя к папке назначаются и изменяются через карточку папки.

Для того чтобы изменить права доступа к папке, необходимо открыть карточку папки и нажать кнопку Права доступа.

Так же существует второй вариант изменения прав доступа через окно настройки прав доступа, которое вызывается одним из способов:

• главное меню Фат/Настроить права доступа;

• контекстное меню Настроить права доступа.

Последний вариант изменения прав доступа можно использовать сразу к нескольким выделенным папкам.

Для папок имеются следующие типы прав доступа:

• «Просмотр» — можно только просматривать содержимое папки и ее карточки;

• «Изменение» — можно изменять содержимое папки и ее карточки, но нельзя изменять права доступа и удалять папку;

• «Полный» - можно производить любые действия с папкой, включая изменение прав доступа и удаление.

Примечание. Состав ссылок, которые пользователь видит в папке, зависит от прав на объекты, ссылки на которые размещены в папке. Если у пользователя нет прав на объект, то ссылку на него он не увидит, вне зависимости от прав на папку. Объекты, доступные только для чтения при определенной настройке могут отображаться в проводнике системы в виде осветленных иконок. При наличии у пользователя замещающего, последний автоматически получает такие же права доступа к папкам какие есть и у замещаемого.

Изменение свойств папки

Изменить название, тип папки, примечание и права доступа к папке можно через карточку папки. Открытие карточки:

• главное меню Фаш/Открытъ/Открыть карточку,

• контекстное меню Открыть карточку,

• кнопка

• клавиша <F7>.

При изменении прав доступа к папке существует возможность их применения ко всем вложенным в папку объектам.

Для назначения прав доступа сразу к нескольким папкам, нужно их выделить и воспользоваться одним из способов:

• главное меню Фаш/Настроитъ права доступа',

• контекстное меню Настроить права доступа.

Копирование папки

Функция копирования папки предполагает создание новой папки на основе существующей:

• главное меню Файл/Копировать папку/документ;

• контекстное меню Копировать папку.

Удаление папки

В отличие от удаления ссылки на папку, операция удаления папки предполагает ее физическое удаление из системы, включая автоматическое удаление всех ссылок на нее. При удалении папки удаляются все содержащиеся в ней ссылки. Удаление папки не приводит к удалению объектов, которые хранятся в ней.

Удаление папки:

• главное меню Файл/Удалить папку/документ',

• контекстное меню Удалить папку.

Примечание. Чтобы пользователи смогли удалять папки, в системе не должен быть установлен глобальный запрет на удаление пользователями документов и папок.

Дополнительные операции с папками

Просмотр истории работы с папкой:

• главное меню Файл/История',

• контекстное меню История.

В истории работы с папкой отображаются такие события, как создание и изменение карточки папки.

Открытие папки в новом окне:

• главное меню Файл/Открыть/Открыть папку в новом окне;

• контекстное меню Открыть папку в новом окне',

• клавиши <Shift> + <Enter>.

При этом будет создано новое окно проводника системы, в котором открываемая папка станет корневой.

Работа со ссылками

Обращение пользователей к объектам системы DIRECTUM - папкам, документам, задачам, заданиям и компонентам - осуществляется посредством ссылок. С помощью перемещения, копирования, удаления и вставки ссылок каждый пользователь имеет возможность организовать свою систему размещения личных папок, документов, задач и заданий.

На один объект в системе может быть сколь угодно много ссылок, а может не быть ни одной. В последнем случае это означает, что доступ к объекту будет возможен только через поиск.

Все возможности работы со ссылками (кроме копирования, которое доступно всегда), ограничиваются типом папки и правами доступа пользователя к папке, к которой применяется действие.

Копирование ссылок

Для копирования ссылки на объект можно воспользоваться одним из следующих способов: • главное меню Правка/Копировать ссылку,

• контекстное меню Копировать ссылку;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<C> или <Ctrl>+<Ins>.

Вставка ссылок

Для вставки ссылки на объект можно воспользоваться одним из следующих способов:

• главное меню Правка/Вставить ссылку;

• контекстное меню Вставить ссылку;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<V> или <Shift>+<Ins>.

Удаление ссылок

Для удаления ссылки на объект можно воспользоваться одним из следующих способов:

• главное меню Правка/Удалить ссылку;

• контекстное меню Удалить ссылку;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши <Ctrl>+<Del> или <Del>.

Перемещение ссылок с помощью мыши

Чтобы переместить выделенную ссылку, нужно перетащить ее мышью (Drag&Drop) в нужную папку. То же действие с нажатой клавишей <Ctrl> приведет к копированию ссылки. При перемещении ссылки мышью между разными окнами всегда используется режим копирования, например, из окна результатов поиска в окно проводника документов и задач.

Работа с группой ссылок

Кроме работы с одиночными ссылками DIRECTUM допускает также работу с группой ссылок:

• для выделения группы подряд идущих в списке ссылок необходимо, удерживая нажатой клавишу <Shift>, щелкнуть по первой и последней выделяемой ссылке мышью;

• для выделения несмежных ссылок необходимо щелкнуть по ним мышью, удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>;

• для выделения всех ссылок, находящихся в текущей папке, необходимо нажать <Ctrl>+<A>.

Все действия с группой ссылок: копирование, вставка, удаление, перенос выполняются точно так же, как и с одиночными ссылками.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

1. В папке «Избранное» создать папку для документов «Документы в работе».

2. В папке «Избранное» создать папку для заданий «Мои задания».

3. В папке «Избранное» создать папку для задач «Важные задачи». Назначить на нее полный доступ для группы пользователей «Руководство».

4. В папке «Избранное» создать папку для компонент «Мои компоненты».

5. Изменить название папки для заданий на «Несрочные задания».

6. Для группы пользователей «Все пользователи» назначить доступ на просмотр папки «Документы в работе».

7. Изменить тип папки заданий «Несрочные задания» на папку для задач. Изменить наименование папки.

8. В папку «Избранное» скопировать ссылку на папку «Нормативные документы».

9. Удалить папку «Несрочные задания».

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ

1. Какие папки предопределены для каждого пользователя? Можно ли в них создавать другие папки? Можно ли создать дополнительную папку для задач в папке «Избранное»?

2. Вы создали несколько папок для удобства распределения задач, заданий и документов. Из папки «Входящие» скопировали несколько ссылок, но они не вставляются в желаемую папку. Какова наиболее вероятная причина этого?

3. Можно ли удалить, переименовать предопределенные папки?

4. Перечислить все возможные способы создания папки.

5. Если у пользователя есть права доступа к папке, увидит ли он все объекты, расположенные в этой папке?

6. Как при изменении прав на папку назначить такие же права на все ее вложения?

7. Как можно изменить тип созданной папки? Что произойдет с объектами, хранимыми в папке, при изменении ее типа?