Изменение структуры таблиц. Редактирование таблиц, сортировка и фильтрация записей

Изменение структуры таблицы. Запустить MS Access и открыть базу данных, разработанную на предыдущем занятии (ИС_Учет_Успеваемости).

Открыть таблицу Кадры в режиме Конструктор. Установить курсор на поле Фамилия. На вкладке Конструктор в разделе Сервис нажать кн. Добавить строки (или выполнить команду Вставка). Добавить поле Пол стекстовымтипом данных. Сохранить таблицу. Перейти в Режим таблицы. Заполнить столбец Пол (мужской/женский). Закрыть таблицу Кадры.

2. Сортировка записей в таблицах.

Открыть для просмотра записей таблицу Электронный журнал. Провести сортировку записей в таблице по фамилиям студентов, для чего: выделить столбец Студент (щелкнуть ЛКМ по заголовку столбца), на ленточной панели инструментов Главная щелкнуть по кн. Сортировка по возрастанию. Повторить действия, используя кн. Сортировка по убыванию. Восстановить сортировку записей по № п/п.

3.Фильтрация записей в таблицах.

Фильтрация – самый простой способ выделения записей в таблице по какому-либо признаку (критерию).

Рассмотрим применение фильтра по выделенному. Установить курсор на одну из фамилий студентов в поле Студент таблицы Электронный журнал, на панели инструментов Главная нажать кн. Фильтр по выделенному ( ), убедится, что в таблице остались записи по выбранному студенту. Нажать кн. Удалить фильтр (команда Применить фильтр).

Рассмотрим использование простого фильтра, выполните следующие действия:

1.Щелкните любую ячейку столбца таблицы, Кадры по которому нужно установить фильтр - наити студентов, с датой рождения начинающихся с цифр 198, щелкните одну из ячеек столбца Дата рождения).

2. Щелкните вкладку Главная на ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и нажмите кнопкуФильтр. На экране раскроется меню (см. рис.8).

Рис. 8 – Простой фильтр

3. Щелкните строку Фильтры дат(для числового поля - Числовые фильтры) и выберите- вариант Между(см. рис. 9).

Рис. 9- Варианты текстового фильтра

4. Введите параметры фильтра в появившемся на экране окне диалога (см. рис. 10).

Рис. 10 – Окно ввода параметров

5. нажмите кнопку ОК для фильтрации записей таблицы. В результате в таблице будут видны только те строки, у которых даты соответствуют требуемому диапазону даты;

- щелкните кнопку на панели на­вигации, чтобы отменить установленный фильтр. Простой фильтр будет снят, и в таблице отобразятся все записи.

Рассмотрим использование расширенного фильтра, и выполните следующие действия:

1. Щелкните любую ячейку таблицы;

2. Щелкните вкладку Главнаяна ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и щелкните стрелку после кнопки Дополнительно.На экране раскроется меню (см. рис. 11);

Рис. 11 – Окно дополнительно

3. щелкните опцию Расширенный фильтр и установите требуемые параметры фильтрации в окне конструктора фильтров. Выберите таблицу Электронный журнал и проведите фильтрацию с условием – отобрать студентов имеющих оценки выше «2» и ниже «5».

4. Щелкните вкладку Главнаяна ленте команд, перейдите в группу Сортировка и фильтр и нажмите кнопку Применить фильтр.

5. Щелкните кнопку , чтобы отменить установленный фильтр илиДополнительно – Применить фильтр.

6. Отмените любые установленные фильтры, щелкните вкладку Главная, перейдите в группу Сортировка и фильтр и щелкните стрелку после кнопки Дополнительно. Затем в раскрывшемся меню выберите команду Очистить все фильтры.

Создание форм

Для того, чтобы организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными, в Microsoft Access 2007 используются формы. Формы представляют собой настраиваемые диалоговые окна, кото­рые являются специализированными объектами базы данных (как таблицы или запросы) и сохраняются в файле базы данных.

По сравнению с режимом таблицы, формы предоставляют более удобный способ просмотра и правки данных в таблицах базы данных. Они позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, про­водить вычисления, обеспечивать доступ к данным в связанных таблицах.

Формы также могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля будут отображаться при вводе дан­ных в таблицу.

