Краткая характеристика СУБД Access

Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

Первоначально для накопления и хранения информации на компьютерах применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

Постепенно с развитием программного обеспечения компьютеров появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). Система управления базами данных - программное средство для создания, наполнения, обновления и удаления баз данных. Современная СУБД является приложением Windows. СУБД предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

На практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

Краткая характеристика СУБД Access

Система управления базой данных (СУБД) является универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных (БД) и приложений пользователя в самых разных областях. СУБД обеспечивает многоаспектный доступ к данным и использование одних и тех же данных различными задачами и приложениями пользователя.

В СУБД поддерживаются различные модели данных.

Модель данных - это метод логической организации данных, используемый СУБД. Наиболее известными являются иерархическая, сетевая и реляционная модели.

В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживается преимущественно реляционная модель, которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу – алгебру отношений (реляционную алгебру) и универсального языка структурированных запросов – SQL (Sequential Query Language).

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы – запись. Структура записи определяется составом входящих в неё полей.

Совокупность полей записи соответствует логическим связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области.

СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базы данных, включающих все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или базы данных на SQL-сервере, а также для создания приложений пользователя, работающего с этими базами данных. База данных Access, создаваемая на локальном компьютере, отличается от баз данных других настольных СУБД. В её файле могут храниться не только данные, но и объекты интерфейса – формы, отчёты, а также программный код.

Средства графического конструирования позволяют пользователю создавать объекты базы данных и объекты приложения с помощью многочисленных графических элементов, не прибегая к программированию.

Среди многочисленных средств графического конструирования и диалоговых средств Access следует выделить средства для создания:

- таблиц и схем баз данных;

- запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

- запросов на изменение баз данных;

- экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

- отчётов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде;

- страниц доступа к данным, обеспечивающим работу с базами данных в среде Internet и intranet;

- интерфейса управления приложением пользователя: меню, кнопочных форм, панелей управления приложением, позволяющих объединить различные операции по работе с базой данных в единый технологический процесс.

Средства программирования СУБД включают язык структурированных запросов SQL, язык макрокоманд и язык объектно-ориентированного программирования для приложений Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). VBA является частью семейства Microsoft Visual Basic, которое входит в состав Visual Studio.

Постановка задачи

Спроектировать базу данных «Кинотеатры», предназначенную для работников справочной службы кинотеатров города и обеспечивающую в режиме диалога доступ к информации об имеющихся городе кинотеатров и фильмах, которые в них идут.

В БД должны храниться сведения: о кинотеатрах: название, адрес, вместимость (определяется как суммарная вместимость всех работающих залов кинотеатра); о фильмах: название, производство, режиссер, жанр; кроме того, должна храниться информация о цене билета, количестве свободных мест на данный сеанс. На разных сеансах в разных залах в одном кинотеатре идут разные фильмы.

Разработка БД

Таблицы

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Для нашей базы данных создадим 4 таблицы в режиме конструктора: кинотеатры, залы, сеансы и фильмы.

Структура таблицы «Кинотеатры»

Затем создадим в режиме конструкторатаблицу Залы:

Структура таблицы «Залы»

Создадим поле с подстановкой Кинотеатр. Для этого:

· в столбце Имя полянаберем Кинотеатр, а в столбце Тип данныхвыберем Мастер подстановок;

· в появившемся окне Создание подстановкивыберем Объект "столбец подстановки"будет использовать значения из таблицы или запросаи щелкнем по кнопке Далее;

· в окне выберем таблицу, используемую для подстановки КИНОТЕАТРЫ – и щелкнем по кнопке Далее;

· выберем поля, которые будут отображаться в таблице ЗАЛЫ (например, только название) и щелкнем по кнопке Далее;

· в окне Задайте подпись, которую содержит столбец подстановки– наберем Кинотеатр; щелкнем по кнопке Готово.

Создадим в режиме конструктора таблицу Фильмы:

Структура таблицы «Фильмы»

Создадим поле с подстановкой Жанр. Для этого:

· в столбце Имя полянаберем Жанр, а в столбце Тип данныхвыберем Мастер подстановок;

· в появившемся окне Создание подстановкивыберем Будет введен фиксированный набор значенийи щелкнем по кнопке Далее;

· в поле Число столбцовоставим 1,а Столбец 1заполним данными, располагая их построчно: Боевик Вестерн …

· затем щелкнем по кнопке Далее;

· в следующем появившемся окне Задайте подпись, которую содержит столбец подстановки– наберем Жанр (если все было выполнено последовательно, то подпись уже набрана автоматически) и щелкнем по кнопке Готово.

