Пакеты прикладных программ для работеы в офисе, технологии работы с ними WISIWYG, OLЕ

Условно программы обработки текста можно различать на качественном уровне: текстовые редакторы – программы, обеспечивающие основные возможности по подготовке несложных документов; текстовые процессоры – программы, обеспечивающие широкий набор средств по подготовке документов любой сложности.

В составе функций, характерных для развития современных текстовых процессоров, можно назвать следующие:

- автоматизированное форматирование документа на основе стилей;

- работа с документами в режиме исправлений, обеспечивающем возможности последующей отмены или подтверждения каждого изменения;

- проверка орфографии и автоматическое разделение слов при переносе;

- структурное проектирование документа;

- создание формульных выражений и таблиц;

- возможность встраивания и редактирования графических изображений;

- поддержка совместимости с распространенными прикладными программами для DOS и Windows;

- работа с электронной почтой;

- поддержка режима WISIWYG (What You See Is What You Get – что видите, то получите). Этот режим означает, что изображение редактируемого документа на экране в том виде, как он будет отпечатан;

- работа с документом по стандарту OLE (Object Linking and Embedding – объектное связывание и внедрение) предоставляет возможность встраивания в документ объектов из других приложений (к примеру, табличных процессоров, графических редакторов, систем управления базами данных).

Поскольку текстовые материалы бывают различной сложности по набору и верстке, существуют и развиваются различные программы обработки текстов. Их можно классифицировать по уровням требований к обработке текстов. Перечислим наиболее популярные из них.

Программы для набора и обработки простых текстов: Lexicon, Norton Editor, MultiEditor;

Программы для набора сложных текстов: Chiwriter, MS Word, TeX, LaTex.

В настоящее время наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word.

К основным элементам управления окна Word относятся: строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включая индикаторы. Панель инструментов является настраиваемой.

Режимы отображения документов. В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также во всех случаях, когда содержательная часть документа имеет более высокое значение, чем внешнее представление. В этом режиме операции с объемными документами проходят быстрее, что важно при работе на малопроизводительных компьютерах.

Режим Web-документа. В режиме Web-документа экранное представление не совпадает с печатным Это отступление от принципа WISIWIG, но оно характерно для электронных публикаций в World Wide Web, поскольку заранее не известно, каким средством просмотра и на каком оборудовании будет отображаться документ. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются, а формирование документа на экране является относительным. В этом режиме разрабатываются электронные публикации.

Режим разметки. В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для большинства работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.

Режим структуры. В режиме структуры документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении на панели инструментов автоматически открывается вспомогательная панель «Структура», элементы управления которой позволяют править структуру документа.

Приемы работы с командами строки меню. Строка меню текстового процессора Microsoft Word 2000/2003/XP как элемент управления отличается тем, что обеспечивает доступ ко всем функциональным возможностям программы. Не всегда этот доступ самый удобный, во многих случаях другие элементы управления использовать проще, но строка меню удовлетворяет принципу функциональной полноты.

Приемы работы с текстами в процессоре MS Word. К базовым приемам работы с текстом относятся следующие:

· создание документа;

· ввод текста;

· редактирование текста;

· рецензирование текста;

· форматирование текста;

· сохранение текста;

· печать текста.

в режиме регистрации исправлений

Табличный процессор MICROSOFT EXCEL

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и формирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержаться до 256 листов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруют цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Файл, созданный в MS Excel имеет расширение .xls

Графический редактор POWER POINT

В недавние времена лекцию, доклад или просто выступление можно было проиллюстрировать лишь с помощью мела и доски, заранее подготовленных плакатов, карт и схем, с помощью слайдов и диапроекторов. Затем распространение получили проекторы, позволяющие сопровождать изложение наглядными материалами, нанесенными на прозрачные пленки – транспэренсы. Появление жидкокристаллических панелей и мультимедийных проекторов позволило перейти к компьютерной подготовке и показу иллюстративного материала выступления – презентации.

