Глава 2. стандартные фразы и выражения, употребляемые в деловой корреспонденции.

ГЛАВА 1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ И ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ВЕДЕНИЮ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

1.1. ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ

В любом языке выделяют стили письменной речи (книжные) и стили устной речи (разговорные). Стиль - приемы, способы, манера использования этих средств, совокупность лексических, грамматических и синтаксических особенностей, которые придают речи определенную окраску и делают речь или научной, или официальной, или разговорной.

Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный. Соблюдая нормы официально-деловой речи, мы отдаем дань не штампам и канцеляризмам, а объективно сложившейся традиции построения речи в соответствии с выражаемым содержанием, обстановкой и целью высказывания. Так, в разговоре можно сказать: "С сегодняшнего дня я в отпуске". В заявлении же требуется написать: "Прошу считать меня находящимся в отпуске с такого-то числа". Такова традиция, такова форма и манера написания заявлений и других деловых бумаг. И эта форма целесообразна, оправданна в данной сфере общения. Она вырабатывалась если не веками, то десятилетиями. Официально-деловой стиль вполне равноправен с другими стилями и играет важную роль в формировании и развитии литературного языка.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль английского литературного языка, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, а также множество деловых жанров (например, объяснительная записка, автобиография, анкета, статистический отчет и др.).

Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

Слово стиль происходит от греческого стилос - палочка. Происхождение слова стиль проясняет суть стилистики. А именно: стилистика всегда связана с проблемой выбора. Одну и ту же мысль можно выразить и так, и по-другому, и по-третьему... А как лучше? Поискам лучшего, оптимального варианта выражения мыслей (в данных конкретных условиях) и учит стилистика - наука о стилях.

Язык как явление социальное выполняет различные функции, связанные с той или иной сферой человеческой деятельности. Важнейшие общественные функции языка следующие:

1) общение

2) сообщение

3) воздействие

Для реализации этих функций исторически сложились и оформились отдельные разновидности языка, характеризующиеся наличием в каждой из них особых лексико-фразеологических, частично и синтаксических, средств, используемых исключительно или преимущественно в данной разновидности языка. Эти разновидности называются функциональными стилями.

В соответствии с названными выше функциями языка выделяются следующие стили: разговорный (функция общения), научный и официально-деловой (функция сообщения), публицистический и литературно-художественный (функция воздействия).

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль - самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Ему свойственны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: официально-документальный и обиходно-деловой.

В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги.

1. Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени, подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавлением слова "уважаемый" (но оно факультативно), и заканчивается перед подписью так называемым "комплиментом": "Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении". Поверенному в делах: "Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении". Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций.

2. Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует, прежде всего, точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли. Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: "Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом". Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения.

Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность языка законов не исключают его выразительности. Она заключается не в образности, не в словесных украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей.

3. Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.

4. Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т. д., следует писать коротко и ясно. Сложноподчиненные предложения с большим количеством придаточных в документе неуместны, требуется пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями. Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, должны быть заменены словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга, и т.п. Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений.

Наиболее общим отличительным признаком официально-делового стиля является намеренно сдержанная, строгая, безлично - объективная тональность (официальная окраска), служащая выражению констатирующего и предписывающего характера документов. В официально - деловом стиле высок уровень общения и в то же время конкретизация, так как в текстах отражаются конкретные ситуации, есть указание на конкретных лиц, предметы, даты. Отличительным признаком стиля является также широкое использование стандартных языковых средств выражения. К тому же стандартизация затрагивает в официально - деловом стиле не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом.

1.2. ОСНОВНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Основными особенностями языка служебных документов являются следующие:

1. Употребление канцелярских штампов - воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив... ).

2. Использование слов - наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению (граждане, служащие).

3. Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, в приказ, сторона, реализация...).

4. Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо - составляется (не пишется, не направляется, не посылается).

5. Преобладание имен существительных.