По сравнению с предыдущими версиями программы, в Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также добавлены новые типы форм и улучшены их функциональ­ные возможности. Наибольшее практическое значение имеют следующие способы создания новых форм в уже существующей базе данных:

- автоматическое создание простой формы;

- автоматическое создание разделенной формы;

- создание формы с помощью Мастера форм;

- создание формы с дополнительными элементами;

- создание пустой формы;

- создание формы в режиме Конструктора.

Создадим автоматически простую форму:

- в области переходов базы данных щелкните имя таблицы, для которой вы хотите создать форму (например, Кадры).

- щелкните вкладкуСоздание.

- в группе Формыщелкните кнопку Форма.Приложение Access 2007 создаст форму для выбранной таблицы и отобразит ее в режиме макета (см. рис.12).

Рис. 12 – Простая форма

- в режиме макета внесите следующие изменения:

- настройте сетку (ширину, стиль, цвет);

- настройте шрифты (Шрифт – Times New Roman; размер – 18; полужирный; выравнивать – по центру. Цвет заливки/фона – цвет морской волны; цвет текста – белый; тип оформления – утопленное оформление);

- оформите элементы управления (поставьте на форму эмблему, заголовок, дату и время);

- нажмите кнопку Сохранитьна панели быстрого доступа, чтобы сохранить новую форму в базе данных. На экране появится окно запроса имени новой формы. Введите желаемое название формы в поле Имя формы(например, Кадры) и нажмите кнопку ОК. Название новой формы появится в области переходов.

Создадим разделенную форму:

Разделенная форма - это новая возможность, появившаяся в версии Microsoft Office Access 2007. Отличие разделенной формы от простой состо­ит в том, что она отображает данные, содержащиеся в таблице, одновремен­но в двух представлениях - в режиме формы и в режиме таблицы.

Для того, чтобы автоматически создать разделенную форму, выполните сле­дующие действия:

- в области переходов щелкните имя таблицы, для которой вы хотите создать форму (например, Учебный план).

- щелкните вкладку Создание.

- в группе Формыщелкните кнопку Разделенная форма.Приложение Access 2007 создаст форму для выбранной таблицы и отобразит ее в режиме макета (см. рис.13).

Рис.13 – Раздельная форма

- в режиме макета внесите изменения в структуру формы: настроите размер полей формы в соответствии с вводимыми в таблицу данными;.

- нажмите кнопку Сохранитьна панели быстрого доступа, чтобы сохранить новую форму в базе данных. На экране появится окно запроса имени новой формы.

- Введите желаемое название формы в поле Имя формы(например, Список учащихся) и нажмите кнопку ОК. Название новой формы появится в области переходов.

Наибольшими возможностями обладает Конструктор. При проектировании формы в Конструкторе можно использовать расши­ренный набор элементов управления, который недоступен в обычном режи­ме редактирования макета формы.

Разработчик также имеет возможность настраивать внешний вид формы и расположенных на ней элементов управления в соответствии со своими тре­бованиями и предпочтениями. В Конструкторе можно поменять цвет, стиль оформления, положение и реакцию на действия пользователя у любого элемента управления, расположенного на форме, а также настроить любые свойства самой формы. В приложении 1 показаны все элементы управления.

Создадим форму в конструкторе (это бонус - самостоятельно):

- продумать вид формы и включать следующие разделы:

• раздел Заголовок формы- определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область за­головка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управ­ления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;

• раздел Верхний колонтитул- определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, оп­ределяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только тогда, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;

• раздел Область данных- определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элемен­ты управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неиз­меняемые данные (например, пояснительные надписи). При печати много­страничной формы этот раздел отображается на каждой странице;

• раздел Нижний колонтитул- определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, оп­ределяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только тогда, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;

• раздел Примечание формы- определяет нижнюю часть формы. Этот раз­дел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только вни­зу последней страницы.

- щелкните вкладку Создание;

- в группе Формыщелкните кнопку Конструктор форм;

- щелкните контекстную вкладку Конструктор.

