Выполнение задания 3. Создание основного документа

Основным документом называется документ или шаблон, содержащий как минимум:

1. Информацию, которая при слиянии остается неизменной во всех новых производных документах.

2. Поля слияния - специальные поля, связывающие основной документ и источник данных. При слиянии в новый документ в них будет отображена информация из соответствующего поля источника данных. Следует отметить, что поля слияния в основном документе должны иметь такие же имена, что и в источнике данных.

Примечание. На вкладке Слияние(команда Файл - Создать - Общие шаблоны)представлены встроенные шаблоны - основные документы для слияния.

Для создания основного документа:

− Активный документ (шаблон) сделать основным документом, т.е. определить тип основного документа (письмо, электронное сообщение, факс, конверт, наклейка, каталог).

− Связать основной документ и источник данных.

− В соответствующие места основного документа вставить поля слияния.

В качестве основного документа используется шаблон бланка претензии.

3.3.1. Формирование основного документа, источник данных - таблица WORD

1) Откройте шаблон Бланк претензии(команда Файл - Создать– шаблон БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ).

2) Выведите панель инструментов Слияние(команда Вид– Панели инструментов).

3) Для определения основного документа и выбора его типа - письма воспользуйтесь кнопкой Настройка главного документа,переключатель Письма.

Примечание. Вариант Как обычный документ wordпозволяет преобразовать основной документ в обычный документ путем удаления связанного источника данных из основного документа.

4). Для подключения к источнику данных примените кнопку Открыть источник данных.

Вокне Выбор источника данных укажите свою папку и файл ДАННЫЕ О ДОГОВОРАХ

5). Для вставки в основной документ полей слияния установите курсор в основном документе в то место, где должно быть поле, и воспользуйтесь кнопкой Добавить поле слияния(или кнопкой Вставить поля слияния, переключатель Полябазы данных), выберите из списка нужное поле. Не забывайте вставлять пробелы до и после поля слияния. В приложении 2 места вставки полей слияния указаны подчеркиванием:

− название фирмы;

− номер ТТН;

− дата отгрузки;

− сумма отгрузки в рублях;

− номер договора;

− дата заключения договора;

− срок оплаты по договору.

Примечание. Удаление и форматирование поля производится как обычного текста.

Знаки поля слияния (« ») невозможно ввести или вставить с помощью команды Вставка - Символ.Они создаются с помощью команд, создающих поле, или специальной комбинации клавиш <CTRL>+<F9>.

Поле слияния может быть представлено в режиме отображения значений полей или кодов полей. Если поля слияния отображаются заключенными в одиночные фигурные скобки вместе с типом поля, например {MERGEFIELD Город}, то это означает, что включен режим отображения кодов полей, а не значений полей. В режиме отображения значений полей данное поле отображалось бы следующим образом - {{Город}}, а обычное поле Word - в виде значения. Независимо от режима отображения, результат слияния остается неизменным. Перейти в режим отображения значений полей во всем документе можно используя команду Сервис -Параметры,вкладка Вид,убрать флажок Коды полейили для отдельного поля - команду из контекстного меню Коды- Значения полей.

6. Для более наглядного отображения полей (в виде затемненных прямоугольников) примените кнопку Выделить поля слиянияна панели инструментов Слияние.

Примечание. Выделение полей слияния не отражается в новом производном документе после слияния.

7. Сохраните шаблон в своей папке под новым именем БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1 (команда Файл - Сохранить как,тип файла Шаблон документа).

3.3.2.Определение списка получателей

Работ со списком получателей при источнике документе MS WORD Для определения из основного документа записей (получателей), используемых при слиянии, необходимо воспользоваться кнопкой

Получателина панели инструментов Слияние. Вокне Получатели слияния(см. рис. 70) отображаются записи источника данных, участвующие в слиянии.

Рис. 70

3.3.3.Сортировка записей окна Получатели

Записи в окне Получатели слиянияможно сортировать по элементам одного поля. Для этого указатель мыши устанавливается на заголовок соответствующего поля и производится однократное нажатие на левую кнопку мыши.

1. В активном шаблоне БЛАНК ПРЕТЕНЗИИ 1 воспользуйтесь кнопкой Получателина панели инструментов Слияние.

2. Вокне Получатели слиянияотсортируйте записи по полю НОМЕР ДОГОВОРА.

3. Отсортируйте записи по полю НОМЕР ТТН.

3.3.4. Поиск записей окна Получатели

Также в окне Получатели слиянияпозволяется осуществить поиск записи в длинном списке по данным в каком-либо поле (кнопка Найти...). Вследующем окне Поиск в поле(см. рис. 71) указывается текст целиком или фрагмент, число для поиска и поле, в котором следует выполнить поиск. Запуск поиска - кнопка Найти первый.Продолжение поиска по этому же параметру реализуется этой же кнопкой, но с измененным названием - Найти далее.

3.3.5. Самостоятельно в окне Получатели слияниянайдите запись по ТТН № 5.

3.3.6. Редактирование записей окна Получателидля источника данных -документ WORD.

Редактировать существующие и вводить новые данные в источник данных можно непосредственно в источнике, а также из основного документа, если, в этом случае, источником данных является список адресов Microsoft Office, список адресов Microsoft Publisher или документ Microsoft Word. Для этого в основном документе в окне Получатели слиянияиспользуют кнопку Изменить(при выделенной редактируемой записи). В окне Формаданных осуществляется редактирование текущей записи с возможностью отмены изменений (кнопка Восстановить),добавление новой пустой записи в конец источника данных (кнопка Добавить),удаление текущей записи (кнопка УДАЛИТЬ), а также отобразить данные из источника (кнопка Источник).