6. Использование отглагольных существительных

7. Большинство форм глагола выступают в значении долженствования

Для официально - делового стиля характерна тенденция к сокращению числа значений слов, упрощению их семантической структуры, к однозначности лексических обозначений, вплоть до узкой терминологизации. Поэтому достаточно часто в текстах данного стиля даются точные определения применяемых слов и понятий, т. е. четко ограничивается их семантический объем. Здесь недопустимы полисемия (многозначность), метафорическое использование слов, употребление слов в переносных значениях, а синонимы употребляются в незначительной степени и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

В официально-деловом стиле нет места проявлению авторской индивидуальности. Этот стиль очень замкнут, малопроницаем для других стилей речи. В нем установлены определенные формы документов.

Деловой речи, как уже упоминалось, свойственны безличность изложения и отсутствие оценочности. Здесь имеют место беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому первое лицо допустимо только в ограниченном числе ситуаций, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством, например при оформлении различных доверенностей, при заключении трудового соглашения и т. п.

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.), т. е. Цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения (в отличие от личностно ориентированного общения, предметом которого выступает именно характер отношений между его участниками).

1.3. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА - ТРЕБОВАНИЯ, ФОРМЫ, СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ

Требования к деловой переписке

Деловая переписка, независимо от ее предназначения и уровня, должна отвечать следующим пяти требованиям:

Ясность (clearness);

Краткость (лаконичность) (conciseness);

Завершенность (полнота) (completeness);

Любезность (учтивость) (courtesy);

Грамотность (языка) (correctness).

Следует помнить, что любое письмо - это послание (обращение к) респонденту. Если последний не поймет его смысл, он, естественно, не сможет правильно отреагировать на него. Для того, чтобы обеспечить ясность и понятность письма, необходимо найти самые подходящие слова и выражения, раскрывающие суть того, что вы хотите изложить. При этом имеют значение не только слова и выражения, но и пунктуация, длина предложений, построение (внутренняя структура) самого предложения, где порядок слов тоже несет смысловую нагрузку, а также разбивка на абзацы (параграфы). Следует добавить, что в деловой переписке предложения должны быть, по возможности, короткими. Хотя в то же время надо помнить, что сплошной набор коротких, рубленых фраз производит нежелательное впечатление (так называемый эффект стаккато). Язык и структура предложения должны соответствовать интеллектуальному и образовательному уровню адресата.

Краткость (лаконичность). Как известно, проблемой для любого делового человека (бизнесмена) является нехватка времени и в связи с этим он всегда приветствует все то, что сберегает ему и время, и энергию. В связи с этим самым лучшим письмом для делового человека будет то, при чтении которого он быстро схватит его смысл. Таким образом, ясность слов и грамматическая структура дополняются лаконичностью (краткостью) самого письма. Краткость предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. И в то же время нельзя слишком упрощать письмо в ущерб полноте, что может быть истолковано как неучтивость и бестактность. Нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.

Завершенность (полнота). Полноту содержания письма никогда не следует приносить в жертву его краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Чтобы ничего не упустить, предварительно перед написанием письма делается набросок тех пунктов, которые должны найти отражение в послании. После составления черновика еще раз сверяется, отражено ли все то, что предполагалось. Если что-то было забыто, вносится дополнительно. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность письма, дается post-scriptum (P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию письма.

Любезность (учтивость). Каждая уважающая себя деловая организация (фирма), всерьез обеспокоенная заботой о своем успехе, должна проявлять максимум сердечности и учтивости в личных контактах с отдельными лицами и компаниями (учреждениями, предприятиями), поскольку с выражений почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела. Однако надо и в этом знать меру, помня правило "не пересластить". Слишком назойливое и пространное выражение любезности свидетельствует о слабом вкусе, говорящего, даже если он при этом искренен в своих чувствах.

