Управление своим временем: как все успеть

Советы по организации учебы и жизни

Для студентов Московского Политеха

Уважаемые первокурсники!

Студенческая жизнь потребует от вас самостоятельности, умения организовывать свое время и координировать усилия других людей. Те из вас, кто приехал из других городов и получил право жить в студенческом городке, почувствуют это особенно остро. Но и для москвичей наступает новая жизнь: ваши родители, ваш декан, преподаватели, кураторы проектов – считают вас взрослыми людьми, способными управлять своей жизнью.

С первого семестра и до окончания университета вас будет сопровождать дисциплина под названием "Проектная деятельность". Она введена в учебные планы именно для того, чтобы вы научились планировать, организовывать себя и других и доводить дело до конца. За время обучения вы освоите разные методологии управления проектом, техники тайм-менеждмента, генерации идей, подготовки презентаций, а также приобретете другие компетенции из области soft skills. А пока этого не произошло, мы предлагаем вам воспользоваться несколькими простыми советами и техниками, которые помогут вам на первом этапе самостоятельной университетской жизни.

Планирование, организация, мотивация, контроль

Управление (или менеджмент) – это организация деятельности по эффективному достижению целей. Чем бы вы ни управляли, своей подготовкой к сессии или проектной командой в сто человек, вы должны выполнить четыре обязательные функции: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти четыре слова изучают в лучших бизнес-школах мира.

Планирование – это проектирование желаемого будущего, определение целей и путей их эффективного достижения. Первый шаг к успеху дела — правильно сформированные цели. Цели должны быть конкретные (specific), измеримые (measurable), достижимые (attainable), значимые (relevant), соотносимые с конкретным сроком (time-bounded), сокращенно – SMART. Слово smart в переводе на русский означает «умный», smart-цели — это умные цели.

Организация – это объединение ресурсов ради достижения целей. Важно правильно распределить ресурсы (в том числе время), последовательность выполнения задач, а если вы работаете не один – то еще и распределить задачи между членами команды.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к действию. Она бывает внутренней (самоуважение, самовыражение) и внешней (условия труда, заработная плата, продвижение по службе). Существует много теорий мотивации, с которыми полезно познакомиться (теории Абрахама Маслоу, Фредерика Герцберга, Виктора Врума, Джона Адамса).

Контроль – это измерение фактически достигнутых результатов. Контроль включает в себя установление стандартов (это точное определение результатов каждого этапа), измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами и, наконец, коррекцию планов вплоть до пересмотра целей.

Управление своим временем: как все успеть

На первом курсе вы окунетесь в море новой информации, появится много непривычных задач и важных дел. Может сложиться ощущение, что ты все время чего-то не знаешь, мало запоминаешь, и ничего не успеваешь. Нужно вовремя принести справки, получить учебники и методички, сделать домашние задания, выполнить свою часть работы по проекту. А ведь иногда хочется погулять с друзьями или сходить в кино. Вот несколько советов:

А. Разделите все дела на важные и срочные по методу Дуайта Эйзенхауэра (американский генерал, 34-й президент США):

- важные и не срочные (Priority Principle), например заблаговременная подготовка расчетно-графических работ, изучение английского, подготовка заявки на зарубежную стажировку. Эти дела в конечном итоге имеют наибольшее влияние на жизнь человека в целом, и при этом именно их всегда хочется отложить «на потом». Сюда входит всё то, ради чего человек живёт, его наиболее перспективные цели и задачи, то, что придаёт смысл всей жизни. Поэтому необходимо каждый день напоминать себе, вставая с постели, что у вас есть жизненный проект, и на него надо тратить время.

- важные и срочные (Crisis Management), например подготовка к пересдаче, устранение поломки в прототипе, болезнь, семейный кризис. На такие дела время находится всегда, но они выматывают физически и морально. Часто бывает так, что дела из первой категории при невнимательном к ним отношении переходят во вторую.

- неважные и срочные (Distractions as Denial), не влияющие на жизнь мелочи: соседи пригласили попить чаю, вышел новый сезон сериала, «в интернете кто-то не прав». От таких дел нужно уметь легко отказаться в пользу дел 1 и 2 категории.

- неважные и несрочные (Busy with the «Trivial Many») – категория ежедневных дел, которые делают очень маленький вклад в качество жизни, но отнимают время: социальные сети, компьютерные игры, тусовки до поздней ночи. На эти дела можно выделить время, если вы вовсе не знаете, чем заняться

Б. Берясь за дело, четко сформулируйте его цель (получить методичку по основам механики), разбейте ее на задачи (узнать адрес библиотеки, время ее работы, доехать туда вовремя, получить методичку, успешно доставить ее домой), определите необходимые ресурсы (читательский билет, рюкзак, проездной билет, свободное время в часы работы библиотеки), оптимизируйте расход ресурсов (выберите время посещения библиотеки так, чтобы пары в этот день были на той же площадке) – и доведите дело до конца, не дав менее важным и срочным делам сбить себя с пути.

