Есептік-графикалық жұмысты орындауға жалпы ұсыныстар

4.2.1 Кестелер құру

Кестелер реляциялық мәліметтер қорының негізгі объекттері ретінде жүреді. Ол өрістерден (бағандар) және жазбалардан (жолдар) тұрады. Өрістердің ерекше қасиеттері бар (аты және типі).

Бос кестені құрудың келесі әдістері бар, құрылғаннан кейін кестелер толтырылады:

а) Мастер таблиц көмегімен орындағанда – жаңа кесте өрістері Access-те бар кестелердің үлгілерінен алынады;

б) Конструктор режимінде – арнайы терезеде өрістің аттары, өрісте толтырылатын мәліметтер типтері, бірінші реттік кілт орнатылады;

в) мәліметтерді тікелей бос кестеге енгізіп сақтаған кезде автоматты түрде мәліметтерге сәйкес тип беріледі.

Тағы да кестелерді жазылған-бар мәліметтер негізінде де құруға болады:

а) MS Access-тегі басқа мәліметтер қорындағы немесе басқа программа файлдарындағы мәліметтер импорттау арқылы;

б) кесте құруға арналған сұраныс көмегімен ашық тұрған кестедегі мәліметтер негізінде құрылады. кесте құруға арналған сұранысты ескі жазбаларды архивтеуде, кестелерді резервтік көшірмесін алғанда, басқа қорларпға экпорттауға арналған жазбалар тобын алғанда, отчеттарды көрсетуде қолданады.

Келтірілген әдістердің біреуімен кестелер құрғанда мәліметтер қорының терезесіне өтіп, объекттер ретінде Таблицы таңдап, құру әдісін таңдап, Создать кнопкасын басасыз.

4.2.2 Кестеаралық байланыс құру

Бөлек-бөлек кестелерді құрғаннан кейін MS Access–те кесте мәліметтерін байланыстыратын әдісті таңдау керек: кестелер арасындағы байланыстарды анықтау керек. Кестеаралық байланыс кілттік өрістердің сәйкес мәндерінің арасындағы қатынасты орнатады. Олардың екі кестедегі аттары да бірдей болады. Көптеген жағдайда бір кестенің кілттік өрісімен екінші кестенің сыртқы кілті байланысады. Кестеаралық байланыс Схема данных терезесінде көрсетіледі.

«Бірдің-көпке қатынасы» кестелер арасындағы өте көп қолданылатын байланыс типі. «Бірдің-көпке қатынасы» кезінде А кестесіндегі бір жазбаға В кестесінен бірнеше жазба сәйкес келуі мүмкін. Бірақ В кестесіндегі бір жазбаға А кестесінен бірақ жазба сәйкес болады. Бұл байланыс типі байланысқан өрістердің біреуі ғана бірінші реттік кілт немесе ерекше индекс болса орнайды.

«Көптің-көпке қатынасы» кезінде А кестесіндегі бір жазбаға В кестесінен бірнеше жазба сәйкес, В кестесіндегі бір жазбаға А кестесінен бірнеше жазба сәйкес келуі мүмкін. Бұл байланыс типі тек үшінші кесте (байланыстырушы) арқылы ғана құрылады. Оның бірінші реттік кілті екі өрістен тұрады, ал олар А және В кестесінің сыртқы кілті болып табылады. «Көптің-көпке қатынасын» – үшінші кестемен байланысқан екі «бірдің-көпке қатынасы» деп айтуға болады.

«Бірдің-бірге қатынасы» кезінде А кестесіндегі бір жазбаға В кестесінен бір жазба ғана сәйкес және керісініше. Бұл байланыс типі көп қолданылмайды, өйткені бұл түрде байланысқан мәліметтер бір кестеде орналасады. «Бірдің-бірге қатынасы» көп өрістері бар кестелерді бөлу үшін, қауіпсіздік мақсатында кейбір мәліметтерді бөліп алу үшін қолданылады. Бұл байланыс екі өріс те кілттік өріс немесе ерекше индекс болса орнайды.

Құрылатын байланыстың қатынастарының типі байланысқан өрістерге байланысты. Кестені өзімен өзін де байланыстыруға болады.

Мәліметтер бүтіндігі деп MS Access-те қолданылатын ережелер жүйесін атайды. Ол байланысқан кестелердің жазбаларының арасындағы байланыстыруға, байланысқан мәліметтерді кездейсоқ өшіруден немесе өзгертуден қорғауға арналған. Мәліметтер бүтіндігін арнайы шарттары орындалса ғана орната аламыз. Мәліметтер бүтіндігі тексерілетін кестелер үшін қолданушы каскадное обновление және каскадное удаление операцияларын таңдау алады. Осы операциялар қосылса байланысқан мәліметтер өзгертіледі немесе өшіріле алады. Негізігі кестеде орналасқан бірінші реттік кілттің мәнін өзгертіп немесе өшірсе онда байланысқан кестеде де сондай өзгерістер жүреді.

4.2.3 Қолданушы формаларын құру

Форманы мәліметтер қорында мәліметтерді көрнекі түрде көрсету үшін қолданады. Оны басқа формаларды, отчеттарды ашатын батырмалы форма ретінде, және да мәліметтерді енгізетін қолданушының диалогты терезесі ретінде де қолдануға болады. Көптеген формалар мәліметтер қорындағы бір немесе бірнеше кестелерге және сұраныстарға байланысып жүреді.

Источником записей формасын негізгі кестелердегі және сұраныстардағы өрістер негізінде кұрады. Форамада көрсетілетін атаулар, күн, беттің нөмірі, графикалық элементтер форма макетінде сақталады.