Форма проявления любезности зависит, прежде всего, от содержания письма, т.е. от того идет ли речь о пользе или невыгоде для адресата. К примеру, в случае отказа от какого-либо предприятия (дела), невозможности выполнить чью-либо просьбу (предложение), должна быть проявлена максимальная сдержанность в выражении любезности. Но в любом случае, при самых неприятных обстоятельствах не допускается в деловых письмах сарказм и оскорбления.

Грамотность. Грамотность - обязательное требование к деловым (и вообще к любым) письмам. На что следует обратить внимание:

грамматика (grammar) - правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;

орфография (spelling);

прописные (заглавные) буквы (capitalization);

пунктуация (punctuation);

согласование (в русском языке) - например, согласно приказу, благодаря ... и т.д.

написание чисел (цифр) - например, цифры до десяти пишутся словами, числа (свыше десяти) - цифрами.

1. 4. ФОРМА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Письмо внешне должно быть опрятным и отпечатанным четким (не бледным) шрифтом. Что касается машинописной ленты, то в деловой переписке принято печатать на черной ленте. Желательно, чтобы деловое письмо умещалось на одной странице. Если же текст не умещается на одной странице, следует его перенести на вторую, но ни в коем случае не надо стремиться уплотнять первую страницу до нижнего края (за счет интервала и поля). Шапка фирменного бланка не повторяется на последующих листах. Обычно первая страница письма печатается на фирменном бланке, а последующие на простых листах такого же формата. Вторые экземпляры делового письма (копии) подшиваются. Удобочитаемость (legibility) и привлекательность письма обеспечиваются за счет полей каждой страницы. Обычно сверху страницы и слева делаются заметные отступления (поля несколько шире, чем внизу и составляют примерно 4 см. Отступления справа и внизу - не менее 2,5 см). В коротком письме поля могут быть немного шире, но при этом соблюдаются те же пропорции. Длина строки также зависит от длины письма. Так, в письме объемом 100 слов и менее будет предпочтительным для внешнего вида письма, если в строке будет содержаться около 40 знаков (включая и пробелы), в письме от 100 до 150 - 50 и в письме объемом более 150 слов - 60 знаков, свыше 200 слов - 70 знаков.

Важно учитывать не только расположение печатного текста по горизонтали, но и по вертикали. Если письмо короткое, то делаются пробелы между словами в несколько интервалов. Есть несколько стилей-типов оформления письма. В настоящее время наиболее употребительными в деловой переписке Запада являются следующие типы: блок, полный блок и полублок. Есть еще и упрощенная форма, которая довольно часто используется. (Block-Style, Full-Block Style, Semi-Block Style, Simplified Style).

1. Стиль-блок. Особенность его состоит в том, что все составные элементы письма - внутренний адрес, обращение, текст и инициалы исполнителя (машинистки) печатаются слева на одной линии вдоль поля, а дата - справа (в упор к правому полю) или же по центру, под шапкой фирменного бланка. Заключение и подпись печатаются немного вправо от середины. Пунктуация стандартная. Инициалы исполнителя включаются.

2. Полный блок. Все компоненты письма начинаются от края левого поля. Инициалы исполнителя не включаются, но приводятся инициалы машинистки.

3. Полублок. Форма такая же, как и "стиля-блок". Но каждый абзац начинается с красной строки путем отступления вправо на пять или десять знаков. После обращения (за ним следует двоеточие) текст также начинается с красной строки. Пунктуация стандартная.

Упрощенная форма. Оформляется также, как и "полный блок", c той лишь разницей, что не приводятся обращение и приветственное заключение. Между адресом и текстом обычно указывается вопрос, по которому пишется письмо (в краткой форме). Пунктуация обычная. Инициалы исполнителя не указываются.

1. 5.СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Как уже отмечалось, деловое письмо включает семь основных элементов, следующих в таком порядке:

шапка-заголовок;

дата;

адрес (к кому обращаются);

обращение;

текст;

приветственное заключение;

подпись.

