Сортировка столбцов списка

Занятие 7

Обработка данных таблицы

· Создание, редактирование и удаление пользовательских списков автозаполнения.

· Сортировка базы данных.

· Работа с формой базы данных.

· Фильтр данных при помощи автофильтра.

· Поиск и замена символов в таблице.

Пользовательские списки автозаполнения

На первом занятии вы познакомились с возможностями автозаполнения таблицы. Вы можете создать свои пользовательские списки для автозаполнения, сохранив в них последовательности данных, которые вы часто используете в работе.

Для создания нового пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервискоманду Параметры.Появится окно Параметры.

• Выбрать вкладку Списки.Диалоговое окно Параметрыпримет вид:

• Выбрать в поле Списки:элемент НОВЫЙ СПИСОКдля создания нового списка. Создать новый список можно двумя способами:

1-ый способ:

• Ввести в поле Элементы спискапользовательский список (элементы списка не должны содержать только цифры), нажимая после ввода каждого элемента клавишу Enter.

• Щелкнуть кнопку Добавитьдля сохранения введенного списка.

2-ой способ:

• Установить курсор в поле Импорт списка из ячеек.

• Выделить ячейки с данными, которые предполагается использовать в качестве списка (интервал должен быть непрерывным).

• Щелкнуть кнопку Импорт.Новый пользовательский список появится в поле Списки.

• Создавать другие пользовательские списки любым из описанных способов.

• Для завершения создания пользовательских списков и закрытия диалогового окна Параметрыщелкнуть кнопку ОК.

Обработка данных таблицы

Задание 1

Самостоятельно откройте файл exampl6.xls.

Уточните у преподавателя имя диска и папки,

в котором находится данный файл.

Создайте пользовательский список:

№, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Тел.

Введите этот список в первую строку рабочего листа,

используя автозаполнение.

Выполнение задания.

1. Откройте файл exampl6.xls.

2. Откройте меню Сервис.

3. Выберите команду Параметры.

4. Выберите вкладку Списки.

5. Выберите в списке Списки элемент НОВЫЙ СПИСОК.

6. Введите в поле Элементы спискапервый элемент - № и нажмите

клавишу Enter.

7.. Аналогично введите остальные элементы списка.

8. Щелкните кнопку Добавить.Созданный пользовательский список появится в поле Списки.

9. Щелкните кнопку ОК.

10. Введите в ячейку А1 первый элемент списка - №.

11.Протащите маркер заполнения до ячейки F1. Созданный вами пользовательский список появится в первой строке таблицы.

Вы можете отредактировать созданный вами пользовательский список или удалить его. Встроенные списки автозаполнения отредактировать или удалить нельзя. Для редактирования пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервискоманду Параметры.Появится диалоговое окно Параметры.

• Выбрать вкладку Списки.

• Выбрать в поле Спискипользовательский список, который необходимо отредактировать. Выбранный список появится в поле Элементы списка.

• Внести в поле Элементы списканужные изменения.

• Щелкнуть кнопку Добавитьдля сохранения отредактированного списка. Отредактированный список появится в поле Списки.

• Щелкнуть кнопку ОК.

Задание 2.

Измените в созданном вами пользовательском списке элемент Тел. на элемент Телефон.

Выполнение задания.

1. Откройте меню Сервис.

2. Выберите команду Параметры.

3. Выберите вкладку Списки.

4. Выберите в списке Спискисозданный вами пользовательский список. Он появится в поле Элементы списка.

5. Замените элемент Тел.на элемент Телефон.

6. Щелкните кнопку Добавить.Отредактированный список появится в поле
Списки.

7. Щелкните кнопку ОК.

Для удаления пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервискоманду Параметры.Появится диалоговое окно Параметры.

• Выбрать вкладку Списки.

• Выбрать в поле Спискипользовательский список, который необходимо удалить. Выбранный список появится в поле Элементы списка.

• Щелкнуть кнопку Удалить.

• Появится окно сообщений:

• Щелкнуть кнопку ОКдля подтверждения удаления пользовательского списка. Выбранный список будет удален из поля Списки.

• Выбрать в диалоговом окне Параметрыкнопку ОК.

Обработка данных таблицы

Обработка данных

Если таблица содержит в столбцах подобные по типу данные, то она называется списком. Список можно рассматривать как простую базу данных, в которой строки -это записи, а столбцы - поля.

Для обработки данных (сортировки, фильтрации) удобно поместить в первой строке таблицы названия столбцов (метки), отражающие их содержание. Метки столбцов лучше выделить шрифтом, отличающимся от основного шрифта таблицы, и отделить от таблицы рамкой.

