Предлагаемые задания и инструкции к ним

1.2. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ

Задание 1.2.1. Создать структуру таблицыСВЕДЕНИЯ, которая представлена на рис. 1.1.

Рис. 1.1

Для СОЗДАНИЯ ТАБЛИЦЫ достаточно:

1.Открыть MS Access. В появившимся окне щелкнуть на пиктограмме Новая база данных. В правой части окна Access появится панель, заращивающая имя новой базы данных. Присвоить базе данных имя СТУДЕНТЫ и нажать Создать.

Рис.1.2

2. Войти в режим Конструктора, найдя на ленте вкладку Главная, щелкнув по Режим/Конструктор.

Рис.1.3

В результате произведенных действий откроется следующее окно:

Рис.1.4

1. Введем в режиме конструктора данные согласно таблице1.1 (см. ниже):

Таблица 1. 1.

Имя поля	Тип поля	Свойства поля, которые будем изменять	Новые значения свойств поля
Ключевое поле НОМ_ЗАЧ	Числовой	-	-
ФАМИЛИЯ	Текстовый	Размер
Подпись	ФАМИЛИЯ
Обязательное поле	ДА
ИМЯ	Текстовый	Размер
Обязательное поле	ДА
ОТЧЕСТВО	Текстовый	Размер
Подпись	Отчество
Обязательное поле	ДА
ДАТ_РОЖД	Дата/Время	Формат поля	Краткий формат даты
Маска ввода	99.99.99
СЕМ_ПОЛ	Текстовый	Размер
ЧТО_ ОКОН	Текстовый	Размер
ОБУЧ	Логический	Подпись	ОБУЧЕНИЕ ПЛАТНОЕ (Да/Нет)
ПЛАТА	Гиперссылка	Подпись	ПЛАТА ЗА ОБУЧЕНИЕ
Телефон	Числовой	Размер	Длинное целое
Маска ввода	999-99-99
Подпись	Поле объекта ОLE	Подпись	ОБРАЗЕЦ ПОДПИСИ

ПОЯСНЕНИЯ К ТАБЛИЦЕ:

В таблице СВЕДЕНИЯполе НОМ_ЗАЧ является ключевым.

Поля ФАМ, ИМЯ и ОТЧ в таблице обязательно заполняются, поэтому для них задается значение Да всвойстве "Обязательное поле".

Для удобства ввода значений полей ДАТ_РОЖ и ТЕЛ предусмотрено использование маски ввода.

Поле ОБУЧ принимает только два значения – Да или Нет и для него следует задать тип – логический.

Поле ПЛАТАпозволяет определить размер платы за обучение на текущий момент в зависимости от формы обучения. Данные о размере содержатся в документе-приказе. Поэтому поле ПЛАТА должно содержать ссылку на данный документ и его тип – гиперссылка.

Поле ПОДП содержит образцы подписей студентов, являющиеся графическими объектами. Поэтому его тип - поле объекта OLE.

Для некоторых полей задаются значения свойства "Подпись". Эти значения будут в дальнейшем отображаться в качестве названий полей при просмотре объектов базы данных.

ИНСТРУКЦИЯ.

Для создания таблицы ДОСТАТОЧНО:

1) Открыть окно КОНСТРУКТОРА таблицы .

Рис. 1.5

2) В раскрывшемся диалоговом окне описать поле НОМ_ЗАЧ следующим образом:

§ ввести в столбце "Имя поля" НОМ_ЗАЧ – имя первого поля таблицы СВЕДЕНИЯ;

§ щелкнуть в столбце "Тип данных" и выбрать из раскрывающегося списка его тип Числовой.

Рис. 1.6

ВНИМАНИЕ! В разделе окна "Свойства поля" отображаются свойства, присущие данному типу, и их значения заданы по умолчанию.

Если значение некоторого свойства не совпадает со значением, принятым по умолчанию, то его можно изменить:

§ щелкнув в строке свойства и выбрав из раскрывающегося списка;

§ введя с клавиатуры;

§ задав с помощью Построителя выражений, который вызывается щелчком по кнопке с изображением трех точек.

Описать остальные поля таблицы СВЕДЕНИЯ в соответствии с табл. 1.1.