Упражнение.

1. По найденной ТТН № 5 была произведена частичная оплата 27.01.2007 в размере 4300,00 руб. Для внесения этих изменений в источник данных:

1.1. При выделенной ТТН №5 примените кнопку Изменить...в окне Получатели слияния;

1.2. Введите нужные данные в соответствующие поля для текущей ТТН №5 в окне Форма данных(см. рис. 72);

Примечание. Данные вводятся в том виде, в каком они будут храниться в источнике данных. Для перехода по записям источника данных в окне Формаданных используются кнопки
с указанием между ними номера текущей записи. Отмена изменений в отображаемой записи производится кнопкой Восстановить.

1.3. Для завершения работы с окном Форма данных используйте кнопку Закрыть.

2. Повторно загрузите источник данных, применив кнопку Обновитьв окне Получатели слияния.

Рис. 72

3.3.7. Отбор записей получателей слияния.

В коротком списке отбор записей, включаемых в слияние, производится установкой флажков перед записями (см. рис. 70). С помощью кнопки Выделить всеустанавливаются флажки для всех записей списка, а с помощью кнопки Очистить всепроизводится противоположное действие.

В длинном списке для отбора записей проще применить фильтрацию записей. Для этого открывается поле со списком рядом с заголовком поля и указывается параметр отбора.

Параметр Пустыевыводит все записи, в которых соответствующее поле пусто, а Непустые- все записи, в которых соответствующее поле содержит сведения. Также можно выполнить отбор по конкретным сведениям, если поле содержит не более десяти уникальных значений. Чтобы заново отобразить записи, выберите параметр Всепо соответствующим полям.

1. В окне Получатели слияниявыведите записи с отсутствием оплаты - для поля ДАТА ОПЛАТЫ или СУММА ОПЛАТЫ В РУБ выберите из списка параметр Пустые.

2. Записи с отсутствием оплаты отсортируйте по возрастанию (по убыванию) данных поля РАЗНИЦА В РУБ.

3. Выведите снова все записи, применив параметр Всепо соответствующему полю.

4. В окне Получатели слияниявыведите записи с полной оплатой - для поля РАЗНИЦА В РУБ выберите из списка нулевое значение.

5. Выведите снова все записи, применив параметр Всепо соответствующему полю.

3.3.8. Отбор значений с учетом нескольких условий

Для использования расширенных возможностей сортировки и отбора применяется параметр Дополнительно.На вкладке Отбор записейодноименного окна (рис. 73) выбирается поле источника данных, оператор сравнения и вводится значение сравнения (число или текст).

Ввод еще одного условия отбора производится при дополнительно указанном операторе И или ИЛИ в крайнем левом поле списка.

Применение кнопки ОЧИСТИТЬ ВСЕ позволяет удалить все условия отбора и сортировки в данном окне.

1. В окне Получатели слияниявыведите записи по ТОО "Игрек" с суммой отгрузки больше 4000,00 руб.:

1.1. Для поля, например НАЗВАНИЕ ФИРМЫ, выберите параметр Дополнительно.

1.2. На вкладке Отбор записейукажите, что по полю НАЗВАНИЕ ФИРМЫ нужен отбор записей соответствующих (оператор РАВНО) ТОО "Игрек". Вместе с тем (оператор И) по полю СУММА ОТГРУЗКИ В РУБ нужен отбор больше 4000,00. Заполнение вкладки Отбор записейприведено на рис. 73.

2. Для отмены условий отбора примените кнопку Очистить всена вкладке Отбор записейодноименного окна.

Рис. 73

3.3.9. Отбор и сортировка записей

Также в окне Отбор записейна вкладке Сортировка записей(рис. 74) можно отсортировать отобранные ранее записи. При этом разрешается выбрать до трех полей из источника данных.

Рис. 74

1. В окне Получатели слияниявыведите записи по АО "Альфа" и по ТОО "Игрек":

1.1. Для поля, например НАЗВАНИЕ ФИРМЫ, выберите параметр Дополнительно.

1.2.На вкладке Отборзаписей укажите, что по полю НАЗВАНИЕ ФИРМЫ нужен отбор записей АО "Альфа" или (в другой строке при операторе ИЛИ) ТОО "Игрек". Заполнение вкладки Отбор записейприведено на рис. 75.

2. Отсортируйте отобранные записи по возрастанию значений полей НАЗВАНИЕ ФИРМЫ и СУММА ОТГРУЗКИ В РУБ:

2.1. Для поля, например НАЗВАНИЕ ФИРМЫ, выберите параметр Дополнительно.

2.2. На вкладке Сортировка записейв списке Сортировать по полювыберите НАЗВАНИЕ ФИРМЫ, в списке Затем по полю- СУММА ОТГРУЗКИ В РУБ. Переключатель в обоих случаях - По возрастанию.При этом записи одной фирмы будут стоять по возрастанию суммы отгрузки в руб.

3. Для отмены условий отбора примените кнопку Очистить всена вкладке Отбор записейодноименного окна.

Рис. 75

Непосредственное создание писем – претензий

Непосредственное создание писем - претензий производится при слиянии. При этом слияние можно провести:

− в новый электронный документ;

− в новый печатный документ;

− в новое электронное письмо;

− в новое факсимильное сообщение.

Рассмотрим из указанных ранее вариантов только первые два, как наиболее часто используемые.