Сортировка строк списка

С помощью сортировки можно переупорядочить строки в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Для того чтобы отсортировать строки в списке, нужно:

• Выделить строки, которые необходимо переупорядочить. Если нужно отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку списка. Метки столбцов автоматически исключаются из списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Сортировка.Появится окно Сортировка:

Обработка данных таблицы

· Установить в группе Идентифицировать поля пофлажок опции, определяющий, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки.

Если первая или две первые строки списка отличаются по типу данных, шрифту, подчеркиванию, выравниванию или регистру, эти строки Excel определяет как заголовки и исключает из сортировки

· Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать постолбец, по которому нужно отсортировать данные.

Установить в поле Сортировать понужный флажок опции:

По возрастанию –для сортировки от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат;

По убыванию— для сортировки от большего к меньшему, в обратном алфавитном или в обратном хронологическом порядке дат.

· Указать дополнительные столбцы сортировки в одном или обоих полях Затем по и В последнюю очередь, по,если необходимо отсортировать данные по нескольким столбцам, и выбрать порядок сортировки для каждого из них.

· Щелкнуть кнопку ОК.

Задание 3.

Отсортируйте базу данных в алфавитном порядке по столбцу Улица,а затем по столбцам Дом и Кв.

Выполнение задания.

1. Выделите любую ячейку.

2. Выберите в меню Данныекоманду Сортировка.Появится диалоговое окно Сортировка.

3. Установите в группе Идентифицировать поля пофлажок опции подписям.

4. Выберите в раскрывающемся списке поля Сортировать постолбец, по которому нужно отсортировать данные, - Улица.

5. Установите в поле Сортировать пофлажок опции По возрастанию для сортировки по алфавиту.

6. Выберите в раскрывающемся списке поля Затем подополнительный столбец-Дом.

7. Установите в этом же поле флажок опции По возрастанию.

8. Выберите в раскрывающемся списке поля В последнюю очередь,по элемент - Кв.

9. Установите в этом поле флажок опции По возрастанию. 10.Щелкните кнопку ОК.

Обработка данных таблицы

Для сортировки списка на панели инструментов выведены две кнопки: Сортировка по возрастаниюиСортировка по убыванию .

Чтобы использовать указанные кнопки при сортировке надо:

• Выделить любую ячейку столбца, по которому сортируется список.

• Щелкнуть кнопку Сортировка по возрастаниюили Сортировки по убыванию.

Задание 4.

Отсортируйте базу данных по столбцу Дом в порядке возрастания.

Выполнение задания.

1. Установите курсор в любой ячейке столбца Дом.

Сортировка столбцов списка

Существует возможность отсортировать столбцы, оставляя порядок строк без изменения. Для сортировки столбцов списка необходимо:

• Выделить все данные, которые необходимо переупорядочить. Если нужно отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку списка. Метки столбцов автоматически исключаются из списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Сортировка.Появится диалоговое окно Сортировка.

• Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать постолбец, по которому нужно отсортировать данные.

• Установить в поле Сортировать понужный флажок опции:

По возрастанию— для сортировки от меньшего к большему,

по алфавиту или в хронологическом порядке дат;
По убыванию— для сортировки от большего к меньшему,

в обратном алфавитном или в обратном

хронологическом порядке дат.

Щелкнуть кнопку Параметры.Появится окно Параметры сортировки:

· Установить в поле Сортироватьфлажок опции столбцы диапазона.Выбрать в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу:пользовательский порядок сортировки.

Пользовательский порядок сортировки соответствует пользовательскому

списку автозаполнения в меню Сервис/Параметры/Списки. При заполнении

такого пользовательского списка имена столбцов должны быть

расположены в порядке, который должен быть использован при сортировке.

· Щелкнуть кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

· Щелкнуть кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

Задание 5.

Поместите столбцы № и Ф.И.О. за столбцом Телефон.

Отсортируйте столбцы базы данных в соответствии с пользовательским списком в порядке возрастания, затем убывания.

Выполнение задания.

1. Выделите ячейки А1:ВЗО.

2. Перенесите блок ячеек А1:ВЗОза столбец Телефон.

3. Выделите ячейки С1:НЗО.

4. Перенесите блок ячеек С1:НЗОпо адресу A1:G30.

5. Выберите в меню Данныекоманду Сортировка.Появится диалоговое
окно Сортировка.

