Тема: Microsoft Access. Введення даних у таблиці з використанням форми. Пошук і заміна даних. Фільтрація даних.

П р а к т и ч н а р о б о т а № 18

Мета: навчитись створювати базу даних, розробляти таблиці, використовуючи засоби СУБД Microsoft Access.

Хід роботи

ЗАВДАННЯ 1. Створення форми і введення даних

Введення нових записів у таблицю може здійснюватися або в режимі таблиці, що потребує певних навичок і підвищеної уважності, або з використанням об'єкта БД Форма.

Форма дає можливість вводити записи по одному, у суворо визначеній користувачем послідовності полів і легко контролювати дані в процесі введення. Після заповнення поточної форми Access запам'ятовує її і виводить черговий незаповнений бланк, у рядку стану якого показується кількість введених записів.

Процес створення форми включає наступні кроки:

Крок 1. У діалоговому вікні Склад: база данных перейти на вкладку Формы і натиснути кнопку Создать.

Крок 2. У вікні Новая форма вибрати Мастер форм, з списку вибрати таблицю Фірми і натиснути ОК.

Крок 3. У першому вікні Создание форм перемістити наступні поля таблиці Фірми з лівого списку Доступные поля у правий список Выбранные поля:

Код

Назва фірми

Посада

Прізвище

Ім’я

По-батькові

Для переміщення поля зі списку Доступные поля в список Выбранные поля, спочатку виділіть його, а потім натисніть кнопку > ; після переміщення вказаних полів натиснути кнопку Далее.

Крок 4. В другому вікні Создание форм вибрати зовнішній вигляд форми: в один столбец і натиснути кнопку Далее.

Крок 5. У третьому вікні Создание форм вибрати стиль Стандартный і натиснути кнопку Далее;

Крок 6. У четвертому вікні Создание форм, не змінюючи наявних установок, натиснути кнопку Готово.

MS Access виводить вікно форми для введення наступного, 13-го запису.

ЗАВДАННЯ 2. Введення даних у формі

Крок 1. У діалоговому вікні Склад: база данных перейти на вкладку Формы, виділити форму Фірми і натиснути кнопку Открыть.

Крок 2. У вікні форми Фірми, що з'явилося, послідовно ввести 8 нових записів (з 13-го по 20-й).

Використовувати наступні назви фірм: Веселка, Терем, Юнітрейд, Мрія, Укртелеком, Licos, Атланта, Міськбуд; персональні реквізити (прізвища, імена, по батькові) встановлюєте самостійно.

Найменування посад вибираються зі списку:

· Генеральний директор;

· Директор-розпорядник;

· Головний інженер;

· Заступник директора по збуту;

· Менеджер.

Крок 3. Закрити вікно форми клацанням по кнопці X у верхньому правому куті вікна.

Крок 4. У вікні БД Склад перейти на вкладку Таблицы і натиснути кнопку Открыть.

Крок 5. У вікні Таблица: Фірми переглянути всі записи з метою контролю їх змістової і граматичної правильності; при необхідності – внести корективи. Маркер введення даних переміщується по записах клавішами Tab, Home, End, клавішами групи стрілок чи за допомогою Миші. Техніка редагування тексту аналогічна прийнятій у Word.

Крок 6. Аналогічним чином створити форму для введення даних у таблицю Адреси. Використовуючи створену форму ввести вісім нових записів. Назви додаткових фірм взяти з таблиці Фірми, дані в поля Місто, Адреса і Телефон ввести на власний розсуд.

ЗАВДАННЯ 3. Режими пошуку і заміни в базі даних

Здійснення швидкого пошуку даних є однією з головних функцій будь-якої СУБД, в тому числі MS Access.

Access дозволяє робити пошук у таблицях, формах і запитах окремих записів, груп записів, окремих полів і конкретних входжень зразка в поле.

3.1 Пошук запису за його номером в режимі таблиці та форми

Крок 1. Відкрийте таблицю Фірми у режимі таблиці.

Крок 2. Встановіть вказівник Миші у рядку стану вікна таблиці – внизу ліворуч- на номер у полі запису і двічі клацніть лівою кнопкою Миші.

