Лекция. Типы и виды документов

Документ – облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. Юридическую силу этой информации придает подпись и печать.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формулярхарактеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

По целому ряду факторов документы подразделяются на типы и виды.

По фактору адресации документы делят на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресат и адресант документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Такие документы называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют организационно-распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

В зависимости от сферы человеческой деятельности, к которой относится документируемая информация, различают обиходно-деловые, управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые и периодические.

По критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

По форме отправления документов их можно разделить на почтовую, электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления.

Виды служебных документов в соответствии с их назначением. По своему назначению служебные документы делятся на несколько больших групп: организационно-распорядительные, информационно-справочные, финансовые и учетные документы, официальные письма.

К основным видам распорядительных документов относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Остановимся на некоторых из них.

Приказ– распоряжение руководителя, содержащее нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Он издается на принципах единоначалия, поэтому в нем используется форма изложения от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»).

Распоряжение– документ, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов. В отличие от приказа текст распоряжений не всегда четко делится на вводную (констатирующую) и распорядительную части.

Указание – документ, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

Информацию о фактическом положении дел в системе управления предоставляют справочно-информационные документы, в число которых входят: акт, справка, служебная записка, заявление.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Справка– документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов (событий). Как правило, справка подтверждает определенные сведения о предъявителе, например, анкетные данные, или содержит информацию служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы и т.п. В тексте справки используются типовые модели: «Настоящая справка дана (выдана) … в том, что …»; «Справка выдана … для …» и др.

Служебная записка– документ, адресованный руководству, в котором составитель излагает какой-либо вопрос и формулирует выводы и предложения. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. В аналитических записках дается подробный анализ ситуации, приводимые факты комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких взаимосвязанных проблемах. При этом проводится их сжатый комплексный анализ. Информационно-статистические записки содержат цифры, данные, оформленные в виде таблиц, графиков и т.п. без их подробного анализа.

Заявление– внутренний служебный документ, доводящий до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информацию узкой направленности. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка). Заявления, как правило, посвящены одному конкретному вопросу и адресуются должностному лицу, в чьей компетенции находится поднимаемый вопрос.