6. Щелкните кнопку Параметры...Появится окно Параметры сортировки.

7. Выберите в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу: пользовательский порядок сортировки: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Телефон.

8. Установите в поле Сортироватьфлажок опции столбцы диапазона.

9. Щелкните кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

Обработка данных таблщы

10.Выберите в раскрывающемся списке поля Сортировать поСтрока 1.

11.Выберите в поле Сортировать повозрастанию.

12.Щелкните кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

13.Обратите внимание, как упорядочилась база данных.

14.Выберите в поле Сортировать поубыванию.

15.Обратите внимание, как изменился порядок базы данных.

Формы базы данных

Добавлять, искать, редактировать или удалять записи из списка можно » с помощью формы данных. Форма данных представляет собой диалоговое окно,

содержащее для одной записи поля, имена которых совпадают с метками соответствующих столбцов списка.

Для работы с формой базы данных необходимо вызвать окно формы Для этого нужно:

• Выделить одну ячейку списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Форма.Появится диалоговое окно, имеющее заголовок, совпадающий с именем текущего рабочего листа:

Для просмотра базы данных при помощи формы можно использовать линейку прокрутки или кнопки:

Далее— для перехода к следующей записи базы данных; Назад— для перехода к предыдущей записи.

По окончании работы с формой базы данных нужно щелкнуть кнопку Закрытьдля закрытия диалогового окна формы.

Задание 6.

Вызовите окно формы и самостоятельно просмотрите базу данных, используя линейку просмотра и кнопки Далее и Назад.

Для добавления новой записи нужно:

• В диалоговом окне формы щелкнуть кнопку Добавить.Появится пустая запись.

• Ввести данные для новой записи. После ввода каждого поля нужно нажимать клавишу Tab, или щелкать указателем мыши по другому полю.

• После ввода всей записи нажать клавишу Enterдля добавления записи в базу данных. Новая запись добавляется в конец базы данных.

Задание 7.

Добавьте новую запись, содержащую следующие

поля:

Скоморовская И.Н.
Чкаловаi
13
56

Выполнение задания.

1. Щелкните в диалоговом окне Адреса и телефоныкнопку Добавить.Появится пустая запись.

2. Щелкните левой кнопкой мыши в поле № и введите его значение - 30.

3. Аналогичным образом введите остальные поля новой записи.

4. Нажмите клавишу Enterдля добавления записи в базу данных.

5. Щелкните кнопку Закрытьи убедитесь, что новая запись добавлена в конец базы данных.

Обработка данных таблицы

Для поиска записи по критерию нужно:

• В диалоговом окне формы щелкнуть кнопку Критерии.Появятся пустые поля для ввода критериев поиска. Кнопка Критериипревратится в кнопку Правка.

• Ввести критерии поиска, используя шаблоны (? - любой символ, * - любое
количество произвольных символов) и операторы
сравнения (=, >, <, >=, <=, <>).

• Щелкнуть кнопку Далее- для поиска вперед по списку и вывода на экран первой записи, отвечающей критерию, или кнопку Назад- для поиска назад по списку.

Задание 8.

Найдите все записи, номер которых не меньше 23, а фамилия начинается с буквы С.

Выполнение задания.

1. Вызовите диалоговое окно формы.

2. Щелкните кнопку Критерии.

3. Введите в поле № критерий поиска: > =23.

4. Введите в поле Ф.И.О.шаблон: С*.

5. Щелкните кнопку Далее.В диалоговом окне будет выведена первая запись, удовлетворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адреса и телефоныотобразится порядковый номер найденной записи в списке.

6. Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведена последняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Далее будет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет меняться.

7. Перейдите к первой записи, удовлетворяющей введенным критериям, используя кнопку Назад.

Для удаления ненужной записи необходимо:

• Найти запись, подлежащую удалению, используя поиск по критерию, или просматривая базу данных.

• Щелкнуть кнопку Удалить.Текущая запись будет удалена; остальные записи списка сдвигаются.

!Удаленные записи не могут быть восстановлены.

Обработка данных таблицы

Задание 9.

Самостоятельно удалите запись о Малаевой Н.И.

Для редактирования записи нужно:

• Найти запись, подлежащую редактированию, используя поиск по критерию,

или просматривая базу данных.

• Отредактировать содержимое полей записи.

• Нажать клавишу Enterдля сохранения изменений.

Если запись была отредактирована ошибочно, то перед нажатием клавиши Enterили переходом к другой записи нужно щелкнуть кнопку Вернуть.Произведенные изменения будут удалены.

