Упражнение № 4. Разработка отчета

Задачи и упражнения

Создание БД, ввод и редактирование данных

Упражнение № 1. Формирование структуры таблицы

Создать новую базу данных — сведения о студентах вашего потока. Для этого выполнить следующие действия:

1. Запустить MS Access.

2. При запуске появится диалоговое окно, в котором надо выбрать строку Новая база данных.

Примечание. Если Вы в пункте 2 отказались от диалогового окна, то далее выполните следующие действия для создания новой базы данных:

• нажмите кнопку Создать на панели инструментов или воспользуйтесь пунктом меню Файл\Создать;

• в появившемся диалоговом окне Создание выберите вкладку Общие;

• щелкните по пиктограмме Новая_база_данных и подтвердите выбор.

3. В окне Файл новой базы данных указать имя новой БД (например, «Деканат ») в поле ввода Имя файла и сохранить в нужной папке. Нажать кнопку Создать.

4. В появившемся окне База данных активизировать вкладку Таблицы и щелкнуть по кнопке Создать.

5. Создать таблицу, воспользовавшись Конструктором. В окне Новая таблица выбрать пункт Конструктор и подтвердить выбор.

6. Определить поля таблицы

Поле	Тип поля	Размер поля
Номер	Текстовое
Фамилия	Текстовое
Имя	Текстовое
Отчество	Текстовое
Дата рождения	Дата	Краткий формат
Группа	Текстовое
Домашний адрес	Текстовое

В появившемся окне создать поля базы данных, согласно следующей таблице.

Для ввода типа поля использовать значок всплывающего меню, который появляется при установке курсора в столбец Тип данных.

7. Определить первичный ключ для таблицы. В данной таблице ключевым является поле Номер. Чтобы сделать поле ключевым, выделить его и выбрать меню Правка\Ключевое_поле или нажать кнопку Ключевое_поле на панели инструментов.

При этом слева от имени ключевого поля таблицы появится изображение ключа.

8. Закрыть заполненную таблицу.

9. Сохранить ее под именем ФИЗИКИ.

Упражнение № 2. Ввод и редактирование данных

1. В окне База данных появилось имя сохраненной таблицы. Для того чтобы вводить

данные, надо открыть ее в режиме таблицы. Щелкнуть на кнопку Открыть.

(Если Вам необходимо внести изменения в структуру созданной таблицы, необходимо нажать на кнопку Конструктор.)

2. Занести в таблицу 6 — 7 записей. Для поля Группа использовать номера 56, 57, 58.

3. Отредактировать введенные в таблицу данные: заменить во второй записи фамилию.

4. В поле Дата рождения изменить в первой записи год рождения.

5. Удалить последнюю запись в таблице. Для этого нужно выделить ее: установить курсор мыши к левой границе таблицы до изменения его в виде стрелки, направленной вправо, щелкнуть мышью и нажать клавишу Delete.

6. Добавить еще две записи.

7. Сохранить таблицу и закрыть ее.

Упражнение № 3. Разработка однотабличных пользовательских форм

Данные в таблицу БД удобнее вводить, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка (формы). Такой способ позволяет видеть на экране все данные одной записи.

Создать однотабличную пользовательскую форму для ввода и редактирования данных в ранее созданную таблицу. Для этого выполнить следующее:

1. В окне База_данных активизировать вкладку Форма.

2. В том же окне нажать кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новая_форма выбрать строку Мастер и выбрать в качестве источника данных имя таблицы ФИЗИКИ, подтвердить выбор.

4. В появившемся окне выбрать поля для создаваемой формы (выберем все имеющиеся).

5. Дальнейшие действия выполнить самостоятельно (стиль формы выбрать — Обычная).

6. Добавить в таблицу 1 — 2 записи в режиме формы.

7. Познакомиться с возможностями перемещения в таблице, представленной в виде формы (переместиться на следующую запись и обратно, к первой записи, к последней записи, новая запись).

8. Закрыть окно формы.

9. Открыть таблицу ФИЗИКИ и просмотреть добавленные записи в таблице.

10. Закрыть таблицу, выйти в окно База_данных.

Упражнение № 4. Разработка отчета

1. В окне База данных активизировать вкладку Отчеты и щелкнуть кнопку Создать.

2. С помощью Мастера отчетов создать отчет для вывода сведений о студентах группы, выбрать для отчета следующие поля: Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения.

В качестве источника данных использовать таблицу ФИЗИКИ. При создании отчета использовать сортировку по полю Фамилия, вид отчета Табличный, стиль Строгий.

Ввести имя отчета (по умолчанию Access вводит имя таблицы-источника).

3. Закрыть отчет и выйти в окно База данных.