Определение и структура процесса коммуникации проекта

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Основы управления проектом»

вариант 25

Выполнил: Шихатов Е.А.

Шифр: ПГСб-13z2-79

Проверил: Цицикашвили М.С.

Омск – 2016

Управление коммуникациями проекта — управленческая функ­ция, направленная на обеспечение своевременного сбора, гене­рации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Под информацией понимают собранные, обработанные и рас­пределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия реше­ний, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают: проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и при­нятия решений по проекту; заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта; поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т. п., необходимых для выполнения работ; проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию; непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку систе­мы связи между участниками проекта, пере­дачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник про­екта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функ­ция управления информационными связями включает в себя сле­дующие процессы: планирование системы коммуникаций — определение ин­формационных потребностей участников проекта; сбор и распределение информации — процессы регулярно­го сбора и своевременной доставки необходимой инфор­мации участникам проекта; отчетность о ходе выполнения проекта — обработка фак­тических результатов состояния работ проекта, соотно­шение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирова­ние; документирование хода работ — сбор, обработка и органи­зация хранения документации по проекту.

План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя: план сбора информации, в котором определяются источ­ники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяют­ся потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который дол­жен быть получен или передан, включая формат, со­держание, уровень детальности и используемые опреде­ления; план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций; методы обновления и совершенствования плана коммуни­каций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зави­симости от потребностей проекта.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: внутренние и внешние; формальные и неформаль­ные; письменные и устные; вертикальные и горизонтальные. Системы сбора и распределения информации должны обес­печивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтома­тизированные методы сбора, обработки и передачи информа­ции.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу дан­ных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для по­вышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Процессы сбора и обработки данных о фактических резуль­татах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного пла­нирования и управления. Отчетность о ходе выполнения вклю­чает; информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; информацию об отклонениях от базовых планов; прогнозирование будущего состояния проекта.

Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

Документирование результатов хода работ включает в себя: сбор и верификацию окончательных данных; анализ и выводы о степени достижения результатов проек­та и эффективности выполненных работ; архивирование результатов с целью дальнейшего исполь­зования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позво­ляют автоматизировать процессы хранения и индексации тексто­вых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

Информационная система управления проектом — организаци­онно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на под­держку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится опе­рировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например, пересчет гра­фика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимо­стной анализ с подразумевают достаточно сложные для неавто­матизированного расчета алгоритмы.

Будет правильно рассматривать коммуникации как ключевой процесс, составляющий основу управления проектами. В отсутствие коммуникаций все останавливается: руководители не имеют информации о произведенных работах, исполнители не знают, в достаточной ли мерс результаты их труда соответствуют проектам и планам, менеджер проекта не может координировать выполнение работ. В результате прекращается всякая деятельность по осуществлению проекта до тех пор, пока не будут восстановлены коммуникации.

Эксперты в области управления проектами сравнивают коммуникации с социальным клеем, который позволяет склеить все разнообразие процессов, обеспечивающих развитие проектов, в единое целое. Это утверждение обретает особый смысл, если мы вспомним, что до 80% своего времени руководство проекта тратит на коммуникации. Поэтому процессы коммуникации, средства их диагностики, выявления проблем и их устранения чрезвычайно важны для эффективного управления проектами.

Рассмотрим общие принципы организационных коммуникаций, а затем покажем, какие параметры коммуникационной системы проекта характеризуют се как эффективную и какие возникают проблемы в управлении проектами, если система функционирует недостаточно эффективно.

Определение и структура процесса коммуникации проекта

Возьмем за основу следующее определение: коммуникация проекта— это процесс, в ходе которого одни участники проекта передают другим какую-либо информацию, связанную с достижением целей проекта. Участники коммуникации обмениваются информацией, при этом цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникации всегда участвуют, по крайней мере, два человека — стороны коммуникаций. Сторонами здесь могут быть группы людей (например, команда проекта) и даже организации.