Задание 10.

Замените в записи о Ветрове А.Р. номер телефона с 58-81-17 на 58-77-11.

Выполнение задания.

1. Найдите запись о Ветрове А.Р.,используя поиск по критерию.

2. Щелкните левой кнопкой мыши в поле Тел.

3. Удалите номер телефона и введите новый - 58-77-11.

4. Закройте окно формы, щелкнув кнопку Закрыть.

Фильтрация данных

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки некоторое подмножество записей в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные строки оказываются скрыты.

При работе с большими списками удобно использовать автофильтр. При помощи автофильтра вы можете вывести только те строки в списке, которые содержат определенное значение, или те, которые удовлетворяют определенным критериям.

Для фильтрации списка при помощи автофильтра нужно:

• Выделить одну из ячеек списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Фильтр.Появится подменю.

• В подменю выбрать пункт Автофильтр.Рядом с этим пунктом появится

галочка.

Рядом с каждой меткой столбца будет помещена кнопка раскрывающегося списка:

• Открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные.

• Выбрать один из элементов:

(Все) — для отображения всех элементов данного столбца;
(Пустые)— для вывода отфильтрованного списка, содержащего

в данном столбце только пустые ячейки;

(Первые 10...)— для вывода ячеек с любым непустым значением. Одно из значений данного поля - для вывода списка, данный столбец которого содержит только выбранное значение; (Условие...)— для задания пользовательского критерия фильтрации. В последнем случае появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр:

· Если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательский автофильтрследующие действия:

— выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения для задания критерия фильтрации;

— ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения (можно использовать символы шаблона: ? - любой символ, * -любое количество произвольных символов);

— для определения двух критериев выбрать один из флажков опции:

И — для объединения двух критериев в фильтре;

ИЛИ — для использования двух различных критериев;

— задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках, определив второй оператор сравнения и значение, которое нужно использовать вместе с этим оператором;

— щелкнуть кнопку ОК.

В результате будет выведен отфильтрованный список, содержащий только те значения, которые удовлетворяют заданным критериям. Кнопка раскрывающегося списка в столбце, по которому заданы критерии фильтрации, окрасится в синий цвет. В строке состояния появится сообщение о количестве записей, удовлетворяющих критериям.

· Задать при необходимости критерии фильтрации по другим столбцам.

Задание 11.

Выведите на экран список лиц, которые живут на улице Ватутина и фамилии которых начинаются на букву С или Ф.

Выполнение задания.

1. Выделите одну из ячеек списка.

2. Выберите в меню Данныекоманду Фильтр.

3. В подменю выберите пункт Автофильтр.

4. Откройте раскрывающийся список в столбце Ф.И.О.

5. Выберите элемент Условие.Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

6. Выберите в левом верхнем раскрывающемся списке оператор равно.

7. Введите в правом верхнем раскрывающемся списке шаблон С* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы С.

8. Выберите флажок опции ИЛИ.

9. Выберите в левом нижнем раскрывающемся списке оператор равно.

Обработка данных таблицы

10. Введите в правом нижнем раскрывающемся списке шаблон Ф* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы Ф.

11.Щелкните кнопку ОК. В результате будет выведен отфильтрованный список, содержащий записи только о тех людях, фамилии которых удовлетворяют критерию.

12.Откройте раскрывающийся список в столбце Улица.

13.Выберите элемент Ватутина.В результате должно остаться две записи.

Для того чтобы снова вывести полный список, нужно:

• Выделить одну из ячеек списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Фильтр.

• В подменю выбрать пункт Отобразить все.

Задание 12.

Самостоятельно выведите полный список.

Для того чтобы убрать кнопки раскрывающихся списков из ячеек с метками столбцов, нужно:

• Выделить одну из ячеек списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Фильтр.

• В подменю выбрать пункт Автофильтр.Галочка рядом с этим пунктом исчезнет.

Самостоятельно уберите кнопки раскрывающихся списков из ячеек с метками столбцов.

Поиск и замена

Вы можете быстро найти ячейки, содержащие определенные данные, на любом рабочем листе. Также есть возможность заменить одни данные другими во всех ячейках листа, в выделенной группе листов, или в текущем выделении на одном листе или на группе листов.

Для поиска текста или чисел нужно:

• Выделить область поиска на рабочем листе. Если необходимо вести поиск на всем рабочем листе, выделить первую ячейку рабочего листа.

