Початок роботи з Microsoft Office Access
Дисципліна: Інформатика
Тема лекції № 8
Системи управління базами даних (СУБД).
План
Бази даних як засіб зберігання і обробки інформації 2
Розробка структури бази даних. 2
Властивості і типи полів. 3
Вікно програми Access. 4
Початок роботи з Microsoft Office Access. 6
Створення таблиці. 7
Створення запитів. Типи запитів. 9
Поняття форми. Способи створення форм. 10
Створення простого звіту. 11
Бази даних як засіб зберігання і обробки інформації
Основні поняття
Бази даних — це сукупність відомостей (про реальні об'єкти, процеси, події або явища), що відносяться до певної теми або завдання, організована так, щоб забезпечити зручне представлення цієї сукупності як в цілому, так і будь-якій її частині.
Реляційна база даних це взаємозв'язані таблиці, кожна з яких містить інформацію про об'єкти певного типу. Кожен рядок таблиці включає дані про один об'єкт (наприклад, клієнтові, автомобілі, документі), а стовпці таблиці містять різні характеристики цих об'єктів — атрибути (наприклад, найменування і адреси клієнтів, мазкі і ціни автомобілів).
Будь-яка СУБД дозволяє виконувати чотири прості операції з даними:
· додавати в таблицю одну або декілька записів;
· видаляти з таблиці одну або декілька записів;
· оновлювати значення деяких полів в одній або декількох записах;
· знаходити одну або декілька записів, що задовольняють заданій умові.
І остання функція СУБД — це управління даними.
Під управлінням даними зазвичай розуміють захист даних від несанкціонованого доступу, підтримку багато користувальницького режиму роботи з даними і забезпечення цілісності і узгодженості даних.
Основна функція бази даних — надання єдиного сховища для всієї інформації, що відноситься до певної теми. Замість того щоб вишукувати потрібні відомості в документах Word, таблицях Excel, текстових файлах, повідомленнях електронної пошти і т.д., їх можна узяти з єдиної бази. Важливо відзначити, що база даних може не тільки зберігати інформацію.
Розробка структури бази даних.
Попереднє планування на папері
Необхідно визначити завдання, для виконання яких створюється база даних. Потрібно в точності знати, які саме дані міститимуться в базі і які дії з ними проводитимуться.
У міру вивчення Access стане зрозумілим, що планування бази даних залежить в першу чергу від доцільності виконуваних дій.
Правило 1
Кожен елемент даних (поле) повинен мати найменший розмір..
Правило 2
У одному полі не можна зберігати більш за один блок даних.
Правило 3
Кожна таблиця повинна містити первинний ключ.
Поле первинного ключа містить значення, що унікально ідентифікує кожен запис, причому це значення не може дорівнювати нулю (а також бути порожнім і мати невизначене значення). Вибираючи первинний ключ таблиці, необхідно керуватися такими правилами.
· Для унікального визначення кожного запису слід використовувати інформацію, що зберігається в ній. Одне або декілька полів даних можуть спочатку бути унікальними для кожного запису. Такий тип первинного ключа називається натуральним.
· Можна додати поле типу даних з автоматичною нумерацією. Використання цього типу даних дозволяє Access автоматично вводити послідовне значення для кожного запису. Наприклад, значення першого запису первинного ключа буде рівне 1, другою — 2, третьою — 3 і так далі Такий тип ключа вважається штучним. (искусственный)
«Унікальна ідентифікація кожного запису за допомогою первинного ключа». Її суть в тому, що первинний ключ не може містити дубльовані категорії.
Вибір первинного ключа полягає в знаходженні даних, що розрізняються для кожного запису в таблиці. Це можна зробити трьома способами:
1. використовувати автоматичну нумерацію як штучний ключ;
2. вибрати з даних одне поле;
3. вибрати з даних більш ніж одне поле.
Структура бази даних
Добре продумана база даних - це перш за все набір пойменованих таблиць. Кожна з яких у свою чергу містить ряд полів, що володіють певними властивостями. Поля утворюють структуру бази даних - її основу. Від властивостей поля залежить які дані можна в нього вносити і які операції потім можна, а які не можна, проводити з вмістом поля.
Наповнення бази даних інформацією відбувається шляхом створення записів. Запис - це рядок в таблиці, що містить в собі значення всіх необхідних для заповнення полів.
Властивості і типи полів
Найголовнішою і унікальною властивістю будь-якого поля є його Ім'я. У однієй і тієй же базі даних не може бути двох полів з однаковим ім'ям.
Ім'я - це внутрішня інформація бази даних, невидима для того, хто використовує вже готову базу. Користувач бачить Підпис. Підпис - це те, що відображається в заголовку поля. Різним полям, наприклад, можна задати однакові підписи. Це цілком можливо і не викличе помилки, оскільки поля при цьому як і раніше зберігають свої відмінні один від одного імена. Хоча якщо підпис не вказаний, то в заголовок просто дублюється Ім'я поля (мається на увазі, що в даному випадку вони просто співпадають).
Однією з основних властивостей поля є його Довжина. Зазвичай вона виражається в символах або знаках. Визначаючи тим самим, скільки інформації може міститься в полі. При спробі ввести більше символів, відбувається обмеження довжини, блокуюче подальше введення.
Також поля діляться на типи. Різні типи полів мають різне призначення:
1. Текстове поле - призначено для введення текстової інформації. Розмір зазвичай обмежений 256 символами.