Программная система Power Point входит в программный пакет Microsoft Office начиная с самых первых его версий. Программные средства подготовки публикаций типа Power Point не только позволяют оформить представленную информацию в едином стиле с использованием видеоэффектов, значительно улучшающих ее восприятие, но и помогают разобрать само выступление, сильно сокращают время на его подготовку.

Типичная презентация, подготовленная в Power Point, представляет собой последовательность слайдов, содержащих план и основные положения выступления, необходимые таблицы, формулы, схемы, диаграммы и рисунки.

Рассмотрим этапы подготовки такой презентации.

При запуске Power Point появляется окно, предлагающее создать новую презентацию в одном из режимов, используя:

- мастер автосодержания;

- шаблон презентации;

- пустую презентацию;

или открыть существующую презентацию.

Наиболее быстрый способ создания презентации связан с мастером автосодержания, который предлагает начать с общей концепции и некоторой стандартной структуры презентации.

Основные понятия баз данных: определения предметной оласти, БД, СУБД. Функция СУБД. Разновидности информационных систем, использующие технологию БД.

Любой из нас многократно сталкивался с "базами данных". Это - всевозможные справочники (например, телефонный), энциклопедии и т. п. Записная книжка - это тоже "база данных", которая есть у каждого из нас.

Базы данных представляют собой информационные модели, содержащие данные об объектах и их свойствах. Базы данных хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств.

Например, база данных "Записная книжка" хранит информацию о людях, каждый из которых имеет фамилию, имя, телефон и т.д. Библиотечный каталог хранит информацию о книгах, каждая из которых имеет название, автора, год издания и т. д.

Информация в базах данных храниться в упорядоченном виде. Так, в записной книжке все записи упорядочены по алфавиту, а в библиотечном каталоге либо по алфавиту, либо по области знаний.

В широком смысле слова база данных – это совокупность сведений реального мира о конкретных объектах в какой-либо предметной области. Предметная область – это часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации. Например, предприятие, школа и т. д. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы, то есть имеются соглашения о способах представления данных.

Активная деятельность по отысканию приемлемых способов обобществления непрерывно растущего объема информации привела к созданию в начале 60-х годов специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Основная особенность СУБД - это наличие процедур для ввода и хранения не только самих данных, но и для описания их структуры. Файлы, снабженные описанием хранимых в них данных и находящиеся под управлением СУБД, стали называть банками данных, а затем базами данных (БД).

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

К функциям СУБД относят следующие:

управление данными непосредственно в БД - функция, обеспечивающая хранение данных, непосредственно входящих в БД, и служебной информации, обеспечивающей работу СУБД;

управление данными в памяти компьютера - функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БДбольшого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь СУБД использует только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получает новую "порцию" данных;

управление транзакциями - функция СУБД, которая производит ряд операций над БД, как над единым целым. Как правило, такие операции производятся в памяти компьютера. В первую очередь транзакции необходимы для поддержания логической целостности БД в многопользовательских системах. Если транзакция (манипуляция над данными) успешно выполняется, то СУБД вносит соответствующие изменения в БД. В обратном случае ни одно из сделанных изменений никак не влияет на состояние БД;

Поддержка языков БД - для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства - от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком СУБДявляется язык SQL(StructuredQueryLanguage).

Технология БД

Последние три десятилетия в области разработки информационных систем сформировалась новая информационная технология - технология БД. Она включает в себя методы, средства, способы и практические рекомендации применения БД в качестве основного компонента в различных информационных системах (ИС). Существуют разновидности информационных систем, использующие технологию БД: документальные (ДС) и фактографические (ФС).

В документальных системах в результате поиска пользователю выдается документ (информация на носителе), который хранится в системе. Примеры таких систем - библиотеки, архивы. В фактографических системах по запросу выдается копия информации, которая хранится в системе: факты, справки, сведения, описания.