Создание итогового запроса

Если полностью заполнить данными таблицу Комплектующие, введя параметры всех компонентов, входящих в сборочную спецификацию персонального компьютера, то можно узнать, во что обходится себестоимость комплектующих узлов. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся помощью бланка запроса по образцу.

Предположим, что малое предприятие собирает компьютеры трех классов: «Элитный», «Деловой» и «Экономичный». Несмотря на то что архитектура у всех компьютеров близка, их компоненты заметно отличаются по цене и техническим параметрам. Соответственно, имеются значительные отличия в цене этих трех моделей, что важно для захвата разных секторов рынка. Наша задача — подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять цену каждой из моделей компьютеров и динамично ее отслеживать при изменении входящих компонентов или их поставщиков.

Запустите программу Microsoft Access 2000 (Пуск > Программы > Microsoft Access)

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Комплектующие и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Комплектующие: база данных откройте панель Таблицы. Выберите таблицу Комплектующие.

Щелчком на значке Конструктороткройте таблицу в режиме проектирования - нам это необходимо для создания дополнительного поля Класс, в котором буду храниться данные о том, для какого класса изделий предназначены компоненты

5. В начало структуры таблицы вставьте новое поле. Для этого выделите первое поле (Компонент) и нажмите клавишу INSERT.

6. Введите имя нового поля — Класси определите его тип — Текстовый.

'7. Закройте окно Конструктора. При закрытии подтвердите необходимость изменить структуру таблицы.

8. Откройте таблицу Комплектующиеи наполните ее содержанием, введя для этого класса данные по следующим изделиям:

• Материнская плата;

• Процессор;

• Оперативная память;

• Жесткий диск;

• Корпус;

• Дисковод CD-RОМ;

• Дисковод гибких дисков;

• Видеоадаптер;

• Звуковая карта;

• Клавиатура;

• Мышь.

Цены на эти изделия для каждого класса проставьте произвольно. Прочие поля таблицы можно не заполнять — в формировании итогового запроса они участвовать не будут.

9. Закройте таблицу Комплектующие.

10. Откройте панель Запросыщелчком на одноименной кнопке окна Комплектующие: база данных.

11. Выполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Комплектующие, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

12. В бланк запроса по образцу введите следующие поля таблицы Комплектующие: Класс, Компонент, Цена.

13. Для поля Класс включите сортировку по возрастанию. Включите также сортировку по полю Цена, но на этот раз — по убыванию.

14. На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид > Групповые операции).

Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

15. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае Класс), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкните в этой строке — появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.

16. Для поля Цена выберите итоговую функциюSum для определения с изделия как суммы стоимостей комплектующих.

17. Для поля Компонент выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество записей, вошедших в группу. В нашем случае это количество узлов, из которых собран компьютер.

18. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Расчет стоимости изделия. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

19. Закройте все объекты базы данных. Завершите работу с программой Microsoft Access.