2. Числове поле - служить для введення числових даних. Може приймати, наприклад, тільки цілі числа або дійсні.
3. Дата/Час - може зберігати число дня місяця і час.
4. Логічне поле - може зберігати тільки два значення (Так чи ні, 0 або 1, Істина або Лож).
5. Грошовий - зберігаються числа разом з грошовими одиницями, в яких вони виражені. Наприклад, фунти і пенси, долари і центи.
6. Лічильник- має властивість автоматичного нарощування свого значення на одиницю, при введенні кожного нового запису. В основному застосовується для нумерації записів в базі.
7. Довгий текст (MEMO) - у відмінності від текстового поля, може зберігати до 65535 символів. Насправді ця інформація зберігається не в полі, а у іншому місці. У полі поміщається тільки покажчик на місце розташування тексту.
8. Поле об'єкту OLE. - зображення, музику, відеозаписи і будь-які інші мультимедійні об'єкти.
9. Гіперпосилання (Hiperlink) — спеціальне поле для зберігання адрес URL веб-объектов.
10. Майстер підстановок (Lookup Wizard) — використовується для завдання списку значень, які може приймати дане поле.
Access- це програма, за допомогою якої можна швидко і досить просто створювати бази даних, наповнювати їх і працювати з ними. Іноді можна побачити і таке скорочення, як СУБД.(Система Управління Базами Даних). Accessвходить до складу пакету Microsoft Office.
Вікно програми Access
Вікно програми Access складається з:
Рядок заголовку – в ньому є назва бази даних: ім’я бази даних і слова “база данных”. Основні фонди: база данных.
Вкладки: Основне, Створити, Зовнішні дані, Знаряддя бази даних.
Основне
Має такі групи кнопок:
1. Подання – зміна вигляду (конструктор – таблиця і навпаки).
2. Буфер обміну – вирізати, копіювати, вставити.
3. Шрифт – форматування шрифту.
4. Текст RTF – створення списків, недруковані символи.
5. Записи – оновлення записів, створення нового запису, збереження запису, видалення запису, орфографія, підсумки.
6. Сортування й фільтр – сортування за збільшенням і зменшенням, різні види фільтрування записів.
7. Пошук – пошук та заміна записів, перехід на певний запис.
Створити
Має такі групи кнопок:
1. Таблиці – способи створення таблиць (шаблоном, конструктором, списки).
2. Форми – створення форм конструктором, Майстром.
3. Звіти – створення звітів майстром і конструктором.
4. Додатково – Створення запитів Майстром і Конструктором. Створення макросів.
Зовнішні дані
Має такі групи кнопок:
1. Імпорт – імпортування таблиць з інших програм (Word,Excel).
2. Експорт – експортування таблиць в інші програми.
3. Збирання даних – створення й отримання електронного повідомлення.
4. Списки з Інтернет.
Знаряддя бази даних
Має такі групи кнопок:
1. Макрос – робота з макросом.
2. Відобразити або приховати - зв’язки таблиць, властивості полів, залежності полів.
3. Аналіз – аналіз таблиці.
4. Переміщення даних - сервер SQL, розділити базу даних.
5. Знаряддя бази даних – надбудови, шифрування бази даних паролем.
Коли користувач працює з таблицею, з’являється додаткова вкладка КОНСТРУКТОР.
Має такі групи кнопок:
1. Вигляд – зміна подання – таблиця або конструктор.
2. Ключове поле – встановлення основного поля, по якому будуть зв’язуватися таблиці.
3. Конструктор – конструювання таблиці.
4. Перевірка правил – перевірка правил запису полів.
5. Вставити рядки.
6. Видалити рядки.
7. Стовпець підстановки – дозволяє створити стовпчик підстановки.
8. Аркуш властивостей – перегляд властивостей поля.
9. Індекси – встановлення індексів на поля.
10. Робоча область – зліва область задач.
11. Рядок стану – індикатор цифрової клавіатури, кнопки переходу в режим таблиці і навпаки.
Об'єкти бази даних:
1. Таблиці – введення даних в таблицю і їх редагування проводиться в режимі таблиці. Режим таблиці нагадує робочий лист Excel, де інформація організована по стовпцям і рядкам. Рядок – запис. Стовпчик – поле.
2. Форма – це вікно. Яке виводить на екран ряд елементів керування – таких як надписи, текстові поля, прапорці і списки для перегляду, вводу і редагування інформації в полях бази даних. Форма являє собою просто засіб для відображення і модифікації даних.
3. Звіти – призначені для виводу інформації з бази даних. Планування звіту не тільки дозволяє вивести інформацію в гарному і зручному вигляді але так само, як і форма, дозволяє комбінувати дані декількох таблиць і організовувати дані з одної таблиці на основі даних з інших таблиць в одному і тому ж звіті.
4. Запити – призначений для збору визначеної інформації з бази даних і підготовки її до використання в звітах, або до відображення на екрані в режимі таблиці або формі. Кожний запит складається з одного або декількох критеріїв. Які використовуються для створення умов відбору підходящих записів.
Початок роботи з Microsoft Office Access
Якщо запустити програму Office Access 2007 натисканням кнопки Пуск або клацання ярлика (але не бази даних), відображається сторінка Початок роботи з Microsoft Office Access. На цій сторінці вказано, з чого можна почати роботу в Office Access 2007. Наприклад, можна створити нову пусту базу даних, створити базу даних на основі шаблону або відкрити останню базу даних (якщо перед цим відкривалися бази даних).