Err_KHonKa_Click: ' процедура вывода сообщения об ошибке MsgBox Err.Description Resume Exit_KnonKa_Click End Sub ' конец процедуры печати
Можно внести изменения в текст данной процедуры. Они будут сохранены при сохранении изменений в структуре формы.
Связь между таблицами и целостность данных
До сих пор мы рассматривали операции с объектами на примере базы данных, состоящей из одной таблицы, но на практике, как правило, в составе базы данных имеется несколько таблиц. Для координации таблиц между ними устанавливается связь. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.
Типы связей между таблицами. При установлении связи между таблицами возможны три типа связей.
1. Отношение «один-ко-многим». Это наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим»каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, но запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.
2. Отношение «многие-ко-многим». При этом типе связи одной записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В - несколько записей в таблице А.Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц А и В. Отношение «многие-ко-многим» по сути представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей. Например, отношение «многие-ко-многим» между таблицами «Заказы» и «Товары» определяется путем создания двух отношений «один-ко-многим» с таблицей «Заказано».
3. Отношение «один-к-одному». При отношении «один-к-одному» запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, можно создать таблицу для отслеживания участия сотрудников в благотворительных спортивных мероприятиях.
Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи между таблицами зависит от способа определения связываемых полей. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы. Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей — внешних ключей двух других таблиц.
Целостность данных. Для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных в Microsoft Access используется механизм поддержки целостности данных.
Целостность данных означает:
· в связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы;
· из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице.
Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия.
1. Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс. В большинстве случаев связывают первичный ключ (представленный в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя) второй таблицы, которое называют полем внешнего ключа.
2. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных (из этого правила существуют два исключения) и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля (FieldSize).
Исключения: 1) поле счетчика можно связывать с числовым полем, свойство Размер поля (FieldSize) которого имеет значение Длинное целое; 2) поле счетчика можно связать с числовым, если для обоих полей в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение Код репликации.
3. Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.
Примечание. Допускается определение связей не только для таблиц, но и для запросов. Причем для запросов соблюдение целостности данных не обязательно.
Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам:
1. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод значений Null, показывающих, что записи не являются связанными. Например, нельзя сохранить запись, регистрирующую заказ, сделанный несуществующим клиентом, но можно создать запись для заказа, который пока не отнесен ни к одному из клиентов, если ввести значение Null в поле Код Клиента.
2. Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику.
3. Невозможно изменить значение первичного ключа в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной записью. Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице «Сотрудники», если в таблице «Заказы» имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику.
Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.
Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.
Режимы каскадного обновления и каскадного удаления. Для отношений, в которых проверяется целостность данных, пользователь имеет возможность указать, следует ли автоматически выполнять для связанных записей операции каскадного обновления и каскадного удаления. Если включить данные параметры, станут возможными операции удаления и обновления, которые в противном случае запрещены условиями целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных при удалении записей или изменении значения первичного ключа в главной таблице, автоматически вносятся необходимые изменения в связанные таблицы.
Если при определении отношения установить флажок Каскадное обновление связанных полей, любое изменение значения первичного ключа главной таблицы приведет к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. Например, при изменении кода клиента в таблице «Клиенты» будет автоматически обновлено поле «КодКлиента» во всех записях таблицы «Заказы» для заказов каждого клиента, поэтому целостность данных не будет нарушена. Microsoft Access выполнит каскадное обновление без ввода предупреждающих сообщений.
Примечание. Если в главной таблице ключевым полем является поле счетчика, то установка флажка Каскадное обновление связанных полей не приведет к каким-либо результатам, так как изменить значение поля счетчика невозможно.
Если при определении отношения установить флажок Каскадное удаление связанных записей, любое удаление записи в главной таблице приведет к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.
Например, при удалении из таблицы «Клиенты» записи конкретного клиента будут автоматически удалены все связанные записи в таблице «Заказы» (а также записи в таблице «Заказано», связанные с записями в таблице «Заказы»).
Если записи удаляются из формы или таблицы при установленном флажке Каскадное удаление связанных записей, Microsoft Access выводит предупреждение о возможности удаления связанных записей.
Если же записи удаляются с помощью запроса на удаление, то Microsoft Access удаляет записи автоматически без вывода предупреждения.
Определение связей между таблицами
Связь между таблицами определяется путем добавления связываемых таблиц в окно «Схема данных» с последующим перетаскиванием ключевого поля из одной таблицы в другую. Также можно определять связи с помощью клавиатуры. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя. Для определения связей между таблицами закройте все открытые таблицы.
Создание связей между таблицами. Установление связей между таблицами рассмотрим на конкретном примере — базе данных Library (библиотека), состоящей из двух таблиц: Книги и Читатели, которые имеют следующую структуру (табл. 3).
Таблица 2.3 Установление связей между таблицами
| Имя поля | Тип данных | Размер поля, формат | Примечание |
| Таблица Книги | |||
| Инвентарный номер | Числовой | Длинное целое | Ключевое поле |
| Автор | Текстовый | 30 символов | |
| Название | Текстовый | 50 символов | |
| Год издания | Числовой | Целое число | |
| Цена | Числовой | Одинарное с плавающей точкой | |
| Таблица Читатели | |||
| № личного дела | Текстовый | 10 символов | Ключевое поле |
| Фамилия | Текстовый | 30 символов | |
| Имя | Текстовый | 20 символов | |
| Адрес | Текстовый | 50 символов | |
| Телефон | Текстовый | 1 2 символов | |
| Класс | Текстовый | 3 символа | |
| Книга | Числовой | Длинное целое |
Создайте таблицы Книги и Читатели указанной структуры и задайте ключевые поля. Для установления связи между таблицами Книги и Читатели выберите команду Схема данныхв меню Сервис. После этого раскроется пустое окно Схема данных, а в главном меню MS Access появится новый пункт меню Связи. Выбрав в меню Связи команду Добавить таблицу, в диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблицы. Выбирая из списка всех таблиц открытой базы данных Library и щелкая кнопку «Добавить», добавьте в окно схемы данных таблицы Книги и Читатели. Закройте окно Добавление таблицы, щелкнув кнопку «Закрыть».
