А. Основные справочные сведения. 1. Общие сведения об отчетах

1. Общие сведения об отчетах

Отче – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.

Источниками данных для отчета служат таблицы, запрос или инст­рукции SQL. Другие сведения вводятся при разработке отчета.

2. Создание отчета

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера отчетов или автоотчётов. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользо­вателя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой соз­даваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструк­тора и внести изменения в стандартный макет.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или; запроса. При этом возможно создание двух типов:

– автоотчет: в столбец – каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

– автоотчет: ленточный – поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

11.Б. Порядок выполнения работы:

1. Загрузите Microsoft Accessи откройте созданную Вами базу дан­ных Продажи.MDB в папке группы. Каждый студент должен самостоя­тельно составить три типа отчетов с помощью мастера отчётов по данным таблиц или запросов, и отредактировать их, в режиме конст­руктора. Один из отчетов создайте итоговым.

Чтобы создать отчет в режиме мастера, выполните следующие дей­ствия:

1.1. Войдите в главную форму созданной Вами базы данных.

1.2. Перейдите на вкладку Отчеты.

1.3. Щелкните кнопку Создать.

1.4. В окне диалога Новый отчет выберите в списке Мастер отчетов. Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос с помощью линейки прокрутки.

1.5. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера, с помощью кнопки Далее переходите к следующему окну диалога.

1.6. На втором шаге задайте по какому из полей сгруппировать данные.

1.7. Сформируйте итоговые поля с помощью кнопки Итоги. В от­крывшемся окне установите флажки, определяющие тип итоговых полей.

1.8. Выполните сортировку по одному из полей, выйдите из мастера, щелкнув по кнопке Готово.

1.9. Для создания автоотчета необходимо также выбрать источник данных.

2. Создайте несколько адресных этикеток на основе таблиц с по­мощью мастера. Для создания этикетки в окне диалога Новый отчет выберите Почтовые наклейки.Выполните следующее:

– Выберите объект данных, который будете использовать для наклейки;

– Выберите из предложенных размер этикетки, щелкните Далее;

– Установите шрифт и цвет текста наклейки;

– Опишите внешний вид, используя поля таблицы или запроса;

– Отсортируйте данные наклейки;

– Присвойте имя Почтовой наклейке.

3. Внесите один из отчетов в конструктор, отредактируйте его, внесите управляющую кнопку для закрытия отчета, заголовок отчета, рисунок. Проявите свою фантазию в оформлении. Для расположения данных в отчете в два столбца служит команда Параметры страницына вкладке Макет страницы выберите ярлык столбцы. Для нумерации записи в группе или по всему отчету необходимо:

– Добавить в область данных несвязанное поле с панели элементов;

– Открыть окно свойств этого элемента управления;

– В поле ввода свойства Данные ввести = 1;

– Для свойства Сумма с накоплением установите значение Для всего или для группы, исходя из того, что вы хотите нумеровать.

4. Выйдите из Microsoft Access.

Контрольные вопросы

1 Что можно сделать с помощью отчета?

2. На основании чего можно спроектировать отчет?

3. Как делается адресная этикетка?

4. В каких режимах могут быть открыты отчеты?

5. Что такое разделы отчета?

6. Как производится сортировка записей в отчете?

Работа с макросами

Цель работы: Научиться создавать и работать с макросами

12.А. Основные справочные сведения

1. Макросы: что это такое и как они работают

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выпол­няющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выпол­няемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Макрос может быть как собственно макросом, состоящим из пос­ледовательности макрокоманд, так и группой макросов. В некоторых слу­чаях для решения, должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение.

При наличии большого числа макросов, объединение родственных макросов в группы может упростить управление базой данных. Для просмотра имен макросов для выбранной группы макросов достаточно в окне макроса в меню Вид выбрать команду Имена макросов. Например, следующая группа макросов с именем «Кнопки» состоит из трех родственных макросов: «Сотрудники», «Товары» и «Отчеты». В каждом макросе содержится макрокоманда ОткрытьФорму (OpenForm), а в макросе «Товары» кроме того макрокоманда СдвигРазмер (MoveSize). Имя в столбце Имя макроса определяет каждый макрос. При запуске макроса в группе макросов, выполняется макрокоманда в столбце Макрокоманда, а также все следующие макрокоманды, в которых столбец Имя макроса пуст.

Для запуска макроса из группы макросов следует указать имя груп­пы, а затем, через точку, имя макроса.

2. Условные макрокоманды

Для вывода столбца Условие следует в окне макроса в меню Вид выбрать команду Условия. Следующий макрос запускает макрокоманды Сообщение (MsgBox) и ОстанозитьМакрос (StopMacro) только в тех слу­чаях, когда условие в столбце Условие истинно (когда поле «Код Поставщика» имеет значение Null).

3. Способы указания аргументов макрокоманды

– После ввода в ячейку окна макроса имени макрокоманды необходимо указать в бланке в нижней половине окна макроса аргументы макрокоманды. С помощью аргументов вводятся сведения, необходимые для выполнения макрокоманды.

– Следующие приемы оказываются полезными при вводе мак­рокоманд.

– Пользователь имеет возможность ввести значение в ячейку аргумента с клавиатуры, но в большинстве случаев допускается выбор значения аргумента в раскрывающемся списке.

