Порядок выполнения задания 1. Входящая в состав Microsoft Office программа Access предназначена для создания и работы с электронными базами данных

ВВЕДЕНИЕ

Входящая в состав Microsoft Office программа Access предназначена для создания и работы с электронными базами данных. СУБД MS Access обладает широким диапазоном средств для ввода, анализа и представления данных.

В данном издании приведены лабораторные работы, позволяющие пользователю изучить основные приемы работы с СУБД MS Access 2003. Используя данный практикум, можно освоить следующие операции при работе с базой данных:

ü создавать многотабличные базы данных и устанавливать связи между таблицами;

ü редактировать и модифицировать таблицы;

ü организовывать поиск, сортировку и фильтрацию записей в базе данных;

ü создавать запросы различных типов в режиме конструктора запросов;

ü создавать формы, используя автоформы, режим мастера и конструктора форм;

ü создавать отчеты, используя автоотчеты, режим мастера и конструктора отчетов, выполнять сортировку и группировку данных в отчете.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД MS ACCESS

Цель работы: научиться использовать основные команды меню MS Access; получить навыки по созданию базы данных; изучить принципы редактирования и модификации таблиц в СУБД MS Access.

Задание 1

Создайте файл базы данных Фирма.mdb. Организуйте хранение информации в создаваемой базе данных с помощью трех таблиц: «Сотрудники», «Структура» и «Сведения о сотрудниках». С помощью мастера таблиц создайте таблицу Сотрудники, содержащую сведения о сотрудниках фирмы, и внесите в нее данные из таблицы 1.

Таблица 1 – Сотрудники

Код сотрудника	Фамилия	Имя	Отчество	Дата найма
	Саксонова	Ирина	Игнатьевна	25.04.1995
	Потапенко	Сергей	Александрович	14.08.1999
	Новиков	Николай	Георгиевич	23.02.2001
	Трубач	Елена	Владимировна	17.06.1998
	Гладыш	Михаил	Васильевич	25.03.2000
	Леонова	Юзефа	Ивановна	03.05.2003
	Ильин	Семен	Владимирович	12.11.2004
	Белова	Полина	Анатольевна	16.08.2007
	Макарова	Мария	Григорьевна	18.09.2005
	Кузнецов	Глеб	Давыдович	14.01.2000
	Погоня	Сергей	Вячеславович	02.07.2002
	Белько	Валерий	Дмитриевич	26.12.2003
	Ястреб	Олег	Павлович	13.09.1999
	Шипилова	Ирина	Валерьевна	25.03.2005
	Степаненко	Ольга	Сергеевна	18.01.2006
	Пух	Валентина	Николаевна	19.05.2001
	Антонюк	Александр	Владимирович	23.11.2002

Порядок выполнения задания 1

1. Запустите СУБД MS Access.

2. Выполните команду меню Файл → Создать.

3. В окне «Microsoft Access» в группе Создание файлавыберите Новая база данных(рисунок 1).

Рисунок 1 – Окно «Microsoft Access»

4. В появившемся окне «Файл новой базы данных» в строке «Папка» выберите свою папку, в строке «Имя файла» наберите название базы данных – Фирма и щелкните мышью по кнопке Создать.

5. В окне СУБД MS Access выберите объект Таблицыи режим Создание таблицы с помощью мастера (рисунок 2).

Рисунок 2 – Окно СУБД MS Access

6. Выполните последовательно шаги мастера таблиц. В окне «Создание таблиц» в поле «Образцы таблиц» выделите таблицу Сотрудники. Затем в окне «Образцы полей» выберите поле КодСотрудника и с помощью кнопки переместите выбранное поле в окно «Поля новой таблицы». Аналогично переместите и остальные поля Фамилия, Имя, Отчество и ДатаНайма в окно «Поля новой таблицы». Для продолжения работы щелкните по кнопке Далее(рисунок 3).

Рисунок 3 – Окно «Создание таблиц»

7. На следующем шаге мастера задайте имя для новой таблицы – Сотрудники и установите переключатель «автоматическое определение ключа». Эти параметры нас вполне устраивают, поэтому для продолжения работы щелкните по кнопке Далее.

8. На следующем шаге выберите параметр, который предлагает мастер таблиц – «ввести данные непосредственно в таблицу» и щелкните по кнопке Готово.

9. После завершения работы мастера таблиц автоматически появляется таблица с выбранными полями. Введите в нее исходные данные из соответствующей таблицы 1, приведенной в условии задания 1. После ввода информации при необходимости откорректируйте ширину полей. Для изменения ширины поля следует поместить указатель на разделитель полей справа от поля и щелкнуть два раза мышью. MS Access меняет ширину поля так, чтобы в нем уместилась самая длинная фраза.

Примечание: ввод данных в каждое поле таблицы завершайте нажатием клавиши Enter, а первое поле КодСотрудника не заполняйте – MS Access это выполняет автоматически.

10. Сохраните таблицу с помощью кнопки на панели инструментов или с помощью команды меню Файл → Сохранить и закройте таблицу Сотрудники.

Задание 2

В режиме конструктора создайте таблицу Структура, в которой представлена информация о структурных подразделениях фирмы: название и сокращение (аббревиатура). Внесите в созданную таблицу данные из таблицы 2.

Таблица 2 – Структура