3)Закрыть окноКонструктора и на вопрос о сохранении структуры таблицы щелкнуть по кнопке Да, и переименовать имя таблицы на СВЕДЕНИЯ.

ВНИМАНИЕ!

§ При необходимости изменения структуры таблицы таблицу надо открыть ее в режиме Конструктораудобным для вас методом.

• Исходные данные на данном этапе вводить в таблицу не надо!

В результате проведенной работы должна появиться следующая таблица в режиме КОНСТРУКТОРА:

Рис.1. 7

В режиме таблицы она будет выглядеть так:

Рис.1. 8

Задание 1.2.2. Создать структуру таблицыУСПЕВАЕМОСТЬ,которая представлена на рис.1.9.

Рис.1.9.

ИНСТРУКЦИЯ.

Для создания таблицыДОСТАТОЧНО:

1. В открытой вкладке Создание, создающейся базы данных Студенты, щелкнуть по кнопке Таблица.

Рис.1.10.

2. Войти в режим Конструктора, найдя вкладку Главная, щелкнув по Режим/Конструктор. Присвоить имя таблице УСПЕВАЕМОСТЬ.

Рис.1.11.

В результате произведенных действий откроется следующее окно:

Рис.1.12.

§ Введем в Режиме Конструктора данные согласно следующей таблице 1.2.:

Таблица 1.2

Имя поля	Тип поля	Свойства поля, которые будем изменять	Новые значения свойств поля
Ключевое поле НОМ_ЗАЧ	Числовой	-	-
ГРУП	Текстовый	Размер
СЕМЕСТР	Числовой	Размер Значение по умолчанию	Байт
ОЦ_МАТ	Числовой	Размер	Байт
Условие на значение	2 OR 3 OR 4 OR 5
Сообщение об ошибке	Недопустимая оценка по математике
ОЦ_ИНФ	Числовой	Размер	Байт
Условие на значение	2 OR 3 OR 4 OR 5
Сообщение об ошибке	Недопустимая оценка по информатике
ОЦ_ЭКОН	Числовой	Размер	Байт
Условие на значение	2 OR 3 OR 4 OR 5
Сообщение об ошибке	Недопустимая оценка по экономической теории

Пояснения к таблице:

Действия по созданию таблицы проводятся аналогично действиям предыдущего пункта, исходные данные в создаваемую таблицу выбираются из ниже приведенной таблицы.

ИНСТРУКЦИЯ.

Для создания таблицы ДОСТАТОЧНО:

1) Открыть окно Конструктора таблицы и задать поля таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ– ввести их имена, указать типы, задать необходимые свойства в соответствии с выше прведенной таблицей

2)Закрыть окно Конструктора таблицы. На вопрос о сохранении структуры таблицы ответить Да.

В результате проведенной работы должна появиться следующая таблица в режиме КОНСТРУКТОРА:

Рис.1.13.

В режиме таблицы она будет выглядеть так:

Рис.1.14.

Задание 1.2.3.Создать структуру таблицыСПРАВОЧНИК, которая представлена в табл. 1.3.

табл. 1.3

ИНСТРУКЦИЯ

Для создания таблицыДОСТАТОЧНО:

1. В открытой вкладке Создание, создающейся базы данных Студенты, щелкнуть по кнопке Таблица.

Рис.1.15.

2. Войти в режим Конструктора, найдя вкладку Главная, щелкнув по Режим/Конструктор. Присвоить имя таблице СПРАВОЧНИК.

Рис.1.16.

В результате произведенных действий откроется следующее окно:

Рис.1.17.

§ Ввести в режиме конструктора данные согласно следующей таблице 1.4.

Таблица 1.4

Имя поля	Тип поля	Свойства поля, которые будем изменять	Новые значения свойств поля
Ключевое поле КОД_НАЧ	Числовой	размер	байт
ВИД_НАЧ	Текстовый	Размер

Пояснения к таблице.

Действия по созданию таблицы проводятся аналогично действиям пункта 1.2.1.