Взгляд, согласно которому, коммуникация — это простая передача послания, является неверным. Это более сложный процесс, который включает следующие шаги (рис.1):

• возникновение идеи;

• кодирование;

• передача;

• получение;

• декодирование;

• принятие;

• использование.

Рассмотрим содержание этих шагов.

Шаг 1-й. Возникновение идеи— означает появление у отправителя информации и необходимости ее передать определенному лицу (или группе лиц), называемому получателем.

Шаг 2-й. Кодированиеозначает, что отправитель информации придает сообщению такой вид, чтобы его можно было переслать и сделать попятным для получателя информации. Это как раз то, что происходит в процессе кодирования — перевод сообщения в такие формы, как письменная и устная речь, которые понятны собеседнику (получателю информации). Люди кодируют информацию, когда выбирают слова во время написания письма или разговора с другим человеком. Этот шаг предполагает также, что отправитель выбирает и способ доставки информации (возможности здесь достаточно широки: от голубиной почты до SMS-сообщсний).

Рис.1. Структура процесса коммуникации проекта

Шаг 3-й. Передача. После того как определена форма сообщения (письмо, телефонный разговор, беседа с глазу на глаз, телеконференция и т.д.), осуществляется его передача. Когда сообщение готово для передачи, вступают в дело каналы коммуникации. Канал коммуникации —это путь, который проходит информация, чтобы достигнуть получателя. Телефонные линии, радио-, теле-, зрительные каналы, почта и даже воздушные волны, которые передают вибрацию голоса — все это потенциальные каналы коммуникации. Естественно, форма кодирования влияет на способ, которым передается информация. Визуальную информацию, такую как картинки или письменные сообщения, можно послать по почте, передать с курьером или переслать по электронной почте, например, или с помощью факса. Устная информация может передаваться через телефонные, радио- и телевизионные волны, и, конечно, таким старинным путем, как личное общение. Какой бы канал не использовался, цель одна — послать закодированное сообщение желанному получателю. Отправитель также стремится "очистить" коммуникативный канал от барьеров коммуникации или помех, чтобы, во-первых, информация дошла до получателя, во-вторых, с минимальными искажениями.

Шаг 4-й. Получение означает принятие адресатом сообщения. Успех этого шага во многом зависит от подготовленности адресата: например, он должен быть хорошим слушателем, или даже наблюдательным человеком, умеющим улавливать информацию, скрытую в изменении интонации, тембра голоса, темпа речи или громкости. Нередко получение определяется наличием у получателя технических возможностей (компьютера, факса и т.п.).

Шаг 5-й. Декодирование необходимо, чтобы получатель информации ее понял. Это как бы расшифровка информации. Декодирование включает в себя различные процессы, например, такие, как понимание слов, выраженных в устной и письменной форме, интерпретацию сигналов (например, выражения лица или жестов), преобразование одних способов выражения информации в другие (например, преобразование электронных сигналов в текст на бумаге) и т.п. Точность восприятия информации зависит от правильности декодирования. Конечно, наша способность понимать и интерпретировать информацию, полученную от других, может быть неидеальной, она часто ограничена нашими собственными возможностями (например, неважным знанием иностранного языка). Так же как и в случае с кодированием, ограниченность наших способностей декодировать информацию порождает целый ряд потенциальных "прорех" в коммуникационном процессе. Однако, как мы увидим далее, эту ограниченность можно преодолеть.

Шаг 6-й. Принятие сообщения означает, что после декодирования, когда информация делается доступной для восприятия, получатель решает, принять ее или отказаться, отвергнуть. В последнем случае никакой реакции на сообщение не последует. Это может иметь субъективные и объективные основания. Последнее означает, что полученная информация не релевантна существующей проблемной ситуации. Например, она не имеет никакого отношения к проблеме, содержит устаревшие сведения или получена из не достаточно надежных источников. Субъективная причина неприятия информации связана с недоверием к отправителю, сомнением в истинности его намерений, нежеланием входить в курс каких-либо проблем, последствия чего могут быть не благоприятными и т.д.

