Создание с помощью Мастера

В случае использования Мастера отчетов при создании нового отчета можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов (при условии, что в Access уже за­даны отношения между этими таблицами и запросами).

Создайте новый отчет по таблице или запросу с помощью Мастера и выполните следующие действия:

1. Откройте требуемую ИС_учета_успеваемости.

2. В области переходов щелкните название того объекта базы данных таблицу Электронный журнал и запрос_1 (который вы создали).

3. Щелкните вкладку Создание.

4. В группе Отчетыщелкните кнопку Мастер отчетов. На экране появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (см. рис. 18), в котором выберите исходную таблицу или запрос и переместите набор полей для нового отчета.

Рис. 18– Окно мастера отчетов

5. В списке Доступные поля отметьте поля таблицы и запроса, которые должны быть включены в новый отчет. Если вы хотите использовать весь набор полей исходной таблицы, щелкните кнопку . Чтобы выбрать только часть полей таблицы, щелкните каждое требуемое поле и нажмите кнопку для его переноса в список Выбранные поля (рис.18) и щелкните Далее.

6. В следующем окне мастера выберите вид представления по своему усмотрению и щелкните Далее.

7.В следующем окне Мастера (см. рис. 19), Добавить уровни группировки. Выберите один из видов представления данных, предложенных в окне Мастера. Для просмотра образца представления данных щелкните имя представления в списке. Выбранный образец будет показан в правой части окна Мастера. Выбирайте уровни группировки отчета следующим образом:

- чтобы добавить уровень группировки по полю, щелкните название поля в списке доступных полей и нажмите кнопку ;

- чтобы изменить порядок уровней группировки, используйте кнопку для перемещения уровня группировки на одну позицию вверх или кнопку для перемещения на одну позицию вниз;

- чтобы удалить уровень группировки по полю, щелкните название уровня на образце представления данных отчета и нажмите кнопку (см. рис.19). Нажмите кнопкуДалее. На экране появится третье окно Мастера.

Рис. 19 – Уровни группирования

8. На экране появится четвертое окно Мастера (см. рис. 20).

В котором, становите порядок сортировки данных отчета. В окне Мастера вы можете выбрать до четырех полей сортировки, установив сортировку по возрастанию или по убыванию в каждом из отмеченных полей. Чтобы установить сортировку данных по какому-либо полю, раскройте список и щелкните название поля. По умолчанию данные в поле сортируются по возрастанию, для выбора сортировки по убыванию щелкните кнопку По возрастанию, расположенную справа от списка (при этом ее название изменится на По убыванию).

Нажмите кнопку Итоги,в открывшемся диалоговом окне поставить галочки Сумма, минимум, максимум, проверить что бы была активирована радиокнопкаДанные и итоги(см.рис.20). Нажмите кнопкуДалее.

Рис. 20 – Выбор порядка сортировки

9. Появится окно Вид макета. В группе Макет выберите вид макета отчета, отметив один из предложенных вариантов (рис.21):

-Ступенчатый - при установке этого переключателя новый отчет будет оформлен по макету «Ступенчатый»;

- Блок- при установке этого переключателя новый отчет будет оформлен по макету «Блок»;

- Структура - при установке этого переключателя новый отчет будет оформлен по макету «Структура».

Рис. 21 - Вид макета

Отставьте макет Ступенчатый, предложенный по умолчанию и ориентация - книжная. Снимите флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице. По умолчанию этот флажок установлен, и поля отчета имеют такую ширину, чтобы все они могли разместиться на одной странице. Посмотрите образец оформления отчета с выбранными настройками в левой части окна Мастера. Нажмите кнопку Далее.

10. На экране появится шестое окно Мастеравыбор стиля отчета(см. рис. 22).

Рис. 22 - Выбор стиля отчета

В предложенном списке выберите стиль оформления нового отчета Справедливость. Нажмите кнопку Далее.

11.На экране появится последнее окно Мастера (см. рис. 23).