- добавьте в форму строку заголовка. Для этого нажмите кнопку (Заго­ловок)в группе Элементы управления,щелкните мышью в верхней части формы и введите текст заголовка (например, Добавление новой дисциплины). Окончив ввод, нажмите клавишу Enter.При необходимости переместите заголовок формы, если считаете, что он расположен неудачно;

- в области СервиснажатьДобавить поля,а затем щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей, содержащей поля, которые нужно включить в форму. Если в форме должны использоваться поля из нескольких таблиц, то нужно раскрыть списки полей всех нужных вам таблиц. В примере мы создадим форму по таблице Электронный журнал,поэтому щелкните знак плюс перед ее названием. В результате на экране появится перечень полей таблицы;

- добавьте в раздел Область данныхмакета новой формы все нужные вам поля таблицы. Для вставки поля сначала щелкните название этого поля в области Список полей,а затем щелкните мышью в том месте раздела Область данныхформы, где вы хотите поместить это поле. На форме появится группа из двух связанных элементов - собственно поля ввода и подписи к нему (подпись совпадает с именем этого поля в исходной таблице).Описанным выше способом добавьте на форму необходимые поля.

Постарайтесь разместить их около нижней границы раздела Область данных,чтобы сверху осталось место для дополнительных элементов формы.

- добавьте на форму первую пояснительную надпись. Для этого перейдите на контекстную вкладку Конструктори в группе Элементы управлениящелкните кнопку Надпись.После этого щелкните мышью в верхней части раздела Область данныхи введите текст надписи ( дисциплины:). Окончив ввод, нажмите клавишу Enter.Перетащите созданную надпись к верхнему левому углу раздела Область данных.

Далее продолжите сами заполнять оставшиеся области

Построение запросов

При работе с базами данных наиболее часто используются простые запросы – выбор записей из таблиц или других запросов удовлетворяющих заданному критерию.

В Microsoft Access 2007 используются четыре основных способа создания нового запроса:

- создание запроса на основе существующего фильтра;

- создание запроса с использованием Мастера запросов;

- создание запроса с помощью Конструктора запросов;

- создание запроса в режиме SQL-редактора.

Рассмотрим наиболее часто используемые варианты создания за­просов.

5.1. Формирование простого запроса, как расширенного фильтра. открыть таблицу Электронный журнал, выполнить команду Главная/Сортировка и фильтр/Дополнительно/Расширенный фильтр. В строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать в отдельные столбцы поля: Код, Дата, Студент, Дисциплина, ВидЗанятия, Оценка. В строке Сортировка: для поля Дата установить – по возрастанию. Условие отбора: установить: для поля Оценка– 2, ВидЗанятия – Практ_Зан. В строке “или:” для поля ВидЗанятия установить – Лаб_Зан, для поля Оценка – 2.

На панели быстрого пуска нажать кн. Сохранить как запрос. В окне Сохранение в виде запроса ввести имя – Запрос по неудовлетворительным оценкам. Закрыть окно фильтра. Перейти на вкладку Запросы. Выполнить запрос (кн. Открыть) Запрос по неудовлетворительным оценкам. Проверить правильность выборки данных из таблицы Электронный журнал.

Самостоятельно сформируйте запросы по следующим критериям: 1) отличные оценки; 2) оценки 4 или 5.

5.2. Формирование простого запроса с помощью мастера

1. Щелкните вкладку Создание.

2. В группе Другие нажмите кнопку Мастер запросов. На экране появится первое диалоговое окно Мастера запросов (см. рис. 14).

3. Убедитесь, что в окне Мастера отмечен вариант Простой запрос. Нажмите кнопку ОК. На экране появится следующее окно Мастера.

Рис.14 – Мастер запросов

4. Раскройте список Таблицы и запросы и выберите источник данных для создания нового запроса. В поле Таблицы/запросы: выбрать Таблица:Электронный журнал. Из поля Доступные поля: переместить в поле Выбранные поля: все поля данных;

Рис.15 – Мастер, очередной шаг

5. Снова открыть поле Таблицы/запросы: и выбрать Таблица:Кадры, из поля Доступные поля: переместить в поле Выбранные поля: – Пол, НомУчГруппы. Нажать кн. Далее>. Выбрать вид отчета – подробный, Далее>;

6.Задать имя запроса – Учет успеваемости за (дата). Нажать кн. Готово;

7. Перейдите в режим Конструктор. Для поля Дата в строку Условие отбора: ввести [За какое число?] (вводится в квадратных скобках). Сохранить запрос;

8. Выберите Режим таблицы. В окне Введите значение параметра ввести одну из дат, содержащихся в таблице, нажать кн. ОК. Закрыть окно запроса (см.рис.16).

