Соблюдать деловую лексику и культуру речи
Знать программу форума
На любой заданный вопрос волонтёр должен знать ответ. В противном случае, формулировка «не знаю» заменяется на «Нужно уточнить информацию». Для дополнительной информации о мероприятии нужно скачать специальное с официального сайта gaidarforum.ru
Знать инфраструктуру Академии
Волонтёр должен иметь представление об Академической инфраструктуре. Волонтёр должен располагать информацией о ректорате, об аудиториях, в которых проходят заседания и какие секции в этих аудиториях. В этом поможет сайт rg.silentfox.me
3. Иметь контакты глав секций, а также знать их по именам и в лицо
Для оперативного решения задач и ответов на неразрешимые вопросы необходимо незамедлительно донести информацию до вышестоящих лиц, в данном случае до руководителей секций или их заместителей. Список руководителей и заместителей секций будет приведён ниже
Соблюдать деловую лексику и культуру речи
Вне зависимости от Вашего настроения и вне зависимости от того, как, где и с каким вопросом к Вам обратились участники форума, Вы всегдадолжны быть вежливы и бодры.
Выучить список фраз-клише на английском
Во время форума уровень стресса может навредить способности изъясняться на английском языке, для того чтобы этого избежать, необходимо выучить подготовленный организаторами список ответов на самые часто задаваемые вопросы.
Сообщать о своих передвижениях руководству
Руководство Вашей секции должно знать, где Вы находитесь. В крайних случаях, когда вы не можете продолжить выполнение задания, необходимо сообщить об этом вышестоящему руководству и дождаться замены. Категорически запрещается самостоятельно покидать свою зону ответственности. Помните, нарушение работы одного механизма влечет за собой нарушение работы всей системы.
При отсутствии заданий находиться в штабе волонтеров
Для облегчения коммуникации и быстрого решения появляющихся задач, для поиска помощи или резервного человека, свободные волонтеры должны постоянно находиться в штабе
Хранить личные вещи в штабе волонтёров
Для проведения свободного времени и хранения личных вещей существует специально отведенное место
«Золотые» правила волонтера:
Положительный облик
Первое, что видят участники форума на территории Академии – волонтёры. Атмосфера, которую задают волонтёры, передается на весь форум в целом.
Не оставайся без дела
Если у Вас появилось свободное время по каким-либо причинам, дайте знать об этом куратору или главе секции, чтобы Вы сразу смогли приступить к решению следующих задач.
Делу время, потехе час»
Каждый работник имеет право на отдых, однако необходимо следовать тому графику работы и отдыха который составлен для вас руководством секции. Помните, что перерыв у участников и перерыв у волонтёров – взаимопротивоположные понятия.
Помоги ближнему волонтёру своему
В случае, если Вы оказались рядом с волонтёром, которому нужна срочная помощь и есть возможность помочь без ущерба своей работе, -помогите.
Обратная связь
При выполнении задания, следует уведомить руководство о завершении. Система фидбэка играет решающую роль в отлаженной коммуникации и слаженной работе всех секций.
задание – выполнение – обратная связь
Соблюдай субординацию
Нередко бывают случаи, когда руководители и их работники состоят в хороших дружеских отношениях. На время работы на Форуме – забудьте об этом! В каких бы хороших отношениях Вы не состояли со своим руководителем, это не даёт Вам абсолютно никакого преимущества перед другими волонтёрами.
7. Чётко, качественно и быстро выполняй поручения руководства
Волонтёр должен относиться к поступающим от руководства заданиям ответственно. Получив задание необходимо незамедлительно его выполнить, сообщить о выполнении, и ждать распоряжения своего руководителя.
В случае, когда к волонтёру обращается за помощью руководитель другой секции, задание можно выполнять только в случае одобрения руководства своей секции.
Не бойся переспрашивать
Наиболее проверенный способ избежать ошибки – уточнить информацию. При необходимости можно уточнить несколько раз, чёткое понимание задания является фундаментом эффективной работы.
Полный запрет:
Я не знаю»
Задача волонтёра, к которому обратились с вопросом – дать исчерпыващий ответ.
Если вы не знаете, или не уверены в актуальности имеющейся у вас информации, следует уточнить данные у вышестоящих лиц. А так же см. Пункт 1 раздела «Каждый волонтёр обязан»
Ненормативная лексика
Гайдаровский Форум – место, где стрессовые, конфлитные ситуации встречаются в разы чаще, чем в обычной жизни, однако следует иметь чувство ситуации, и не использовать нецензурную лексику при малейшем шансе быть услышанным гостями Форума.
Сoffee-break
Запомните, coffee-break- не для волонтёров! Сoffee-break – для участников! Волонтерам еда предоставляется отдельно. Задача волонтёра во время перерыва для участников – выполнять поручения своих руководителей, либо отдыхать в штабе волонтёров.
Курение
Во время работы Гайдаровского Форума всем волонтёрам следует минимизовать количество походов в зону для курения. Курение на территории Академии влечет к применению санкций со стороны Академии а так же к отстранению волонтёра от работы на Форуме
Беспорядок в штабе
Штаб – зона отдыха и пребывания волонтёров. Уважайте себя и своих коллег. Соблюдайте чистоту и порядок в штабе.