Шапка-заголовок - включает имя (фамилию) и адрес отправителя, отпечатанный в верхней части листа (или фирменный бланк с указанием организации, учреждения).

Дата - месяц обозначается словом, день и год цифрами.

Адрес - адрес приводится таким же, как он написан на конверте. Он должен содержать (1) имя, (2) N дома, название улицы, (3) город, (4) штат (провинцию) и (5) почтовый индекс адресата. Если речь идет о широко известной фирме, то улица может не печататься (например, Bank of England London, 20035). Название фирмы, компании дается полностью, без каких-либо сокращений. Когда письмо адресуется отдельному человеку-должностному лицу какой-либо организации, то после его фамилии (после запятой) дается его должность и желательно на той же строке. Если название должности длинное, то - на следующей строке ниже. Титулы не сокращаются. Единственные слова, предшествующие имени, которые сокращаются, включают: "Mr.", "Mrs.", но "Miss", а также ученые степени и звания - "Dr.", но "Professor", "The Reverend" (священник, преподобие). Указание этих титулов перед фамилией является обязательным. Адрес обычно пишется через два и более интервалов, ниже даты. Однако в правительственной корреспонденции и в некоторых других официальных бумагах адрес часто пишется ниже подписи в нижнем левом углу страницы.

Примеры адресов:

Mr. John J. Creighton,

President General Machinning Company, Inc.

630 Fifth Avenue New York,

New York 10020

Dr. William J. Moore

Executive Vice President Pacific Coast Furniture Enterprisis

209 Post Street San Francisco,

California 94108

Обращение. Обращение означает официальное начало письма. Его начинают от левого поля, обычно через два-четыре интервала ниже адреса. После обращения ставят двоеточие. Это классическое правило. Иногда вообще не ставят никакого знака или в последнее время - запятую. Выбор формы обращения зависит от уровня отношений между автором и адресатом. В обычной деловой переписке обращение должно быть умеренно сдержанным и не ставить под сомнение достоинство автора письма (унижать его). Другое дело, когда между двумя субъектами сложились дружеские отношения. В этом случае обращение может выходить за рамки строгой официальности. Особые формы обращения приняты в переписке с официальными, правительственными, должностными лицами.

Текст. Текст начинается через четыре интервала ниже обращения. Если текст короткий, он набирается в разрядку и с увеличением интервалов между абзацами (строками). Если в тексте печатается адрес, то он должен располагаться в центре страницы.

Заключение (приветственное заключение). Заключение - это официальное (формальное) выражение уважения автора письма адресату. Оно следует за текстом, занимая, одну-две или более строк. В письме, напечатанном по форме "блок" или "полублок", заключение начинается примерно от середины страницы, а по форме "полный блок" и "упрощенной форме" - от левого поля. Характер и содержание заключения, как и обращения, зависит от уровня (близости) отношений между автором и адресатом. Заключение начинается с заглавной буквы и не должно содержать никаких сокращений. Оно не должно присоединяться к последнему предложению текста.

Подпись. Она ставится через 6-8 интервалов ниже заключения и должна содержать такие данные: имя автора, его должность и ученую степень. Эти данные печатаются на одной или двух строках. Если же они напечатаны в шапке-заголовке листа, то их указывать в конце письма не следует. Должность (занимаемый пост) и ученая степень при переписке на английском языке указываются после имени.

Дополнительные части письма. Хотя они и не являются обязательными элементами делового письма, однако могут вводиться в него, если требуется обратить на них внимание. Эти дополнительные элементы письма включают: инициалы исполнителя (машинистки), информацию о вложениях в письмо и постскриптум (postscript).

Инициалы исполнителя. Пишутся в левом нижнем углу, на несколько строк ниже подписи.

Информация о вложениях. Эта информация ставит в известность читателя о содержании вложений. В левом нижнем углу, ниже инициалов исполнителя (машинистки) пишется слово "Приложения" (Enclosure или сокращение от него Enc).

