Практическая работа № 5. БД «Торговая фирма»: Создание и использование отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты, редактировать их и переносить данные из отчетов в Microsoft Word.

Теоретические сведения:

1. Отчетом в Microsoft Access называют любой набор данных, предназначенных для печати. Отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных. Они могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек и других документов.

2. Отчет удобно создавать с помощью Мастера отчетов. Автоотчет создается таким же образом, как и автоформа. В области навигатора выбираем объект, по которому необходимо составить отчет, затем в меню Создание выбрать – Отчет.

Пошаговое выполнение работы:

1. Загрузитe Microsoft Access.

2. На вкладке Файл выберите команду открытия базы данных – Открыть базу данных, сохраненную в практической работе № 4.

3. Необходимо подготовить для печати список имеющихся на складе продуктов с определением их стоимости. Для этого по запросуИнформация о продуктах создайте Автоотчет.

4. В режиме просмотра отчетов созданный автоотчет Информация о продуктах содержит списки имен полей и содержимого этих полей. На каждую запись отводится по одной строке. Панель инструментов данного режима похожа на панель инструментов предварительного просмотра в Microsoft Word. Переход между страницами отчета осуществляется кнопками переключателя страниц в нижней части окна.

5. Печать отчета выполняется кнопкой Печать панели инструментов.

6. В меню Внешние данные – Кнопка Excelпозволяет сохранить отчет в виде отдельного файла рабочей книги Excel или – Кнопка Дополнительно à Кнопка Word в виде документа Word . Сохраните созданный отчет в своей папке под именем Информация о продуктах.rtf.

7. Обратите внимание на то, что не для всех записей установлена достаточная ширина поля. Чтобы отредактировать отчет, с помощью кнопки Конструктор перейдите в режим конструктора отчета. В режиме конструктора окно отчета очень похоже на окно формы, и все действия по редактированию и вставке элементов такие же, как у форм (рис. 1). Любой отчет состоит из нескольких основных элементов. Это колонтитулы, заголовок отчета, заголовок группы (если используется группировка данных), область данных, примечание группы (если используется группировка данных), примечание к отчету. Установить или удалить эти элементы из отчета можно соответствующими командами менюКонструктор. В рассматриваемом отчете по умолчанию размещено в заголовке – название отчета, в верхнем колонтитуле – наименования полей, в области данных – содержимое полей, в нижнем колонтитуле – текущая дата.

Рис. 1.

8. Измените ширину полей и их заголовков так, чтобы все записи целиком отображались на листах отчета. Перейдите в окно просмотра и проверьте результат Ваших действий. Закройте отчет.

9. В отчеты (как и в формы) можно вставлять рисунки и диаграммы. Вставим какой-либо рисунок в качестве логотипа в заголовке отчета. В режиме конструктора отчета выберите кнопку Рисунок в панели элементов управления и прорисуйте его рамку в области заголовка отчета. В открывшемся окне укажите файл рисунка, подтвердите открытие. Рисунок будет размещен в отчете. Перейдите в режим просмотра и проверьте результат Ваших действий.

10. Создадим наклейки (ценники) для имеющихся продуктов. Найдите в области навигации таблицуПродукты. В меню Создание выберите – Наклейки. Откроется окно Мастера наклеек (рис. 2), в котором надо выбрать размеры наклеек и способ размещения их на листе. Avery – это наиболее популярная марка почтовых наклеек. Число по горизонтали – количество наклеек на листе "в строку". Для создания нестандартных наклеек надо нажать кнопку . В этом окне отображается список пользовательских наклеек, если они были созданы ранее. Чтобы сделать новую наклейку нажмите кнопку . В окнеСоздание наклейки (рис. 2) можно задать размеры наклеек, расстояния между наклейками и расстояние текста в наклейке от ее краев, число наклеек по горизонтали. Задайте число наклеек по горизонтали – 2, отступы текста в самой наклейке – 1 см, расстояние от края листа до наклейки – 1 см, размеры новой наклейки 4 см х 7 см. Укажите метрическую систему единиц, тип наклеек – на листах, ориентацию – альбомную. Присвойте ей имяНаклейка1 и нажмите кнопку . Затем закройте окноРазмеры наклеек и в окне Мастера щелкните кнопку . В следующем окне (рис. 5) задайте шрифт и цвет текста наклейки и нажмите . В следующем окне (рис. 6) и разместите в наклейке поля таблицы Продукты. В первую строку переместите поле Код продукта, поставьте пробелы и перенесите полеНаименование, затем создайте пустую строку, а в третьей строке разместите по центру (пробелами) поле Цена и нажмите . В следующем окне укажите соответствующие поля для доступа и сортировки. В последнем окне укажите название отчетаЦенники и завершите создание наклеек. Просмотрите результат. Войдите в режим Конструктора и проведите форматирование наклеек. При необходимости, отредактируйте наклейки.

Рис. 2.	Рис. 3.
Рис. 4.	Рис. 5.

11. Создадим отчет, чтобы распечатывать данные о продажах каждого продукта по месяцам. В меню Создание выберите – Мастер отчетов. Найдите в списке таблицуЗаказы. Первый шаг Мастера позволяет выбрать поля – выберите Все. Нажмите . Следующий шаг позволяет произвести группировку данных и вычислить итоги по всем полям с числовым типом данных. Можно создать сразу несколько групп. В нашем случае сначала сгруппируем заказы по месяцам, а внутри каждого месяца - по продуктам. Для этого (рис. 6) проведите группировку по полюДата поставки, затем нажмите кнопку и в появившемся окнеИнтервалы группировки укажите диапазон значений для группировки – по месяцам и щелкните по кнопке . Теперь проведите группировку заказов по полюКод продукта. Третий шаг Мастера (рис. 7) позволяет выбрать порядок сортировки. Установите сортировку по возрастанию для поляКод продукта. В последующих окнах выберите по своему усмотрению макет и стиль отчета. Назовите отчетОбъем продаж по месяцам и просмотрите его. При необходимости, отредактируйте отчет в режиме конструктора.

Рис. 6.	Рис. 7.

12. Создадим отчет Сводка по клиентам– сводку по заказам каждого клиента фирмы. В основном отчете должна отображаться полная информация о клиенте, а в подчиненном отчете – информация о сделанных им заказах.

13. Сначала следует создать Автоотчет по таблицеЗаказы (он будет использован в качестве подчиненного).

14. Затем надо сформировать Автоотчет в столбец по таблицеКлиенты, открыть его в режиме конструктора и выполнить вставку подчиненного отчета по таблицеЗаказы так, как это осуществлялось в формах.

15. Просмотрите результат работы.

16. Следует обеспечить доступ к отчетам, созданным в данной работе. Откройте Главную кнопочную форму в режиме конструктора и создайте кнопки для вызова этих отчетов.

Предъявить преподавателю:

Отчеты Информация о продуктах, Ценники, Подчиненная Заказы, Сводка по клиентам, файл Информация о продуктах.rtf, Главная форма с добавленными тремя кнопками.

Контрольные вопросы.

1. Для чего служат отчеты?

2. Как создать отчет с подчиненным?

3. Форматирование элементов отчета.

4. Редактирование отчета.

5. Как по отчету создать отдельный файл?

6. Как напечатать отчет?