РЕГИСТРАЦИЯ
Время прибытия на площадку: 6:30
Функционал:
➢ Регистрация гостей;
➢ Выдача бейджей;
➢ Информирование гостей.
Ответственные:
Руководитель секции Юлия Карзубоваhttps://vk.com/julia_karzubova8(926)521-30-16
Зам. Руководителя Екатерина Филипповаhttps://vk.com/id177598068(916)083-12-22
Зам. Руководителя Малик Газимагомедовhttps://vk.com/malikgazimagomedov8(916)999-95-05
КРУГЛЫЕ СТОЛЫ
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
➢ Встреча участников, рассадка, работа с микрофонами, смена воды и стаканов;
➢ Должен знать: тематику мероприятия и спикеров, количество мест в зале;
➢ Контроль готовности зала к началу мероприятия, расстановка мебели, табличек, стаканов, количество стульев, микрофонов, блокнотов, ручек, бутылок с водой и стаканов;
➢ Проверить исправность техники, убедиться, что все работает.
Ответственные:
Руководитель секции Алексей Рыбалкинhttps://vk.com/easytofind 8(999)982-61-36
Зам. РуководителяНикита Диков https://vk.com/nickbusto8(905)501-63-59
ПЛЕНАРНОЕ ЗАСЕДАНИЕ
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
➢ Встреча участников, рассадка, работа с микрофонами, смена воды и стаканов;
➢ Должен знать: тематику мероприятия и спикеров, количество мест в зале;
➢ Контроль готовности зала к началу мероприятия, расстановка мебели, табличек, стаканов, количество стульев, микрофонов, блокнотов, ручек, бутылок с водой и стаканов;
➢ Проверить исправность техники, убедиться, что все работает.
Ответственные:
Руководитель секции Дмитрий Чумовhttps://vk.com/chumov218(977)821-21-80
Зам. РуководителяДарья Подобедоваhttps://vk.com/id2676114018(985)717-66-17
ВСТРЕЧА ИНОСТРАННЫХ ГОСТЕЙ
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
➢ Встреча и сопровождение иностранных участников.
Ответственные:
Руководитель секции Гусейн Аббасов https://vk.com/huseynabb8(966)098-44-99
ВСТРЕЧА VIP-ГОСТЕЙ
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
➢ Встреча и сопровождение VIP- участников.
Ответственные:
Руководитель секции Ксения Шляхтина https://vk.com/id55523203 8(904)629-61-08
Зам. РуководителяВячеслав Ягодинскийhttps://vk.com/vy_a_g_o_d_a 8(985)533-38-55
Зам. Руководителя Эмиль Мурадянhttps://vk.com/e_muradyan8(926)718-64-63
ЛОГИСТИКА + ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТРАНСПОРТНОЙ
Время прибытия на площадку: 6:00
Функционал:
➢ Подготовка и распределение ресурсов;
➢ Навигация
➢ Контроль порядка на секциях
Ответственные:
Руководитель секцииЖора Амирджанян https://vk.com/id721346528(968)655-26-16
Зам. Руководителя Антон Добинhttps://vk.com/dobin_a8(968)603-02-95
СИНХРОННЫЙ ПЕРЕВОД
Время прибытия на площадку: 7:00
Функционал:
➢ Подготовка оборудования для перевода;
➢ Выдача и контроль сдачи оборудования.
Ответственный:
Руководитель секцииГеоргий Нисановhttps://vk.com/nisanovvv 8(967)000-06-87
Зам. Руководителя Анжела Алиеваhttps://vk.com/id2742199418(985)214-83-50
ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ШТАБ
Елизавета Пенина https://vk.com/lizapenina8(915)217-11-01
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РАБОТУ ВОЛОНТЁРОВ:
Амир Сараковhttps://vk.com/amirsarakov8(925)866-31-25
Знать программу форума
На любой заданный вопрос волонтёр должен знать ответ. В противном случае, формулировка «не знаю» заменяется на «Нужно уточнить информацию». Для дополнительной информации о мероприятии нужно скачать специальное с официального сайта gaidarforum.ru
Знать инфраструктуру Академии
Волонтёр должен иметь представление об Академической инфраструктуре. Волонтёр должен располагать информацией о ректорате, об аудиториях, в которых проходят заседания и какие секции в этих аудиториях. В этом поможет сайт rg.silentfox.me
3. Иметь контакты глав секций, а также знать их по именам и в лицо
Для оперативного решения задач и ответов на неразрешимые вопросы необходимо незамедлительно донести информацию до вышестоящих лиц, в данном случае до руководителей секций или их заместителей. Список руководителей и заместителей секций будет приведён ниже
Соблюдать деловую лексику и культуру речи
Вне зависимости от Вашего настроения и вне зависимости от того, как, где и с каким вопросом к Вам обратились участники форума, Вы всегдадолжны быть вежливы и бодры.