Форма мен ақпараттар көзінің арасындағы байланыс графикалық басқару элементтерінің көмегімен құрылады. Мәлімет енгізуге және өзгертуге арналған басқару элменті ол – өріс. Формаларды қорытынды кесте режимінде немесе мәліметтерді анализдеуге арналған диаграмма түрінде ашуға болады. Бұл режимдерде қолданушы форма макетін өзгерте алады. Жол және баған ретін реттеуге, өрістерге фильтр қолдануға мүмкіндік болады.

Автоформа немесе Мастер көмегімен форма құруға болады. Автоформа көмегімен құрғанда формада ішінде кесте немесе сұраныстың барлық өрістері мен жазбалары тұрады. Мастер экранға сұрақтар шығарады да, қолданушы жауаптарына сүйеніп форма құрады. Содан кейін қолданушы форманы өз қалауынша конструктор режимінде өзгерте алады.

Батырмалы форманы құру үшін Сервис менюіндегі диспетчер кнопочных форм атты команданы қолдану керек. Егер баытрмалы форманы қоятын база әлі құрылмаса, онда мәліметтер қорының мастерін қолданса болады. Мастер автоматты түрде батырмалы форм құрады, ол база объекттерін көруге мүмкіндік береді.

4.2.4 Сұраныстарды құру

Сұраныстар әртүрлі әдістермен мәліметтерді қарау үшін, өзгерту үшін, анализдеу үшін қолданылады. Оларды формаларды, отчеттарды, мәліметтерге жету бетін толтыру көзі ретінде де қолдануға болады. MS Access-те сұраныстардың бірнеше типі бар:

а) таңдау бойынша сұраныс сұраныстың көп қолданылатын типі. Бұл типтегі сұраныстар бір немесе бірнеше кестелердегі жазбаларды кесте түрінде көрсетеді, олардағы мәліметтерді жаңартуға болады, бірақ оған кейбір шектеулер қойылады. Таңдау бойынша сұранысты мәліметтерді топтастыру үшін, суммаларды, орташа мәндерді, жазбаларды санау үшін, басқа да типтегі мәліметтерді қорытындылау үшін қолдануға болады;

б) параметрлік сұраныс – бұл сұраныс диалогты терезеде мәліметтерге қойылатын шарттарды енгізуге мүмкіндік береді. Мысалы, өрісте көрсетілетін мәлімет қандай шартты қанағаттандыруы керек екенін көрсету. Параметрлік сұраныстарды формаларды, отчеттарды, мәліметтерге жету бетін толтыру көзі ретінде де қолдануға болады;

в) қиылысқан сұранысты мәліметтерді есептеулерде және анализдеуге ыңғайлы болатын түрде көрсету үшін қолданады. Қиылысқан сұраныс сумма, орташа арифметикалық, санын санау және басқа да статистикалық есептеулерді орындайды. Нәтижесі кесте түрінде топтастырылады.

г) өзгертуге арналған сұраныс бір әрекет кезінде бірнеше жазбаларды өзгертеді немесе орын ауыстырады.

Өзгертуге арналған сұраныстадың төрт түрі бар:

1) жазбаны өшіруге арналған сұраныс - бір немесе бірнеше кестеден жазбалар тобын өшіреді. Бұл сұраныс көмегімен жжазбаны ғана өшіруге болады, өріс мәліметтері өшірілмейді;

2) жаңарту сұранысы – бір немесе бірнеше кестенің мәліметтерге жалпы өзгерту енгізеді;

3) мәлімет енгізуге арналған сұраныс – жазбалар тобын бір немесе бірнеше кестеден басқа кестеге енгізеді;

4) кесте құруға арналған сұраныс – бір немесе бірнеше кестенің барлық немесе кейбір мәліметтерінің негізінде жаңа кесте құрады; MS Access-тің басқа мәліметтер қорына экспорттауға арналған кестелерді немесе ескі жазбалардан тұратын архивтік кестелерді құруда маңызды.

Сұраныстарды құру және өзгерту әдетте конструктора режимінде орындалады. Бірақ қиылысқан сұраныстар мен қарапайым сұраныстарды өзгертуде сұраныстар мастерін қолданған ыңғайлы.

4.2.5 Отчеттарды құру

Отчет мәліметтерді баспаға шығару форматында көрсететін ең ыңғайлы құрал. Отчеттардың сыртқы көрінісін және өлшемдерін өзгерту мүмкіндігін қолданып мәліметтерді қажетті түрде көрсетуге болады.

Көптеген отчеттар бір немесе бірнеше кестелер, сұраныстармен байланысқан болады. Отчеттардағы жазбалар кестелер мен сұраныстарда орналасқан өрістердан тұрады. Сұраныс немесе кесте негізінде құрылған отчет олардың барлық өрістерінен тұруы міндетті емес. Отчет пен кесте, сұраныстардың арасындағы байланыс басқару элементтерінің көмегімен құрылады. Басқару элементтері – ол аттар, мәліметтер, сандар орналасқан аталған өріс, декоративті сызықтар, графикалық мәліметтер.

Мастер көмегімен әртүрлі типтегі отчеттарды құруға болады. Мастер наклеек почталық жапсырмаларды құруға қолданылады, диаграммалар мастері диаграмма құруда көмек көрсетеді, отчеттар мастері стандартты оттчеттар үшін қолданылады. Мастер экранға сұрақтар шығарады да, қолданушы жауаптарына сүйеніп отчет құрады. Содан кейін қолданушы отчетті өз қалауынша конструктор режимінде өзгерте алады.