Примечание. Удерживая прижатой клавишу Ctrl, вы можете выделить (и добавить) сразу несколько таблиц. Чтобы связать таблицу саму с собой, добавьте ее дважды. Это полезно, когда нужно создать поле подстановки, использующее значения этой же таблицы. Например, в таблице Сотрудники учебной базы данных Борей определена связь между полями КодСотрудника и Подчиняется, поэтому поле Подчиняется может отображать данные о сотруднике, имеющем соответствующее значение в поле КодСотрудника. После этого в окне Схема данных будут представлены две выбранных нами таблицы, между которыми устанавливается связь.
Для установления связи между двумя таблицами можно методом «Drag-and-Drop» переместить имя поля с первичным ключом главной таблицы (Инвентарный номер) на поле Книга подчиненной таблицы. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно Изменение связей. Для включения механизма поддержки целостности данных в связываемых таблицах установите флажок Обеспечение целостности данных, как показано на рис. 32.
После активизации флажка Обеспечение целостности данных становятся доступными два флажка каскадных операций. Включите переключатели каскадной модификации — обновления и удаления связанных записей.
Рис. 32. Определение параметров связи между таблицами
В группе Тип отношений выберите один-ко-многим и завершите создание связи, щелкнув кнопку «Создать». После этого в окне «Схема данных» появится графическое изображение установленной связи. Пометки у концов линии связи 1- ¥ означают, что одна запись таблицы Книги может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Читатели. Закройте окно связи, сохранив изменения макета Схема данных.
Примечания.
1. Если необходимо просмотреть все связи, определенные в базе данных, нажмите кнопку «Отобразить все связи на панели инструментов». Для просмотра связей только для определенной таблицы выберите таблицу, а затем на панели инструментов нажмите кнопку «Отобразить прямые связи». Если нужно изменить структуру таблицы, щелкните таблицу правой кнопкой и выберите команду «Конструктор таблиц». Для того чтобы просмотреть связи, определенные для конкретной таблицы, выберите эту таблицу, а затем нажмите кнопку «Отобразить прямые связи на панели инструментов».
2. Если в окне схемы данных уже отображены все таблицы, связанные с выбранной таблицей, то нажатие кнопки «Отобразить прямые связи» не даст никаких результатов, поскольку при нажатии этой кнопки на экран только добавляются таблицы, связанные с текущей таблицей. Если требуется просмотреть прямую связь только с одной таблицей, нажмите кнопку «Очистить макет» на панели инструментов, чтобы удалить все таблицы из окна схемы данных (при этом таблицы и связи физически не удаляются, а только убираются из окна схемы данных). Затем снова добавьте нужную таблицу в окно схемы данных и нажмите кнопку «Отобразить прямые связи». Для добавления таблицы нажмите кнопку «Отобразить таблицу на панели инструментов», дважды щелкните нужную таблицу, а затем нажмите кнопку «Закрыть».
Изменение или удаление существующих связей. Изменять связи между открытыми таблицами нельзя. Закройте все открытые таблицы. Переключитесь в окно базы данных и нажмите кнопку «Схема данных на панели инструментов». Если таблиц, связи которых нужно изменить, нет на экране, нажмите кнопку «Отобразить таблицу на панели инструментов» и дважды щелкните таблицы, которые нужно добавить. Дважды щелкните линию связи, которую необходимо изменить, и установите параметры связи. Для получения дополнительных сведений о конкретном параметре диалогового окна Изменение связей нажмите кнопку контекстной справки и щелкните нужный параметр.
Для удаления выделите линию связи, которую необходимо удалить (выделенная линия становится более толстой), а затем нажмите клавишу Delete и подтвердите удаление.
Удаление таблицы из окна «Схема данных». Выберите таблицу, которую необходимо удалить, а затем нажмите клавишу Delete. При этом из окна Схема данных удаляются таблица и ее линии связи. Это действие затрагивает только отображение в окне схемы данных. Сама таблица и ее связи остаются в базе данных.
Печать окна схемы данных. Для создания отчета, отображающего связи между таблицами базы данных в том виде, как они показаны в окне схемы данных, Microsoft Access использует мастер печати схемы данных. Для создания такого отчета при открытом окне Схема данных выберите в меню Файл команду Печать схемы данных. После этого раскроется окно отчета о связях между таблицами в текущей базе данных. Закройте окно отчета с сохранением, щелкнув кнопку «Да» в ответ на запрос Сохранить изменения макета отчета?, задав имя отчета, щелкните кнопку «ОК».
Создание объектов (форм, отчетов, страниц доступа, макросов) для связанных таблиц отличается от ранее рассмотренных нами приемов тем, что пользователю необходимо выполнять выбор полей из нескольких таблиц и учитывать действие механизма защиты целостности данных. Рассмотрим эти особенности на примере создания формы для базы данных Library, состоящей из двух связанных таблиц.