Постскриптум (приписка). Пользоваться постскриптумом надо осторожно, так как его наличие может указывать на забывчивость автора (т.е. добавки тогда, когда письмо уже было напечатано). Постскриптум пишется ниже инициалов исполнителя и информации о вложениях (примерно через четыре интервала) и ему предшествует сокращение заглавными буквами P.S.

Firm Yalta

20 October Street

Simferopol, Crimea 333000

(обратный адрес)

Air mail (способ доставки)

Attention: Mr. John W. Harris

(Вниманию: ...)

Simmons and Gate, Inc.

20 East 82 Street

New York, New York 10028

Конверт в международной практике оформляется таким образом. Следует обратить внимание на аккуратность оформления конверта, так как от этого зависит своевременная его доставка. Все данные на конверте надо печатать на пишущей машинке или принтере. Адрес получателя печатается несколько ниже середины конверта и начинается чуть слева от вертикальной середины его. Индекс предприятия связи должен стоять в конце адреса (после него не должно быть никаких других слов). Это очень важно при автоматической сортировке писем. В связи с этим указание, кому еще (и только ему) адресовано письмо, печатается слева и выше адреса. Всякие пометки, типа "Лично", "Срочно", "Передать по возвращении" и т.п. пишутся в верхней части конверта. Отметки о способе доставки (авиа, заказное, с вручением - air mail, resistered mail, special delivery) печатаются выше адреса и справа (ниже марки). Адрес на конверте должен быть одинаков с адресом, который приводится в письме.

1. 6. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ.

Ваше письмо должно быть кратким и ясным. Не используйте сокращенных форм, т.е. пишите I am interested (не пишите I’m interested). Сохраните копию Вашего письма для себя.

Ниже мы приводим фразы, которые нужно использовать при составлении деловых писем на английском языке.

Dear Mr Smith, Dear Ms Smith	Если Вы знаете фамилию человека
Dear Sir/Madam	Если фамилия не известна

With reference to your advertisement in today’s Guardian newspaper

I saw your advertisement in… Ссылка на источник информации или событие, которое послужило причиной для написания письма

I am writing to enquire… Причина по которой Вы пишите письмо

I enclose a copy of my resume Вы сообщаете, что к этому письму прилагаются другие документы, в данном случае резюме.

Thank you for your help. Please, contact me if you have any questions Завершающие фразы – например, слова благодарности за помощь; просьба проконтактировать, в случае возникноваения вопросов

I look forward to hearing from you soon. Вы сообщаете, что ждете ответа.

Заключение письма:

Yours sincerely

Yours faithfully

В правом верхнем углу Вы указываете адрес получателя. В левом верхнем углу Вы указываете свой адрес. Обратите внимание, что когда Вы пишите свой адрес на английском языке Вы пишите в следующем порядке: номер дома, название улицы, номер квартиры, город, государство, почтовый индекс. В адресе, куда Вы отправляете, письмо Вы указываете реквизиты в следующем порядке: номер дома, название улицы, город, почтовый код, государство.

Образец делового письма для устройства на работу

1 Green Rd 54

Moscow

Russia 189457

76 Straight Rd

Hastings SD5 9HG

England

21 May 2001

Dear Mr Smith,

I saw your advertisement for an Interpreter in yesterday’s Business magazine. I am interested in the job and I think that you may be seeking someone with my background.

I am fluent in French, German and English. As my degree was in English language and literature and I have spent several years living in England, my command of the language is of near native to native speaker level. I have worked part-time as an Interpreter for a local newspaper for the last two years.