Рис.16-Проверка работы запроса

Проверить работу запроса по другим датам;

9. Самостоятельно сформируйте запросы по следующим критериям: 1) по датам больше заданной 2) по датам лежащей в диапазоне между заданными, 3) по заданным оценкам, 4) по оценкам больше заданной.

5.3. Разработка перекрестного запроса.

Перекрестный запрос – запрос, результатом выполнения которого является таблица, столбцами и строками которой являются записи, находящиеся в заданных полях других таблиц или других запросов.

5.3.1. Сформируем с помощью перекрестного запроса таблицу, в которой названиями строк являются записи, содержащиеся в полях Фамилия, Имя и ВидЗанятия, а названиями столбцов – записи, содержащиеся в поле Наименования (дисциплин), также имеется еще один столбец – “средний балл”. Сама же таблица должна содержать средние значения записей поля Оценка, т.е. средний балл соответствующий данному студенту, виду занятий и дисциплине.

Подготовку данных для создания перекрестного запроса осуществим с помощью простого запроса, для чего выполните следующие действия:

1. Щелкните вкладку Создание.

2. В группе Другие нажмите кнопку Мастер запросов. На экране появится первое диалоговое окно Мастера запросов (см. рис. 14).

3. Убедитесь, что в окне Мастера отмечен вариант Простой запрос. Нажмите кнопку ОК. На экране появится следующее окно Мастера.

4. В окне Создание простых запросов в поле Таблицы/запросы: выбрать Таблица:Кадры, из поля Доступные поля: переместить в поле Выбранные поля: Фамилия, Имя; Таблица:Учебный план – полеНаименование;Таблица:Электронный журнал – поляВидЗанятия и Оценка. Нажать кн. Далее>(рис.17).

Рис.17-Шаг мастра

5. Выбрать вид отчета – подробный, Далее>. Задать имя запроса – Подготовка данных.Нажать кн. Готово;

6. На вкладке Запросы окна База данных, нажать на кн. Создать. В окне новый запрос выбрать Перекрестный запрос. Нажать кн. ОК. В окне Создание перекрестных таблиц выбрать Показать Запросыи Запрос: Подготовка данных Далее>.

7. В следующем окне предлагается выбрать поля для заголовков строк. Выбрать в качестве полей заголовка строк – Фамилия, Имя и ВидЗанятия. Нажать кн. Далее>. В качестве заголовка столбцов в следующем окне выбрать поле – Наименование. Нажать кн. Далее>.

8. В следующем окне в качестве поля вычислений выбрать Оценка, Функции: –Максимум. – Да. Нажать кн. Далее>. Задать имя запроса – Таблица успеваемости, нажать кН и изменить структуру запроса Готово.

Отредактируйте запрос. Просмотреть содержимое полученной перекрестной таблицы. Сохранить и закрыть запрос.

5.3.2. Сформируем с помощью перекрестного запроса таблицу, в которой названиями строк являются записи, содержащиеся в полях Фамилия, Имя, а названиями столбцов – в поле Дата. Сама же таблица должна содержать записи поля Оценка, относящиеся к заданным НомУчГруппы, Дисциплине и ВидуЗанятия (для определенности, например, выберем группу ЗБУс-11, математика и практика).

Подготовку данных для создания перекрестного запроса осуществим с помощью простого запроса, для чего необходимо выполнить следующие действия:

1. На вкладке Запросы окна База данныхнажать на кн. Создать.

2. В окне новый запрос выбрать Простой запрос. В окне Создание простых запросов в поле Таблицы/запросы: выбрать Таблица:Кадры, из поля Доступные поля: переместить в поле Выбранные поля: Фамилия, Имя, НомУчГруппы; Таблица:Учебный план – полеНаименование;Таблица:Электронный журнал – поляДата, ВидЗанятия и Оценка. Нажать кн. Далее>.

3. Выбрать вид отчета – подробный, Далее>. Задать имя запроса – Подготовка данных_1.Нажать кн. Готово.

4. на вкладке Запросы окна База данных, нажать на кн. Создать. В окне новый запрос выбрать Перекрестный запрос. Нажать кн. ОК. В окне Создание перекрестных таблиц выбрать Показать Запросыи Запрос:Подготовка данных_1Нажать кн.Далее>.