ИНСТРУКЦИЯ

ДЛЯ создания таблицы ДОСТАТОЧНО:

1) Открыть окно Конструктора таблицы и задать поля таблицы СПРАВОЧНИК в соответствии с выше приведенной таблицей, пользуясь указаниями к выполнению задания 1.2.1. По завершении работы закрыть окно Конструктора таблицы и сохранить структуру таблицы с именем СПРАВОЧНИК.

В результате проведенной работы должна появиться следующая таблица в режиме КОНСТРУКТОРА

Рис.1.18

В режиме таблицы она будет выглядеть так:

Рис.1.20

Задание 1.2.4.Создать структуру таблицыНАЧИСЛЕНИЯ,которая представлена на рис. 1.25

ИНСТРУКЦИЯ

Для СОЗДАНИЯ ТАБЛИЦЫ достаточно:

1. В открытой вкладке Создание, создающейся базы данных Студенты, щелкнуть по кнопке Таблица.

Рис.1.21

§ Войти в режимКонструктора,найдя вкладкуГлавная,щелкнув по Режим/Конструктор. Присвоить имя таблице НАЧИСЛЕНИЯ.

Рис.1.22

В результате произведенных действий откроется следующее окно:

Рис.1.23

§ Введем в режиме конструктора данные согласно таблице 1.5:

Таблица 1.5

Имя поля	Тип поля	Свойства поля, которые будем изменять	Новые значения свойств поля
НОМ_ЗАЧ	Числовой	Индексированное поле	Да (Допускаются совпадения )
КОД_НАЧ	Мастер подстановок	Индексированное поле	Да (Допускаются совпадения )
СУММА	Денежный	-	-
ЗА_МЕСЯЦ	Текстовый	Размер

Пояснения к таблице

Действия по созданию таблицы проводятся аналогично действиям пункта 1.2.1, исходные данные в создаваемую таблицу выбираются из ниже приведенной таблицы.

Заметим, что:

1.Связь между таблицами УСПЕВАЕМОСТЬ и НАЧИСЛЕНИЯпо полю НОМ_ЗАЧ имеет тип 1:М.

2.Связь между таблицами СПРАВОЧНИК и НАЧИСЛЕНИЯ по полю КОД_НАЧ имеет тип 1:М

3.Чтобы в дальнейшем при заполнении таблицы НАЧИСЛЕНИЯ значения поля КОД_НАЧ можно было выбирать из списка значений этого поля в таблице СПРАВОЧНИК, целесообразно задать тип поля КОД_НАЧ – Мастер подстановок.

ИНСТРУКЦИЯ НЕобходитмо проиллюстрировать все эти моменты экранами.

Для создания таблицы ДОСТАТОЧНО

1) Открыть окно Конструктора таблицы и задать поля таблицы НАЧИСЛЕНИЯ в соответствии с выше приведенной таблицей руководствуясь указаниями к выполнению задания 1.2.1.

2) После выбора для поля КОД_НАЧ типа Мастер подстановок загрузится Мастер подстановок и будут заданы такие же тип поля и свойства поля, что и в таблице СПРАВОЧНИК (в частности, тип – числовой, размер – байт).

Рис.1.24

Тогда в окне Создание подстановки:

a) На первом шаге Мастера переключатель выставить в положении Объект "столбец подстановки". Онбудет использовать значения из таблицы или запроса.

Рис.1.25

b) На втором шаге выбрать таблицу СПРАВОЧНИК.

Рис.1.26

c) На третьем шаге из списка "Доступные поля"поле КОД_НАЧ переместить в список "Выбранные поля" с помощью соответствующей кнопки.

Рис.1.27

d) На четвертом шаге нажимаем Далее.

Рис.1.28

e) На пятом шаге оставить предлагаемую ширину столбца КОД_НАЧ.

Рис.1.29

f) На шестом шаге оставить предлагаемую подпись поля.

Рис.1.30

g) В появившемся окне Создание подстановки на вопрос Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Выполнить это сейчас? ответить Да.

Рис.1.31

h) Продолжить описание полей.

i) По завершении закрыть окно Конструктора таблицы и на вопрос о сохранении структуры таблицы ответить Да.

В результате проведенной работы должна появиться следующая таблица в режиме КОНСТРУКТОРА.