• Выбрать в меню Правкакоманду Найти.Появится диалоговое окно Найти:

· Ввести в поле Что: образец поиска (можно вводить любые буквы, числа,

знаки препинания или символы шаблона).

· Установить флажок проверки Учитывать регистр,если необходимо искать

текст с учетом регистра символов, введенных в поле Что:.

· Установить флажок проверки Ячейка целиком,если необходимо искать

только те ячейки, все содержимое которых совпадает с набором символов,

определенным в поле Что:.

· Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать:направление поиска:

вдоль строк или вниз по столбцам.

· Выбрать в раскрывающемся списке Область поискаодин из пунктов:

формулы— для поиска ячеек с формулами;

значения— для поиска ячеек со значениями;

примечания— для поиска ячеек с примечаниями.

· Щелкнуть кнопку Найти далее.После нахождения ячейки, содержимое которой удовлетворяет шаблону, поиск будет остановлен, и эта ячейка будет выделена.

Обработка данных таблицы

• Для поиска следующих ячеек повторять последнее действие.

• Для завершения поиска щелкнуть кнопку Закрыть.

Особая ситуация:

Если в таблице не встречается заданный образец, появится сообщение:

Необходимо щелкнуть кнопку ОКдля закрытия этого окна.

Задание 14.

Найдите ячейку с содержимым "50-19-6''

Выполнение задания.

1. Выделите первую ячейку рабочего листа.

2. Выберите в меню Правкакоманду Найти.Появится диалоговое окно Найти.

3. Введите в поле Что: образец поиска: 50-19-61.

4. Установите флажок проверки Ячейка целиком.

5. Выберите в раскрывающемся списке Просматриватьэлемент По строкам.

6. Щелкните кнопку Найти далее.Ячейка, содержимое которой удовлетворяет шаблону, будет выделена.

7. Щелкните кнопку Закрыть.

Для замены одних данных в ячейках на другие нужно:

• Выделить на рабочем листе область, в которой необходимо произвести замену данных. Если необходимо произвести замену на всем рабочем листе, выделить первую ячейку рабочего листа.

• Выбрать в меню Правкакоманду Заменить.Появится окно Заменить:

• Ввести в поле Что: символы, которые необходимо найти и заменить (можно вводить любые буквы, числа, знаки препинания или символы шаблона).

• Ввести в поле Заменить на:символы, которыми нужно заменить найденные.

• Установить флажок проверки Учитывать регистр,если необходимо искать текст с учетом регистра символов, введенных в поле Что: .

• Установить флажок проверки Ячейка целиком,если необходимо искать только те ячейки, все содержимое которых совпадает с данными, введенными в поле Что:.

• Выбрать в раскрывающемся списке Просматриватьнаправление поиска: вдоль строк или вниз по столбцам.

Далее вы можете выбрать автоматический режим замены или заменять содержимое каждой ячейки по отдельности.

1-ый вариант:

Для автоматической замены данных нужно щелкнуть кнопку Заменить все.

2-ой вариант:

Если вы не уверены, что нужно произвести замены во всех ячейках, содержимое которых совпадает с образцом, необходимо:

• Щелкнуть кнопку Найти далее.Обнаружив первую ячейку, содержимое которой совпадает с образцом, Excel выделит ее и остановится.

• Щелкнуть одну из кнопок:

— Заменить,если нужно заменить данные;

— Найти далее,если нужно пропустить найденную ячейку.

• Повторять последнее действие необходимое количество раз.

Обработка данных таблицы

· Для завершения процедуры замены и закрытия диалогового окна Заменитьщелкнуть кнопку Закрыть.

Особая ситуация:

Если в таблице не встречается заданный образец, появится сообщение:

Необходимо щелкнуть кнопку ОКдля закрытия этого окна.

Задание 15.

Замените во всей таблице улицу Маяковскогона улицу Пушкина.

Выполнение задания.

1. Выделите первую ячейку рабочего листа.

2. Выберите в меню Правкакоманду Заменить.Появится окно Заменить.

3. Введите в поле Что: слово, которое нужно заменить: Маяковского.

4. Введите в поле Заменить на:на ноьое название улицы: Пушкина.

5. Установите флажок проверки Ячейка целиком.

6. Выберите в раскрывающемся списке Просматриватьнаправление поиска: По строкам.

7. Щелкните кнопку Заменить все.

Задание 16.

Самостоятельно удалите пользовательский список.

Задание 17.

Самостоятельно завершите работу с программой Excel, не сохраняя изменений в файле example6.xls

Итоги занятия

• Для создания нового пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервискоманду Параметры.

