Создание отчета с помощью Мастера

Структура урока

I. Организационный этап

II. Актуализация опорных знаний

III. Формирование практических умений и навыков

IV. Подведение итогов урока

V. Домашнее задание

Ход урока

I. ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ЭТАП ююююююююююююююююююююююююююююююююююььььььььюю

На прошлом уроке мы изучали теоретический материал о БД и СУБД. Сегодня мы будем самостоятельно создавать таблицы - основной атрибут современной СУБД.

II. Актуализация опорных знаний бббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббббб

ббббббБлицопрос

III. Формирование практических умений и навыков тттттттттттттттттттттттттттттттттттт

Задание 1

1. Запустите MS Access 2003 и откройте созданную на прошлом занятии базу данных. Выберите объект Формы и откройте Ученики.
Предположим, что в вашей базе данных накопилось довольно много адресатов и необходимо найти одного из них. Вы точно помните имя, остальная информация для вас довольно расплывчата. Возможно, увидев фамилию или адрес, вы вспомните тот ли этот человек или нет. Как быть?
Можно пролистать все записи и искать нужного адресата, но представьте, что у вас накопилось порядка сотни записей, а если больше? То поиск займет много времени.
Средствами MS Access 2003 можно организовать поиск наиболее эффективнее.

2. Установите курсор в поле Имя.

3. Выполните команду Найти... меню Правка или воспользуйтесь кнопкой панели инструментов Если открывшееся окно диалога Поиск и замена загораживает форму, обязательно "отодвиньте" его, чтобы можно было прочитать данные формы.

4. В качестве образца поиска введите имя, которое хотите найти. Выберите имя, которое повторяется в ваших записях (Андрей). Нажмите кнопку Найти далее.
В вашей форме, расположенной "под" окном Поиска и замены, на первом плане будет размещена запись с соответствующим именем. Читайте, тот ли это адресат. Если не тот, то нажмите кнопку Найти далее, и программа найдет еще одного адресата с таким же именем (если он есть). Таким образом, можно просмотреть всех адресатов с выбранным именем и найти нужного.

5. Если вы нашли своего адресата, окно диалога Поиск и замена можно закрыть.
Поиск осуществляется только среди данных поля Имя (того поля, в который предварительно установлен курсор). Область поиска мы можем задать с помощью поля Поиск в:, выбрав из списка.
Кроме того, вы имеете возможность выбрать различные варианты совпадения с образцом.

В раскрывающемся списке Совпадение можно выбрать одну из трех возможностей:
1) С любой частью поля — совпадения с образцом ищутся в любой части содержимого поля. Например, для образца "Ира" будут найдены "Кира" и "Ираида".
2) Поля целиком — будут обнаружены поля, содержимое которых полностью совпадает с образцом.
3) С начала поля — ищутся совпадения с образцом с начала содержимого поля. Например, для образца "Ира" будет найдена "Ираида", но не "Кира".
Также существует возможность определить направление поиска в поле Просмотр:
1) Вверх — от текущей записи к первой.
2) Вниз — от текущей записи к последней.
Если вы хотите организовать поиск с учетом регистра символов, то установите соответствующий флажок. В этом случае, при введенном образце "Ира" не будут обнаружены "ира" или "ИРА".

Задание 2

Способ, рассмотренный в Задании 1, не всегда рациональный. Проще было бы увидеть список сразу всех адресатов, имеющих нужное имя. Сделать это можно с помощью фильтра.
Фильтр – это набор условий, предназначенный для отбора записей или их сортировки.

1. Представьте Форму в режиме Таблицы.

2. Выполните команду Записи – Фильтр – Расширенный фильтр
В верхней части окна Фильтр выводится список полей таблицы Адреса. В нижней части окна фильтра выводится бланк, в который вводятся условия отбора.

3. Укажите в поле Имя, для которого задается условие отбора из списка:

• Его можно перетащить мышью из списка полей в первую ячейку первой строки бланка фильтра;
• Можно дважды щелкнуть по имени поля в списке полей;
• Щелкнуть мышью в первой ячейке бланка фильтра и выбрать поле в раскрывающимся списке.

4. Введите условие отбора для включенного в бланк поля. То есть введите образец совпадения (имя, которое мы ищем – Андрей).