– Рекомендуется вводить значения аргументов в порядке распо­ложения аргументов в бланке, поскольку возможные значения конк­ретного аргумента могут определяться ранее указанными аргументами.

– Если макрокоманда была введена путем переноса объекта базы данных из окна базы данных, правильный набор значений аргументов задается автоматически.

– Если в аргументе макрокоманды требуется указать имя объекта базы данных, то требуемое значение автоматически вводится при пере­носе объекта базы данных с помощью мыши в ячейку аргумента макро­команды.

– Допускается задание значений аргументов макрокоманды с по­мощью выражения с предшествующим знаком равенства (=). Однако для следующих аргументов использование выражений недопустимо.

Аргумент	Макрокоманда
Тип объекта	Закрыть (Close), Копировать Объект (Copy Object), Удалить Объект (Delete Object), На Запись (Go To Record), Вывести В Формате (Output To), Переименовать (Rename), Обновить Объект (Repaint Object), Сохранить (Save); Выделить Объект (Select Object), Отправить Объект (SendObject), Преобразовать Базу Данных (Transfer Database)
Тип базы данных	Преобразовать Базу Данных (Transfer Database)
Тип электронной таблицы	Преобразовать Электронную Таблицу (Transfer Spreadsheet)
Название спецификации	Преобразовать Текст (Transfer Text)
Название панели	Панель Инструментов (Show Toolbar)
Формат вывода	Вывести В Формате (Out put To) Отправить Объект (Send Object)
Все аргументы	Выполнить Команду (Run Comma

12.Б. Порядок выполнения работы:

В пункте 1 описаны действия по созданию макроса. После изучения этого пункта каждый студент должен составить несколько произвольных макросов, содержащих не менее пяти макрокоманд. Примечание:так как на предыдущих занятиях студенты овладели навыками работы со справкой Microsoft Access, то и дальнейшем обращение к справке особо не оговаривается, но подразумевается.

1. Загрузите Microsoft Accessи откройте в папке группы базу данных «Продажи». Чтобы создать макрос выполните следующие действия:

1.1. Войдите в главную форму выбранной Вами базы данных.

1.2. Перейдите на вкладку Макросы.Щелкните кнопку Создать. В окне проектирования макроса каждая строка может содержать одну макрокоманду (в колонке Макрокоманда)и комментарий к ней (в колонке Примечание).Макрокоманду можно вводить в строку с клавиатуры, но можно воспользоваться списком, который доступен в ячейках колонки Макрокоманда. В колонке Примечаниеможно ввести объяснение выполняемых действий или любой другой текст, на выпол­нение макрокоманды он никак не повлияет. В нижней части окна опре­деляются параметры, необходимые для выполнения макрокоманды. Пользователь в любой момент может произвести корректировку макроса, добавив к нему макрокоманды, изменив их или удалив совсем. Подле­жащую удалению строку макрокоманды следует выделить и нажать клавишу Del.Можно изменить порядок уже введенных макрокоманд. Для этого необходимо выделить строку переносимой макрокоманды, установив курсор в области маркирования этой строки, и нажать кнопку мыши, а затем перетащить ее в нужное место.

1.3. Для управления процессом выполнения макрокоманды можно использовать условные выражения. Чтобы ввести условие следует, находясь в макроокне, установить опцию Условие в меню Вид; после чего в окне проектирования макрокоманды отобразится дополнительный столбец условий. Таким образом, строка макрокоманды состоит теперь из трех компонентов: условия выполнения, собственно макрокоманды и комментария. В колонке условия задается выражение, которое Access оценивает во время выполнения макроса. Если это выражение является истинным, то записанная в той же строке в следующей колонке макроко­манда будет выполнена, если выражение ложно, то макрокоманда проигнорируется.

1.4. В нижней части окна проектирования макроса располагается область Аргументов макрокоманды. Для выполнения большинства макрокоманд требуется задание аргументов. Например, если Вы ввели макрокоманду Вывести в формате, то для ее успешного выполнения необходим ряд аргументов, одни из которых являются обязательными, а другие — необязательными. Тип объекта и Автозагрузка в данном случае — обязательные параметры. Список значений, которые прини­мают те или иные аргументы, открывается, если выполнить щелчок на строке данного аргумента.

1.5. При выполнении макроса Access последовательно выполняет все его макрокоманды до конца. Применяемый для вызова макроса способ зависит от того, в каком окне в данный момент находится пользователь. Находясь в окне проектирования макроса, для выполнения макроса следует нажать кнопку выполнения (с изображением восклицательного знака) на панели инструментов. Можно также обратиться к команде Начать меню Выполнить. Из окна базы данных макрокоманду можно вызвать, выбрав закладку Макросыи выполнив двойной щелчок на имени выполняемого макроса в списке. В любом другом окне Access для выполнения макроса следует обратиться к команде Макросиз меню Сервис. Из списка имен в диалоговом окне выполнения выбирается имя необходимого макроса, который начинает выполняться после щелчка на кнопке ОК. Способ пошагового выполнения макроса при его отладке посмотрите в справочной системе.

Контрольные вопросы

1. Для чего применяется макрос?

2. Какой клавишей можно воспользоваться для быстрого перехода из одного раздела макроокна в другой?

3. Какие способы применяются для запуска макроса?

4. Как можно открыть готовый макрос?

5. Как осуществляется пошаговое выполнение макроса?