5. В следующем окне предлагается выбрать поля для заголовков строк. Выбрать в качестве полей заголовка строк – Фамилия, Имя. Нажать кн. Далее>.

6. В качестве заголовка столбцов в следующем окне выбрать поле – Дата. Нажать кн. Далее>.

7. В следующем окне в качестве поля вычислений выбрать Оценка, Функции: – Среднее. Вычислить итоговое значение для каждой строки – Да. Нажать кн. Далее>. Задать имя запроса – Журнал успеваемости по математике (Практ_Зан) группы ЗБУс-11, нажать кн. Готово.

8. Открыть созданный запрос в режиме конструктора. Добавить поля НомУчГруппы, Дисциплина и ВидЗанятий, условия отбора ЗБУс-11, Математика и Практ_Зан соответственно.

Просмотреть содержимое полученной перекрестной таблицы. Сохранить результаты работы.

6. Конструирование отчетов

В отличие от других объектов базы данных, с помощью отчета невозможно изменять сведения, хранящиеся в базе данных. С помощью отчета можно только отображать данные, содержащиеся в таблицах или выбранные из базы данных по запро­су. Зато отчет лучше подходит для представления требуе­мых пользователю данных в виде полноценных документов, не уступающих подготовленным в Microsoft Word, для которых можно выбрать требуемый стиль оформления, а затем напечатать на принтере или отправить по элект­ронной почте.

6.1. Создание нового отчета

С помощью средств Microsoft Access 2007 пользователь можно создать мно­жество различных отчетов любой степени сложности. К основным способам создания нового отчета в текущей базе данных Access 2007 можно отнести следующие варианты:

- автоматическое создание отчета с помощью средства Отчет;

- создание отчета с помощью Мастера отчетов;

- создание отчета с использованием средства Пустой отчет;

- создание отчета в Конструкторе отчетов;

- создание наклеек с помощью Мастера наклеек.

Каждый отчет Access 2007 содержит необходимые пользователю сведения, выбранные из таблиц и / или запросов базы данных. Наряду с данными, из­влекаемыми из таблиц и запросов, в любом отчете обязательно содержится информация о макете отчета. В макете отчета хранятся заданные пользова­телем параметры страницы отчета, а также сведения о структуре и свойствах отчета и его отдельных элементов (подписей, заголовков, рисунков).

Таблицы и запросы, содержащие базовые данные для отчета, называются ис­точником записей отчета.

6.2. Автоматическое создание

Самый простой и быстрый способ создания нового отчета заключается в использовании средства автоматического создания отчетов. Автоматическое создание простого отчета на основе существующего запроса или таблицы базы данных выполняется с помощью инструмента Отчет. Сразу после создания нового отчета его можно просмотреть и при необходимости распечатать или отправить по электронной почте. Если вас не устраивает структура или форма­тирование созданного отчета, он может изменить требуемые параметры от­чета в режиме макета или в Конструкторе.

Создайте автоматически простой отчет на основе таблицы Учебный план

1. Откройте требуемую ИС_учета_успеваемости.

2. В области переходов щелкните название того таблицы Учебный план

(если необходимо, то таблицы или запроса), который должен использоваться в качестве источника данных для нового отчета.

3. На ленте инструментов перейдите на вкладку Создание (см. рис. 16).

Рис. 16 – Лента со вкладкой Создание

5. В группе Отчеты щелкните кнопку Отчет. Приложение Access 2007 создаст новый отчет и отобразит его в режиме макета (см. рис. 16).

Рис. 16 - Новый отчет в режиме макета

Настроите размер полей, отформатируйте отчет в соответствии с требованиями: шрифт-Tahoma; размер-16; цвет текста заголовка - зеленый; заливка - темно-бардовый; итоги - сумма, среднее, количество записей; сетка на весь отчет; добавить эмблему и сделать заголовок, поставить страницы (см.рис.16).

5. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, чтобы сохранить новый отчет в текущей базе данных. На экране появится окно запроса имени нового отчета (см. рис. 17).

Рис. 17 – Сохранение автоотчета

6. Введите желаемое название отчета в поле Имя отчета (рис.17).

7. Нажмите кнопку ОК. Новый отчет будет сохранен в текущей базе данных, а его название появится в области переходов.