I enclose a copy of my resume. I can generally be reached at 8 (905) - 799-00 02 after 3 P.M. or a message can be left at any time. I look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

[signature] Andrey Belov

Анкета соискателя

ФИО Возраст

Дата рождения Паспортные данные

Телефон дом. Служебный Контактный E-mail

Адрес проживания Адрес прописки

Отдельная квартира Ÿ Арендованная Ÿ С родителями Ÿ Другое

Семейное положение Дети (возраст)

Вод. права категории Стаж Наличие личн. а.м. Ÿ марка, год

Наличие загранпаспорта Ÿ трудовая книжкаŸ

Имеете ли вы в настоящий момент финансовую или материальную задолженность? Да Ÿ Нет Ÿ

Образование супруга (и)

Где и кем работает

Состояние здоровья Ограничения к работе

Ваши сильные стороны

Ваши слабые стороны

Что может побудить Вас к высокой самоотдаче на работе?

Комментарии и дополнения:

Образование

Год поступления	Год окончания	Полное название учебного заведения	Форма обучения	Факультет (специальность)

Дополнительное образование (курсы, семинары и т.д.)

Год окончания	Длительность	Название	Практическое применение

Профессиональные навыки

Компьютерные программы и степень их владения по пятибалльной системе___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Иностранные языки и степень владения ими________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

e-mail: Ÿ Internet: Ÿ Факс Ÿ Ксерокс Ÿ Принтер Ÿ Сканер Ÿ Мини АТС Ÿ

Машинопись (зн./ мин) рус…… лат……… Наличие ПК дома Ÿ

Attention Mr. D. Robinson

Dear Sirs,

We have received your letter…

Правила употребления прописных букв в коммерческих письмах

С прописной буквы начинают следующие слова:

1. Имена существительные собственные и прилага­тельные, обозначающие национальную принадлежность (English, French и т. д.). .

2. Все слова (включая сокращения) в названиях фирм и организаций, за исключением союзов, предлогов и ар­тиклей. Артикль the пишется с прописной буквы, когда он является первым словом в строке:

A. Smith and Company, Limited The Modern Engineering Co., Incorporated 23

3. Сокращения Mr., Mrs., Messrs., Esq. и слово Miss:

Mr. John J.Carson A. B. Smith, Esq. Mrs. A. Green Messrs. Black & White

4. Все слова в обозначениях должностей или занима­емого положения, за исключением предлогов и артик­лей:

President президент, председатель

Chairman of the Board of Directors председатель совета директоров

Chief Accountant главный бухгалтер

5. Все слова в названиях отделов в организациях, за исключением союзов, предлогов и артиклей:

Accounts Department бухгалтерия

Department of Fire Insurance отдел страхования от пожара

6. Все слова (включая сокращения) в названиях горо­дов, штатов, улиц, дорог, бульваров, площадей, райо­нов, зданий, гостиниц, в обозначениях этажей, квартир, комнат:

6 Main Street, Grand Avenue, New York, N. Y. Bush House, London, W. C. Hotel Savoy, Room 28.

7. Названия месяцев (полные и сокращенные) и на­звания дней.

8. Слова в обращениях Dear Sirs, Gentlemen, Dear Sir, Dear Madam

9. Первое слово в заключительных приветствиях Yours faithfully, Faithfully yours, Yours truly, Truly yours, Yours sincerely.

10. Все слова в указании на предмет, тему или содер­жание письма, за исключением союзов, предлогов и ар­тиклей

Your Order for Two Steam Engines Ваш заказ на две паровые машины

11. Наименование предлагаемых, купленных или про­данных товаров и названия некоторых документов.

12. Слова в надписях, указывающих на способ от­правки письма: Air-Mail, Registered.

Некоторые правила употребления знаков препинания в коммерческих письмах

1. В конце всех сокращенных слов ставится точка (Mr., Mrs., Messrs, Co., Ltd., Inc., Sept., Oct., и т.д.). Когда первая и последняя буквы сокращенного слова совпадают с такими же буквами полного слова, то точка в конце сокращенного слова может не ставиться.

2. Если дата письма обозначена таким образом, что сначала стоит числительное, а затем месяц и год, то месяц отделяется от года запятой. Если название меся­ца сокращено, то после него ставится точка, а затем за­пятая:

11th September, 2000 11th Sept., 2000

Если числительное следует за названием месяца, то оно отделяется от года запятой:

September 11,2000

Точка после обозначения года не является обязатель­ной.