• Выбрать вкладку Списки.

• Выбрать в поле Спискиэлемент НОВЫЙ СПИСОК.

• Ввести в поле Элементы спискапользовательский список.

• Щелкнуть кнопку Добавить.

• Щелкнуть кнопку ОК.

• Для редактирования пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервискоманду Параметры.

• Выбрать вкладку Списки.

• Выбрать в поле Спискисписок, который необходимо отредактировать.

• Внести в поле Элементы списканужные изменения.

• Щелкнуть кнопку Добавить.

• Щелкнуть кнопку ОК.

• Для удаления пользовательского списка нужно:

• Выбрать в меню Сервискоманду Параметры.

• В диалоговом окне Параметрывыбрать вкладку Списки.

• Выбрать в поле Спискисписок, который необходимо удалить.

• Щелкнуть кнопку Удалить.

• Щелкнуть кнопку ОК в окне сообщений.

• Выбрать в диалоговом окне Параметрыкнопку ОК.

• Для того чтобы отсортировать строки в списке, нужно:

• Выделить строки, которые необходимо переупорядочить.

• Выбрать в меню Данныекоманду Сортировка.

• В окне Сортировкавыбрать в группе Идентифицировать поля понужный флажок опции.

• Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать постолбец, по которому нужно отсортировать данные.

• Выбрать в поле Сортировать попорядок сортировки.

• Указать дополнительные столбцы сортировки в одном или обоих полях Затем.

• Щелкнуть кнопку ОК.

Обработка данных таблицы

Для того чтобы вызвать окно формы базы данных нужно:

• Выделить одну ячейку списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Форма.

Для добавления новой записи нужно:

• В диалоговом окне формы щелкнуть кнопку Добавить.

• Ввести поля новой записи.

• После ввода всей записи нажать клавишу Enter.

Для поиска записи по критерию нужно:

• В диалоговом окне формы щелкнуть кнопку Критерии.

• Ввести критерии поиска, используя шаблоны и операторы сравнения.

• Щелкнуть кнопку Далееили кнопку Назад.

Для удаления ненужной записи необходимо:

• Найти запись, подлежащую удалению.

• Щелкнуть кнопку Удалить.

Для редактирования записи нужно:

• Найти запись, подлежащую редактированию.

• Отредактировать содержимое полей записи.

• Нажать клавишу Enter.

Для фильтрации списка при помощи автофильтра нужно:

Выделить одну из ячеек списка.

Выбрать в меню Данныекоманду Фильтр.

В подменю выбрать пункт Автофильтр.

Открыть список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные.

Выбрать нужный элемент списка.

Если выбран элемент Условие,выполнить в диалоговом окне

Пользовательский автофильтрследующие действия:

— выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения;

— ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения;

— для определения двух критериев установить один из флажков опции: И или ИЛИ;

— задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках;

— щелкнуть кнопку ОК.

Обработка данных таблицы

• Для того чтобы снова вывести полный список, нужно:

• Выделить одну из ячеек списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Фильтр.

• В подменю выбрать пункт Отобразить все.

• Для того чтобы убрать кнопки раскрывающихся списков из ячеек с метками столбцов, нужно:

• Выделить одну из ячеек списка.

• Выбрать в меню Данныекоманду Фильтр.

• В подменю выбрать пункт Автофильтр.

• Для поиска текста или чисел нужно:

• Выделить область поиска на рабочем листе.

• Выбрать в меню Правкакоманду Найти.

• Ввести в поле Найтиобразец поиска.

• При необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком.

• Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать:направление поиска.

• Выбрать в раскрывающемся списке Область поисканужный пункт.

• Щелкнуть кнопку Найти далее.

• Для поиска следующих ячеек повторять последнее действие.

• Для завершения поиска щелкнуть кнопку Закрыть.

• Для замены одних символов в ячейках на другие нужно:

• Выделить область на рабочем листе, в которой необходимо произвести замену символов.

• Выбрать в меню Правкакоманду Заменить.

• Ввести в поле Что: символы, которые необходимо найти и заменить.

• Ввести в поле Заменить на:символы, которыми нужно заменить найденные.

• При необходимости установить флажки проверки Учитывать регистр и Ячейка целиком.

• Выбрать в раскрывающемся списке Просматриватьнаправление поиска.

• Задать автоматический режим замены, выбрав кнопку Заменить все, или заменять содержимое каждой ячейки по отдельности, выбирая кнопки Заменить и Найти далее.

Обработка данных таблицы