Создание отчета с помощью мастера

Для создания отчета с помощью мастера по разработке отчетов, необходимо:

1. Выбрать объект Отчетыи меню Создание отчета с помощью мастера.

2. В окне Создание отчета выбрать таблицу или запрос, на основе которых будет построен отчет (рис. 2.168), – таблицу Всего начислено. В ней выбрать поля Должность, Фамилия и ВсегоНачислено. Нажать кнопку Далее.

Рис. 2.168. Выбор таблицы или запроса для отчета

3. Добавить уровень группировки, выделив поле Фамилия, и нажать кнопку Далее (рис. 2.169).

Рис. 2.169. Выбор уровня отчета

4. Для сортировки данных по возрастанию или убыванию необходимо выбрать поле ВсегоНачислено и сортировку по возрастанию(рис. 2.170). Здесь же нажать кнопку Итоги… и выбрать суммирование для данных (рис. 2.171). Нажать кнопку Далее.

Рис. 2.170. Выбор порядка сортировки

Рис. 2.171. Вычисление итоговых значений

5. Выбрать макет для отчета и ориентацию страницы для печати: макет – структура1, ориентация – книжная и нажать кнопку Далее (рис. 2.172).

6. Выбрать стиль для отчета – Полужирный и нажать кнопку Далее (рис. 2.173).

Рис. 2.172. Выбор макета для отчета

Рис. 2.173. Выбор стиля для отчета

7. Последний шаг – задать имя отчета. По умолчанию, MS Access предлагает точно такое имя, как у таблицы или запроса, на основе которых строится данный отчет. Оставить имя – Всего начислено и нажать кнопку Готово.

8. Откроется отчет, аналогичный изображенному на рис. 2.174.

Рис. 2.174. Отчет, построенный с помощью мастера

Для корректировки отчета открыть режим конструктора и внести необходимые изменения.

ПРИМЕР 5. В MS Access можно создавать Автоотчеты, которые аналогичны мастеру, только они выполняются без пошаговых инструкций. Существуют автоотчеты двух типов – ленточный и в столбец.

Чтобы построить Автоотчет для таблицы Должности, надо:

1. Выделить таблицу Должности.

2. Выбрать пункт меню Вставка команду Отчет.

3. В открывшемся окне (рис. 2.164) выбрать вариант Автоотчет в столбец и нажать на кнопку ОК.

4. На экран будет выведен отчет Должности (рис. 2.175).

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА ПЗ-5

ВНИМАНИЕ! Если в названии файла/папки присутствует Фамилия, писать
свою фамилию.

В папке УПз-61 Фамилия создать файл отчета по практическому занятию № 5 (например: УПз-61 ПЗ-5 Иванов.doc ).

Скопировать практическое задание в файл отчета.

1. Открыть свою базу данных Кадры Фамилия (файл MS Access Кадры Фамилия.mdb созданный на предыдущих ПЗ), открыть список форм.

(Снимок экрана – База данных – Формы)

2. С помощью конструктора создать форму Должности. Порядок создания формы описан в пунктах 1…8 Примера 1 теоретического вопроса №2, стр. 6-7 Практического занятия.

(Снимок экрана – Форма Должности – Конструктор)

3. Установить свойства поля КодДолжности (Пример 2, теоретический вопрос 2, стр. 7)

(Снимок экрана – Форма Должности – Конструктор, Свойства поля)

4. Установить по своему выбору шрифт, размер и цвет шрифта названия формы (в окне свойств надписи закладка Макет). Порядок установки описан в пункте Определение свойств подписи теоретического вопроса №2, стр. 8.

(Снимок экрана – Форма Должности – Конструктор, Свойства надписи – Макет)

5. Установить по своему выбору цвет заливки области данных формы (в окне свойств области данных закладка Макет). Порядок установки описан в пунктах Определение свойств формы и Изменение палитры формы теоретического вопроса №2, стр. 8.

(Снимок экрана – Форма Должности – Конструктор, Свойства области данных – Макет)

6. Сохранить форму под именем Должности. Открыть форму Должности.

(Снимок экрана – Форма Должности – Форма)

7. С помощью мастера создать форму Отделы (Пример 3, теоретический вопрос 3, стр. 9)

(Снимки экрана КАЖДОГО ШАГА мастера создания формы Отделы)

(Снимок экрана – Форма Отделы – Конструктор)

(Снимок экрана – Форма Отделы – Форма)

4. Самостоятельно помощью мастера создать форму Сотрудники, в которую внести все поля таблицы Сотрудники, а также поле Должность из таблицы Должности и поле НазваниеОтдела из таблицы Отделы.

(Снимки экрана каждого шага мастера создания формы Сотрудники)

(Снимок экрана – Форма Сотрудники – Конструктор)

(Снимок экрана – Форма Сотрудники – Форма)

6. Открыть в окне База данных список форм

(Снимок экрана – База данных – Формы)

7. Открыть в окне База данных список отчетов

(Снимок экрана – База данных – Отчеты)

8. Построить отчет Штатное расписание(Пример 4, теоретический вопрос 4, стр. 11)

(Снимки экрана КАЖДОГО ШАГА создания отчета Штатное расписание)

(Снимок экрана – отчет Штатное расписание– Конструктор)

(Снимок экрана – отчет Штатное расписание– Отчет)

9. Построить Автоотчет ленточный для таблицы Должности (Пример 5, теоретический вопрос 5, стр. 16)

(Снимки экрана КАЖДОГО ШАГА создания отчета Автоотчет ленточный)

(Снимок экрана – отчет Автоотчет ленточный– Конструктор)

(Снимок экрана – отчет Автоотчет ленточный– Отчет)

10. Самостоятельно с помощью мастера построить отчет Прием на работупо запросу на выборку Запрос о приеме на работу. Создание отчетов с помощью мастера описано в материале теоретического вопроса 5 практического занятия (стр. 13).

(Снимки экрана каждого шага создания отчета Прием на работу)

(Снимок экрана – отчет Прием на работу– Конструктор)

(Снимок экрана – отчет Прием на работу– Отчет)

11. Открыть в окне База данных список отчетов

(Снимок экрана – База данных – Отчеты)

Сохранить рабочие документы (файлы).

Скопировать рабочие файлы на USB-накопитель.

Представить преподавателю работу (файлы) для проверки или выслать на электронную почту [email protected]