Крок 3. Введіть номер проміжного запису (11) і натисніть клавішу Enter.

Вказівник встановлюється на записі, номер якого був введений.

Повторіть пошук для записів №№ 3, 6, 17.

Аналогічно проведіть пошук записів №№ 4, 7, 12, 15 і 20 у режимі Форма для таблиць Фірми і Адреси.

3.2 Пошук конкретних входжень зразка в поле

Конкретне входження зразка в поле – символ (буква, цифра, розділовий знак і т.п.), присутній у складі даних поля.

Крок 1. Відкрити таблицю Фірми.

Крок 2. Встановити курсор на будь-якому записі поля Назва фірми.

Крок 3. Меню Правка – Найти. У діалоговому вікні Поиск и замена, що з'явилося, ввести на вкладці Поиск:

у полі вводу Образец – В ( ввести з клавіатури);

у полі вводу Просмотр -- Все (вибрати зі списку);

У полі вводу Совпадение -- Сначала поля (вибрати зі списку);

Встановити прапорець С учетом формата полей.

Для пошуку першого входження вказаного значення (символ А) натиснути кнопку Найти далее; для пошуку наступних входжень цього значення знову натискайте кнопку Найти далее.

Access послідовно виділяє маркіруванням назви фірм, що починаються з літери В.

Аналогічним чином знайти фірми, назви яких починаються з літер М, Д, Т.

Access послідовно виділяє маркіруванням назви фірм, що починаються з букв У,Д, Т.

У режимі пошуку вікно діалогу буде постійно присутнім на екрані. Якщо воно заважає перегляду, перемістіть його в інше місце, натиснувши і утримуючи ліву кнопку Миші на заголовку вікна і так перетягуючи у нове, зручне для вас місце.

Крок 5. Проведіть пошук у полі Прізвище для значень букв К, Л, В,З, встановивши в діалоговому вікні у Поиск в полі “Прізвище”, у полі вводу Совпадение значения: С любой частью поля, прапорець С учетом регистра зняти, встановити прапорець С учетом формата полей.

Access послідовно виділяє маркіруванням прізвища, до складу котрих входять літери К,Л, В, З.

3.3. Пошук значень поля повністю

Крок 1. Відкрити таблицю Фірми.

Крок 2. Встановити курсор в полі Посада.

Крок 3. Меню Правка – Найти. У діалоговому вікні Поиск и замена на вкладці Поиск ввести:

у полі вводу Образец – Директор ( ввести з клавіатури);

у полі вводу Просмотр -- Все (вибрати зі списку);

У полі вводу Совпадение -- Поля целиком (вибрати зі списку);

Встановити прапорець С учетом формата полей.

Для пошуку першого входження вказаного значення (Директор) натиснути кнопку Найти далее; для пошуку наступних входжень цього значення знову натискайте кнопку Найти далее.

Access послідовно виділяє маркіруванням поля, що мають в собі найменування вказаної посади.

Якщо прапорець С учетом формата полей зняти, Access буде здійснювати пошук у всіх полях таблиці, що значно збільшить час виконання операції, особливо в великих таблицях.

Аналогічно здійснюється пошук в об’єкті Форма:

Крок 1. Відкрити форму таблиці Адреси.

Крок 2. Встановити курсор у поле Телефон.

Крок 3. Клацнути по кнопці Найти на панелі інструментів (бінокль).

Крок 4. В полі Образец діалогового вікна ввести цифру 2, в полі вводу “Просмотр” – Все, в полі вводу “Совпадение” – С любой частью поля; встановити прапорець С учетом формата полей і натиснути кнопку Найти далее.

Access виділяє запис першого входження зразка в поле; натискаючи кнопку Найти далее, продивитися всі записи, що мають у собі введений зразок.

3.4. Заміна даних

Access дозволяє здійснювати заміну одразу всіх входжень зразка в поле або замінювати кожне входження окремо.

Крок 1. Відкрити таблицю Фірми у режимі таблиці.

Крок 2. Встановити курсор на поле Ім’я.