Рис.1.32

В режиме таблицы она будет выглядеть так:

Рис. 1. 33

1.3. Установка связи между таблицами Связи не верны!

Задание 1.3.1. Установить связи между таблицами СВЕДЕНИЯ, УСПЕВАЕМОСТЬ, СПРАВОЧНИК, НАЧИСЛЕНИЯ с обеспечением целостности данных.

ИНСТРУКЦИЯ

Для установления связей ДОСТАТОЧНО:

1) Закрыть (если они не закрыты) таблицы, между которыми устанавливаются связи.

2) Открыть вкладку Работа с Базами Данных и щелкнуть по кнопке Схема данных. Появится окно Схема данных с отображением списков полей таблиц СПРАВОЧНИК и НАЧИСЛЕНИЯ и линии связи их по полю КОД_НАЧ. Связь была создана в результате работы Мастера подстановок;

Рис. 1. 34

1. Щелкнуть по правой кнопке мыши и выбрать кнопке Добавить таблицу.

Рис. 1. 35

1. В окне Добавление таблицы выделить таблицу СВЕДЕНИЯ и щелкнуть по кнопке Добавить, выделить таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ, вновь щелкнуть по кнопке Добавить а затем по кнопке Закрыть.

Рис. 1. 36

ВНИМАНИЕ!

§ Если нужно удалить из окна Схема данных лишний список полей таблицы, не связанной с другими таблицами, достаточно щелкнуть по нему и нажать на клавишу Delete.

§ В случае удаления связанной таблицы прежде удаляют линии связи, а затем список полей таблицы.

§ Для удаления линии связи достаточно ее выделить (она становится жирной), ввести команду Правка/Удалить и подтвердить удаление.

3).Установить связь между таблицами СВЕДЕНИЯ и УСПЕВАЕМОСТЬ.

Для этого ДОСТАТОЧНО:

а) в окне Схема данных перетащить ключевое поле НОМ_ЗАЧ из главной таблицы СВЕДЕНИЯна поле НОМ_ЗАЧ подчиненной таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ;

б) в окне Изменение связей установить флажки "Обеспечение целостности данных", "Каскадное обновление связанных полей" и "Каскадное удаление связанных записей"

Окно Изменение связи будет иметь следующий вид:

Рис. 1. 37

Тип связи 1:1 между таблицами СВЕДЕНИЯи УСПЕВАЕМОСТЬ определился автоматически, исходя из произведенного описания поля НОМ_ЗАЧ в этих таблицах.

4).В окне Изменение связей щелкнуть по кнопке Создать.

ВНИМАНИЕ! Из окна Изменение связей при помощи кнопки Объединение можно открыть окно Параметры объединения. В этом окне можно выбрать нужный способ объединения записей связываемых таблиц.

Рис. 1. 38

Для всех таблиц принимаем первый способ, задаваемый по умолчанию.

5). Аналогично предыдущему установить связь между таблицами УСПЕВАЕМОСТЬ и НАЧИСЛЕНИЯ по полю НОМ_ЗАЧ.

6). Изменим связь между таблицами СПРАВОЧНИК и НАЧИСЛЕНИЯ.

Для этогоДОСТАТОЧНО

• задать требование обеспечения целостности данных и каскадные операции:. выделить линию связи и ввести команду Связи/Изменить связь.
• В окне Изменение связей выставить соответствующие флажки. После установки связей между таблицами окно Схема данных будет иметь следующий вид:

Рис. 1. 39

7). Закрыть окно Схема данных.На вопрос о сохранении ответитьДа.

Задание 1.4.1.Заполнить таблицу СВЕДЕНИЯ данными, приведенными в ниже приведенной таблице:

Рис. 1. 40

ИНСТРУКЦИЯ.

Для заполнения таблицы ДОСТАТОЧНО:

1) Открыть таблицу СВЕДЕНИЯ в режиме таблицы.

2) Ввести записи таблицы: в числовые и текстовые поля НОМ_ЗАЧ, ФАМ, ИМЯ, ОТЧ, СЕМ_ПОЛ, ЧТО_ОКОН,ТЕЛ, а также поле ДАТ_РОЖ типа Дата/время значения вводятся с клавиатуры.