Рис. 23 – Последнее окно мастера

Введите название нового отчета Комбинированный в верхнее поле ввода. В группе Дальнейшие действия оставьте вариант Просмотреть отчет,выбранный по умолчанию. В этом случае сразу после завершения работы Мастера можно будет просмотреть результирующий вид созданного отчета.

Нажмите кнопку Готово. Новый отчет будет сохранен в текущей базе данных. В рабочей области Access 2007 откроется окно предварительного просмотра созданного отчета (см. рис. 24).

Рис. 24 – Готовый отчет

Совет

Если по каким-то причинам вас не устраивает внешний вид чета, получившего отчета в результате работы Мастера отчетов, то вы можете подкорректировать его в Конструкторе отчетов.

Создание пустого отчета

Если ни одно из уже рассмотренных нами средств создания отчетов не поз­воляет достичь желаемого результата, можно воспользоваться инструмен­том Пустой отчет или создать требуемый отчет с помощью Конструктора отчетов.

С помощью Конструктораотчетов можно создать отчет любой сложности, но этот способ достаточно трудоемок. Пустой отчет - это очень быстрый способ создания отчета, особенно если в новом отчете долж­но содержаться небольшое количество полей.

Создайте пустой отчет для чего, выполните следую­щие действия:

Откройте требуемую базу данных Access 2007 (например, учебную базу данных Личная картотека).

1. Откройте требуемую ИС_учета_успеваемости.

3. В группе Отчеты щелкните кнопку Пустой отчет. Приложение Access 2007 создаст пустой отчет и отобразит его в режиме макета (см. рис. 25).

Рис. 25 – Отчет в режиме макета

3. В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей, содержащей поля, которые нужно включить в отчет. Если в отчете должны выводиться данные из полей нескольких таблиц, раскройте списки полей всех нужных вам таблиц. Создайте отчет по таблице БД Кадры, поэтому щелкните знак плюс перед ее названием. В результате на экране появится перечень полей таблицы Кадры (см. рис. 26).

Рис. 26 – Выбор полей для отчета

4. Добавьте в пустой макет нового отчета все нужные вам поля таблицы. Для вставки поля в отчет дваждыщелкните название этого поля в
области Список полей. Значения выбранного поля появятся в отчете.

Добавьте поля Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Уч.группа, Гражданство (см.рис.26)

6. Проведете сортировку данных в отчете. Фамилии людей в алфавитном порядке, для чего, щелкните правой кнопкой мыши название поля Фамилия и выберите команду Сортировка от А до Я в появившемся контекстном меню.

7. Настройте параметры отображения данных в отчете, воспользовавшись командами контекстной вкладки Формат (см. рис.27), расположенными в группе Шрифт.

Рис. 27 – Вкладка формат

Последовательно щелкните заголовки столбцов отчета (Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Уч.группа, Гражданство) и установите для них полужирный шрифт.

8. Добавьте в отчет дополнительные элементы,
воспользовавшись командами контекстной вкладки Формат (см. рис. 27). Для этого щелкните одну или несколько кнопок группы Элементы управления:

- Эмблема - служит для выбора изображения, которое будет использоваться в качестве эмблемы нового отчета;

- (Заголовок) - позволяет добавить или изменить заголовок нового отчета;

- (Номер страницы) - служит для вставки номеров страниц;

- (Дата и время) - добавляет в отчет элемент, отображающий текущее значение даты и / или времени;

- сетка;

-итог- рассчитать количество записей;

-номера страниц;

- добавьте поле;

9. Измените стилъ оформления отчета. Для этого перейдите на контекстную вкладку Формат, в группе Автоформат нажмите кнопку Автоформат и в раскрывшемся списке щелкните образец схемы оформления отчета -, Поток. Отчет будет отформатирован в соответствии с выбранной схемой. Результат «Готовый отчет» см. рис. 28.

Рис. 28 – Готовый отчет

10. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить готовый отчет в текущей базе данных. На экране появится окно запроса имени нового отчета. .Введите желаемое название отчета в поле Имя отчета - Быстрый и нажмите кнопку ОК. Отчет будет сохранен в базе данных, а его название появится в области переходов.