В. Обязательно записывайте свои планы, мысли и все новые сведения. Обычно студенты покупают в начале учебного года большой блок с листами для записи лекций. Он прекрасно может выполнить функции ежедневника. Туда, кроме конспекта, полезно записать планы на день и на неделю, а также информацию о преподавателе, датах экзамена, учебниках, которые необходимо взять. Бывают и другие способы хранить информацию о планах: ежедневник, программа напоминаний на смартфоне, пробковая доска на стене комнаты, стикеры на холодильнике. Отлично работает гугл-календарь, но его нужно вести регулярно. Есть более современные практики: многие используют папку “входящие” в почте как список актуальных задач, а еще лучше завести сервис для учета задач, такой как trello.com, где есть возможность работать как индивидуально, так и с командными задачами.

Г. Делите большие дела на части («слона нужно есть по частям»), находите способы наградить себя за сделанное дело.

Д. Берегитесь прокрастинации – привычки откладывать сложные и важные дела «немного на потом», берясь сперва выполнять маленькие и не значимые дела или отвлекаясь ненадолго на развлечения. Это очень распространенное явление. Придумано много способов бороться с ним, но самые простые – это всегда составлять план дел на день и следовать ему, помня классификацию дел по Эйзенхауэру.

Дополнительная информация:

https://habrahabr.ru/post/294556/ (управление временем для начинающих)

https://habrahabr.ru/post/177225/ (управление временем на личном примере)

http://www.levitas.ru/franklin.htm (метод Бенджамина Франклина)

https://vk.com/gorizontirazuma (группа в Контакте по тренингам для студентов Московского Политеха)

Управление проектами

Проект – это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений. Иными словами – дело, которое надо довести до конца в срок. Некоторые проекты можно реализовать и в одиночку, но большинство требуют командной работы. Управление проектом, как и любое другое управление состоит в планировании, организации, мотивации и контроле.

Учебные проекты в университете состоят из четырех этапов: создание идеи проекта (conceive), разработка до действующего прототипа (design), сдача проекта заказчику или внедрение (implement) и получение обратной связи от пользователей прототипа (operate). Это называется инженерное образование по модели CDIO. В реальной практике у проектов похожий «жизненный цикл» – от идеи до эксплуатации.

Самая простая в использовании методология управления проектами называется традиционной, каскадной иди методологией водопада. Она используется в тех случаях, когда вы заранее можете достаточно точно описать цель проекта (как правило – в виде технического задания), представить себе перечень задач и сроков их выполнения. Свое название эта методология получила от двух ключевых способов планирования проекта, о которых мы вам расскажем ниже:

Сетевой график – это способ описать задачи в их связи друг с другом, с его построения начинается планирование проекта. Чтобы построить сетевой график нужно: 1. Записать перечень задач в проекте; 2. Оценить срок выполнения задач; 3. Выявить зависимость одних задач от других. После этого можно нарисовать схему, где стрелка – это задача, а кружок – контрольное событие, по которому мы определяем, что задача выполнена. Схема будет выглядеть примерно так:

Эту схему используют для того, чтобы определить промежуточные контрольные точки в проекте, понять, какие задачи можно выполнять параллельно, какие установить промежуточные контрольные точки. Кроме того, она позволяет рассчитать критический путь – самую длинную цепочку задач от начала проекта к завершению. Длина критического пути – это минимальный срок выполнения проекта.

Следующий шаг в планировании проекта – это привязка его к календарю и распределение задач между членами команды. Лучшее средство для этого – диаграмма Ганта (автор – Генри Л. Гант). Выглядит она примерно так:

Как вы видите, это очень простой метод: по вертикальной оси вы выписываете задачи, по горизонтальной – сроки их начала и завершения. Кстати, при планировании полезно оставлять небольшие запасы времени между завершением предыдущей задачи и началом следующей. Такая диаграмма позволяет и руководителю проекта и всей команде планировать и контролировать ход выполнения проекта.

Описанная модель управления проектом называется каскадом (водопадом), потому что в ней задачи «вытекают» одна из другой, да и диаграмма Ганта похожа на горную речку с порогами.

Не так важно, как именно вы будете управлять проектом, следить за дедлайнами и распределять задачи - главное регулярно вести эту работу и пользоваться средствами, удобными всем участникам проекта. В современном мире, конечно, удобно полььзоваться электронными системами - они всегда с вами, где бы вы не находились.

В конце ХХ века были придуманы другие методологии управления проектом. Самая известная из них называется Agile, гибкая методология. Существует документ под названием Agile-манифест, мы советуем вам с ним ознакомиться, но здесь пересказать не сможем. Гибкие методологии управления проектом вы освоите позже.

Дополнительная информация:

https://habrahabr.ru/post/276873/ (43 полезных сервиса для управления проектами)

https://habrahabr.ru/post/223525/ (Операционный или проектный подход?)

http://agilemanifesto.org/iso/ru/manifesto.html (Манифест Agile)

http://agilemanifesto.org/iso/ru/principles.html (Принципы Agile)

https://habrahabr.ru/post/247319/ (Заметка об Agile-методологии SCRUM)