5. Далее созданный фильтр нужно применить к записям формы. Для этого выполните команду Записи – Применить фильтр или нажмите кнопку на панели инструментов . Результатом явится список всех людей, имеющих заданное имя. Когда такой список перед глазами намного проще разобраться, кто есть кто.

6. Если хотите вновь увидеть список всех адресатов, то вновь нажмите кнопку

7. Если же вы вновь хотите применить тот же самый фильтр, то нет необходимости вновь его настраивать, достаточно нажать кнопку

В выражениях для условий отбора допускается использование операторов шаблона.
Приведем некоторые символы шаблона.
Звездочка (*) — заменяет любую группу любых символов; может быть первым или последним символом в шаблоне. Имея условием "Вас*", будут отобраны и "Василиса", и "Василий", и "Васька". Имея условием "*ова", можно отобрать все фамилии, оканчивающиеся на "ова" — "Иванова", "Петрова" и т. д.
Знак вопроса (?) — заменяет любой один символ. Если иметь в качестве условия "М?ша", то будут отобраны и "Миша", и "Маша".
Знак номера (#) - заменяет любую одну цифру. Задав условие "1#3", найдете "103", "113", "123"...

8. Используя фильтр, получите список всех учеников, у которых фамилия начинается на К

Задание:Создание отчета с помощью Мастера. Конструктор отчета.

Если вы захотели распечатать какие-то данные из вашей базы, то, скорее всего, без отчета не обойтись.

Создание отчета с помощью Мастера

1. В окне Базы данных Adress щелкните по кнопке Отчет на панели Объекты, выберите режим создание отчета с помощью мастера.

2. В окне Создание отчетов выберите Таблица: Адреса. Выберите те поля, которые вы бы хотели включить в отчет, например: №, Фамилия, Имя, Адрес. Нажмите кнопку Далее.

3. Задайте порядок сортировки 1. Фамилия – По возрастанию. Нажмите кнопку Далее.

4. Макет отчета в один столбец, а стиль отчета выберите на свой вкус . Нажмите кнопку Далее.

5. Имя отчета будет задано автоматически Адреса. Согласитесь с ним. Нажмите кнопку Готово.

6. Перед вами отчет в режиме просмотра. Просмотрите отчет, используя полосы прокрутки.

Конструктор отчета
Возможно вам захочется внести какие-то изменения в отчет. Например, отчет занимает всего одну страницу, в этом случае хотелось бы снять нумерацию страниц.
Или возникла необходимость удалить текущую дату. В этом случае необходимо переключиться (аналогично тому, как работали с таблицей и формой) в режим конструктора отчета.

1. Закройте отчет, выбрав команду Закрыть меню Файл.

2. Если вы попали в окно База данных, сохранив предварительно отчет, то нажмите кнопку Конструктор. Если же вы сразу попали в режим конструктора, опустите предыдущий шаг.
Окно конструктора (похоже на конструктор формы) разбито на четыре области: области верхнего и нижнего колонтитулов, в которых размещаются подписи (заголовок) и поля (дата и номер страниц), область данных и область примечаний.
Для того, чтобы удалить нумерацию страниц, выделите соответствующее поле в нижнем колонтитуле и нажмите клавишу Delete или вызвав контекстное меню нажмите кнопку Вырезать.
Таким же образом удалите текущую дату самостоятельно.
Просмотрите отчет, выбрав для этого команду Предварительный просмотрменю Файл или кнопку панели инструментов

В режиме конструктора можно, выделив соответствующие элементы выбирать:
• шрифт,
• размер шрифта,
• стиль начертания символов,
• выравнивание.

Для этого используют те же самые кнопки панели инструментов, что и в Microsoft Word, Microsoft Excel и т.д.

1. Записи в таблице можно отсортировать. Для этого:

• выделите столбец, по которому будет производиться сортировка (в режиме формы выделите поле);
• выберите в меню Записи команду Быстрая сортировка и По возрастанию или По убыванию в подменю. Можно нажать одну из кнопок панели инструментов
По возрастанию По убыванию

2. Для того чтобы вернуться в режим формы нужно выполнить команду Вид – Режим Формы

3. Отсортируйте записи таким образом, чтобы имена располагались по алфавиту. Переключитесь в режим Формы и проверьте, сохраняется ли режим записей.