3. В названиях фирм перед словом Limited или Incorporated, а также перед сокращениями этих слов ча­сто ставится запятая, которая, однако, не является обя­зательной:

The Modern Machine Tool Company, Ltd. Smith, White and Co., Inc.

4. Между названием города и названием штата или страны, а также перед обозначением почтового района ставится запятая:

Chicago, Illinois Glasgow, England London, E. C.

5. В адресах на конверте или над текстом письма за­пятые обычно ставятся после названия организации или фамилии адресата и перед названием района, города, штата и страны.

Между номером дома и названием улицы (площади и т. д.) запятая часто не ставится:

The British Engineering Co., Ltd., 12 City New Road, London, E. C. 1.

Запятая ставится также перед сокращением Esq. (§ 4) и перед словами, обозначающими должность и положение:

А. В. Smith, Esq., Managing Director, Smith & Brown, Ltd., 12 High Street, Manchester.

6. После приветствий Dear Sir, Dear Madam, Dear Sirs, Gentlemen в Англии ставится запятая, а в США — дво­еточие. Восклицательный знак после вступительного при­ветствия никогда не ставится (в отличие от русского язы­ка):

Dear Sirs,

In answer to your letter...

Gentlemen:

We have received your letter ...

7. В выражениях типа Вниманию господина ... пос­ле слова Attentionставится двоеточие (если после него нет предлога of). Двоеточие ставится также после слова Re или ге в надписях, указывающих на предмет или тему письма:

Attention: Mr. Henry Watson Re: Order No. 225

8. После заключительных приветственных формул Yours faithfully, Yours truly и т. д. всегда ставится запятая, отделяющая приветствие от подписи. Строчки подписи запятыми не разделяются.

3.3. ПИСЬМО-ЗАПРОС

(Inquiry)

Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:

_получить подробную информацию о товарах (goods);

_ узнать, имеются ли они в наличии (availability of

goods);

— уточнить время и сроки поставки (delivery dates);

—получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of trans­portation), страховании (insurance);

—получить информацию о ценах на товары (prices of goods);

— получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.

При написании писем-запросов следует как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.

В случае, если Вы обращаетесь с запросом в данную компа­нию первый раз, в письмо желательно включить следующие пункты:

1. Указание на источник информации о данной компании и ее товаре.

2. Суть вопроса.

3. Краткие сведения о Вашей компании.

4. Выражение надежды на сотрудничество.

Причем совсем не обязательно строго придерживаться Данной последовательности. При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство Других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-управителя запроса, ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.

Exercise 9. Study the sample of the letters in the Appendix and translate the following phrases and sentences:

— We read your advertisement in….

— With regard to your advertisement in ... of... , we would ask you ...

— We have heard of у our products from

— We have seen your current catalogue showing

— We are interested in buying (importing etc.)

— Please inform us (let us know) as soon as possible ...

— Would you please inform us if it is possible to deliver ...

— Please let us know what quantities уоu are able to deliver till...

— We would ask you to let us have a quotation for ...

— Would you kindly quote your prices and terms of delivery (terms of payment, etc.) for ...

— We would like to have further details about

— We would like to represent your products in the Russian mar­ket

— Please send us samples of... (your catalogues, leaflets, etc.)

— As distributors we have a large network of...

— In connection with this …

— We are distributors (importers, retailers, etc.) of …

— We would like to get in touch with manufacturers of

— There is a large market

— For over … years our company has imported from western countries…

— Our company was founded…

— We usually effect payment by letter of credit

— If your prices are competitive (the samples meet the standards, your equipment compiles with our requirements, etc.) we may be able to let you have regular orders.

— We look forward to your early reply.

— Your prompt answer will (would) be appreciated.

Exercise 11. Translate.

1. Оплата будет произведена путем открытия аккреди<