Шаг 7-й. Использование информации проявляется как принятие решений или коррекция уже принятых решений. Использованием будет считаться и прекращение какой-либо деятельности после получения сообщения. Таким образом, использование проявляется как изменение поведения получателя сообщения.

Рассмотрим еще два ключевых понятия теории организационной коммуникации: обратная связь и барьеры коммуникации.

Обратная связь означает непрерывность процесса коммуникации и выражается как ответ на сообщение. Наличие обратной связи позволяет отправителю определить, правильно ли понято сообщение. В то же время возможность ответа позволяет получателю убедиться в том, что отправитель интересуется его мнением. Отсутствие ответа тоже может рассматриваться как форма обратной связи и сигнализировать, что респондент находится, например, в состоянии смятения, воля его парализована полученной информацией. Или наоборот, респондент считает ниже своего достоинства отвечать на полученное сообщение. Установившаяся обратная связь может спровоцировать у отправителя новую идею и, следовательно, может начаться новый цикл передачи информации.

Барьеры коммуникации — это помехи, которые возникают как в физическом пространстве, так и в сфере эмоций человека. Барьеры ограничивают коммуникации (через них прорывается только часть информации) или даже могут сделать их невозможными.

Физические барьеры — это помехи, в материальной среде коммуникаций: чрезмерные расстояния между общающимися людьми, шум и треск при приеме радиосигналов, низкая пропускная способность кабеля связи и т.д. Шум -главный барьер на пути информации от отправителя к получателю. Это посторонняя информация, не имеющая отношения к цели коммуникации, искажающая ее и создающая помехи восприятию. Это может быть и в буквальном смысле шум, который заставляет собеседников повышать голос, или посторонние звуки, как потрескивания, гул, вибрация при радиосвязи, различные сбои компьютерных программ и многое другое. Шум может возникать в любой момент и на любом этапе коммуникационного процесса. О шуме говорят, когда сообщения плохо закодированы (написаны неясно) или плохо декодированы (не поняты, не читаются), или когда каналы коммуникации не эффективны (внимание получателя отвлечено от сообщения). Эти факторы, а также другие (например, временные рамки, организационная политика) способствуют искажению передаваемой информации и усложнению коммуникационного процесса.

Личностные барьеры — это коммуникативные помехи, порождаемые человеческими эмоциями, системами ценностей и неумением слушать собеседника. Нередко они возникают в связи с разницей в образовании, профессиональном опыте, национальной принадлежности, социально-экономическом статусе участников коммуникаций. Сюда же относится эмоциональная несовместимость людей, которая может наносить вред в целом работе команды проекта.

Одна из ключевых целей коммуникации проекта — указать направление действий, что означает направить поведение другого человека в нужное русло. Тем не менее общение включает усилия не одной стороны, а совместные действия. Так, для того чтобы проект нормально функционировал, члены команды должны тщательно координировать свои усилия и действия. Например, менеджер проекта должен учесть пожелания клиента в изменении конструкции строящегося здания и передать их проектировщику. Проектировщик должен на понятном прорабу языке (чертеж) внести изменения. Прораб передает информацию бригадиру, объясняя значения символов чертежа.

Таким образом, без коммуникаций люди не знали бы, что делать, и проект не мог бы эффективно развиваться. Другими словами, можно сказать, что другой ключевой функцией коммуникации является достижение согласованности действий.

Список литературы:

1.Управление проектом - Основы проектного управления. Разу М.Л. 2006.

2.Основы управления проектами. Боронина Л.Н.; Сенчук З.В. Екатеринбург 2015

3.Управление проектами. Учебное пособие. Под ред. Мазур И.И. Москва 2004

4.Управление проектами. Учебник практикум. Зуб А.Т. Москва 2014