Создадим в режиме конструктора таблицу Сеансы:

Структура таблицы «Сеансы»

Поле ЗАЛ с подстановкой из таблицы ЗАЛЫ (в поля для подстановки включим код и наименование зала и поле Работает)

Поле ФИЛЬМ с подстановкой из таблицы ФИЛЬМЫ (в поля для подстановки включим Наименование, Жанр)

В окне Схема данных отображаются таблицы и связи между ними. Если поля подстановки создаются с помощью мастера подстановок, то связи между таблицами создаются автоматически. В противном случае связи задают вручную.

Заполним таблицу «Кинотеатры»:

Заполним таблицу «Залы»:

Формы

Создание автоформ. Формапредставляет собой специальный формат экрана, используемый для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи.

Любая форма строится на основе Access-таблицы, запроса. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами.

Существует несколько способов создания формы, в том числе и автоматический – режим Авто-формаформа создается автоматически. Изменить форму можно в режиме конструктора.

Создадим форму для заполнения таблицы Фильмы:

Создадим форму для заполнения таблицы Кинотеатры:

Запросы

Запрос- это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. Создаваемые запросы основаны на полях таблиц и/или запросов из БД. Большинство запросов можно создать с помощью Мастера запросов. Если созданный запрос не удовлетворяет требованиям, то можно подправить его в режиме Конструктора. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы с простыми условиями, включающими только один аргумент поиска, называются про-стыми запросами. Если в условиях отбора используется несколько полей (сложный запрос), то они могут соеди-няться либо оператором And(И) или Оr(Или).

Создадим запрос Фантастика на выборку всех фильмов этого жанра. В результирующую таблицу включим поля таблицы Фильмы (кроме возрастного ограничения):

Создадим запрос, сортирующий фильмы в порядке убывания года выпуска:

Создадим параметрический запрос, который по введенным данным – жанру - выдает список фильмов данного жанра:

Вводим нужный нам жанр: Боевик

Получаем:

Создадим запрос, вычисляющий прибыль кинотеатров в заданный день:

Вычисляемое поле содержит формулу:

Прибыль: Sum(([Сеансы]![Цена]*([Залы]![Вместимость]-[Сеансы]![Свободные места])))

Создадим запрос, подсчитывающий количество сеансов по фильмам в заданный день:

Создадим запрос, выдающий расписание сеансов фильмов и их стоимости в нужном кинотеатре в заданный день:

Например, 24.05.2013 Искра IMAX:

Создадим запрос, выдающий расписание сеансов нужного фильма в заданный день:

Например, 24.05.2013 фильм Беги:

Отчеты

Отчетыиспользуются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц). Существенное различие между отчетом и формой заключается в том, что отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов. Каким бы способом не создавался отчет, отредактировать его можно в режиме конструктора.

Создадим автоотчет расписание сеансов фильма в заданный день на основе запроса:

Автоотчет, основанный на запросе сортировки фильмов по году выпуска по убыванию:

Автоотчет, основанный на запросе поиска фильмов по заданному жанру:

Автоотчет Афиша кинотеатра:

Кнопочная форма

Создадим главную кнопочную форму:

Создадим подчиненные кнопочные формы:

Для создания элементов подчиненной кнопочной формы "Запросы" понадобятся макросы.

Остальные макросы создаются аналогично. Создадим подчиненную форму Запросы:

В итоге получим удобную кнопочную форму для навигации по БД:

Заключение

В ходе работы бала создана база данных Кинотеатры, обеспечивающая взаимодействие с ней в режиме диалога, для работников справочной службы кинотеатров города.

Справочная служба может предоставить следующие сведения:

– репертуар кинотеатра,

– адрес кинотеатра,

– число мест (свободных) на данный сеанс,

– цена билетов на данный сеанс,

– жанр, производство и год выхода данного фильма,

Администратор БД может вносить следующие изменения:

– введение нового фильма в репертуар,

– снятие фильма с проката.

Предусмотрена возможность выдачи справки (в виде отчета) о фильме по времени сеанса, по названию кинотеатра и отчет о кинотеатрах по названию фильма.

Список литературы

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002

2. Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами. Москва, 2004г.

3. Основы проектирования реляционных баз данных. Электронное учебное пособие.

4. Симонович С. В., Евсеев Г. А., Алексеев А. Г. Специальная информатика: Учебное пособие. – М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000.