3) В логическом поле ОБУЧ поставить флажок только для студентов, обучающихся платно.

4) Для студентов, обучающихся платно в поле ПЛАТА создать гиперссылку – ссылку на документ "Приказ", который хранится в папке Public на сервере.

Для этого ДОСТАТОЧНО:

а) щелкнуть в поле ПЛАТА и ввести команду Вставка/Гиперссылка;

в окне Добавление гиперссылки в поле "Текст:" ввести Прикази нажать кнопку Файл;

б) в окне Связать с файлом через папку Public выбираем файл с документом "Приказ" и щелкнуть по кнопке ОК;

в) в окне Добавление гиперссылки щелкнуть по кнопке ОК;

5) В поле ПОДП, которое является полем объекта OLE, создать точечный рисунок – образец подписи.

Для этого ДОСТАТОЧНО:

а) щелкнуть в поле ПОДПи ввести команду Вставка/Объект.

б) в окне Вставка объекта оставить переключатель в положении Создать новый, из списка "Тип объекта" выбрать Точечный рисунок. и щелкнуть по кнопкеОК. Загрузится графический редактор Paint; выполнить нужный рисунок, закрыть редактор.

в) По завершении заполнения таблицы закрыть ее окно.

Задание 1.4.2. Заполнить таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ данными, приведенными в ниже приведенной таблице:

Рис. 1. 41

ИНСТРУКЦИЯ

Для Выполнения задания ДОСТАТОЧНО:

Открыть таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ в режиме таблицы и заполнить ее данными. После ввода всех данных закройте окно таблицы.

Задание 1.4.3. Заполнить таблицу СПРАВОЧНИК данными, приведенными в ниже приведенной таблице.

Рис. 1. 42

ИНСТРУКЦИЯ

Для Выполнения задания ДОСТАТОЧНО:

Открыть таблицу СПРАВОЧНИКв режиме таблицы и заполнить ее данными. После ввода всех данных закройте окно таблицы.

Задание 1.4.4.Заполнить таблицу НАЧИСЛЕНИЯ данными, приведенными в ниже приведенной таблице.

Рис. 1. 43

ИНСТРУКЦИЯ

Для Выполнения задания ДОСТАТОЧНО:

Открыть таблицу НАЧИСЛЕНИЯ в режиме таблицы и заполнить ее данными. После ввода всех данных закрыть окно таблицы.

Корректировка базы данных

Задание 1.5.1. Заменить в базе данных СТУДЕНТЫномер зачетной книжки студента ИВАНОВА Максима Ивановича 200301 на 200311.

Для этого достаточно:

а) изменить номер зачетной книжки 200301 на 200311 для студента ИВАНОВА Максима Ивановича в таблице СВЕДЕНИЯ,открыв ее в Режиме таблицыи и изменив номер зачетной книжки.

б) Закрыть окно таблицы СВЕДЕНИЯ.

в) Открыть таблицы УСПЕВАЕМОСТЬ и НАЧИСЛЕНИЯ.Проверить произведена ли замена номера зачетной книжки.

Задание 1.5.2. Добавить в таблицу СВЕДЕНИЯ и в таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ запись со значением поля НОМ_ЗАЧ 200321. В качестве значений остальных полей ввести данные о себе.

Для этого ДОСТАТОЧНО:

а) добавление данных произвести в главной таблице СВЕДЕНИЯ

б) добавление данных произвести затем в таблице УСПЕВАЕМОСТЬ.

Ввод данных осуществляется аналогично предыдущему пункту.

Задание 1.5.3. Удалить из базы данных СТУДЕНТЫсведения о себе.

Для этого ДОСТАТОЧНО:

а) произвести удаление записи с данными о себе только в главной таблице СВЕДЕНИЯ: открыть таблицу СВЕДЕНИЯ в режиме таблицы.

б) сделать активной запись с номером зачетной книжки 200321 и выбрать команду Правка/Удалить запись.

в)закрыть таблицу СВЕДЕНИЯ.

г) открыть таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ в режиме таблицы и проверить отсутствие записи с номером зачетной книжки 200321.

д) закрыть таблицу УСПЕВАЕМОСТЬ.

Работа с таблицей