Крок 3. Меню Правка–Заменить. У діалоговому вікні Поиск и замена на вкладці Замена в поле “Ім’я” введіть зразок пошуку (конкретне ім’я, що стоїть в одному з записів) у полі Образец і значення, що підставляється (яке замінює ім’я – довільне), в поле Заменить на.

Крок 4. Натиснути кнопку Найти далее; Access віділяє перше знайдене входження; натиснути кнопку Заменить.

Access замінює зразок пошуку на замінюване значення.

Для того, щоб виконати заміну кожного входження окремо, натискайте кнопку Найти далее, а потім кнопку Заменить. Для пропуску поточного входження й пошуку наступного натисніть кнопку Найти далее.

Для одночасної заміни всіх входжень зразка натисніть кнопку Заменить все.

ЗАВДАННЯ 4. Впорядкування (сортування) й відбір (фільтрація) даних

Впорядкування (сортування) дозволяє розмістити записи в об’єктах бази даних у потрібній послідовності (за збільшенням чи за зменшенням значень).

Термін “сортування” слід розуміти як впорядкування даних.

4.1. Сортування даних

Крок 1. Відкрити таблицю Адреси.

Крок 2. Клацанням Миші виділити назву поля Місто (виділяється кольором).

Крок 3. Меню Записи–Сортировка–Сортировкапо возрастанию. Access впорядковує записи в таблиці в алфавітному порядку за назвою міст.

Крок 4. Провести операцію сортування за зростанням для полів „Назва фірми” й „Адреса”, використовуючи відповідно кнопку на панелі інструментів А–Я.

Крок 5. Провести операцію сортування за спаданням для поля „Код”, використовуючи кнопку на панелі інструментів Я–А.

4.2. Фільтрація даних

Фільтр звичайно використовують при роботі в режимі форми або в режимі таблиці для перегляду чи змінення підмножини записів.

4.2.1. Фільтрація в режимі таблиці

Крок 1. Відкрийте таблицю Адреси в режимі таблиці.

Крок 2. Натисніть кнопку Изменить фильтр на панелі інструментів, щоб переключитися в вікно звичайного фільтра.

Крок 3. Виберіть поле Місто для задання умови відбору, якій повинні задовольняти записи, що включаються в результуючий набір записів.

Крок 4. Введіть умову відбору, вибравши шукане значення в списку значень поля (якщо цей список, що відкривається, має в собі значення полів), або введіть у поле значення з клавіатури (наприклад, Київ).

Крок 5. Натисніть кнопку Применить фільтр на панелі інструментів.

Access виводить всі записи, які містяться в полі Місто, введену назву.

Фільтрація по виділеному

Найпростіший вид фільтру.

Крок 1. Виберіть значення, яке буде використане як умова відбору (встановіть курсор на певному значенні поля), а далі натисніть кнопку Фільтр по выделенному на панелі інструментів.

Access виводить всі записи, які відповідають виділеному значенню.

4.2.3. Фільтрація в режимі форми

Крок 1. Відкрийте таблицю Фірми в режимі форми.

Крок 2. Клацніть по кнопці Изменить фильтр на панелі інструментів.

Крок 3. Клацніть на полі Посада, потім на кнопці розкриття списку, що з’явилась.

Крок 4. У списку, що відкрився, виберіть назву посади Менеджер.

Крок 5. Клацніть по кнопці Применить фильтр на панелі інструментів.

Access виводить форму, яка містить у полі Посада введену назву.

Потренуйтесь, продовжуючи пошук по іншим полям форми, згідно з кроками 1-5, змінюючи, відповідно, шукані значення.

УВАГА! Перед введенням нового значення фільтра в іншому полі форми очистіть вміст попереднього поля, виділивши його й натиснувши клавішу Delete.

Фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову застосувати збережений фільтр.

4.3. Використання розширеного фільтру

Розширений фільтр дозволяє відбирати записи за декількома умовами, що відповідають логічній функції АБО.

Крок 1. Відкрити таблицю Адреси у режимі таблиці.

Крок 2. Меню Записи–Фильтр–Расширенный фільтр. У діалоговому вікні Адреси Фильтр1:фильтр встановити:

Поле: Місто(вибирається зі списку, що розкривається).

Условие отбора: Київ

ИЛИ Львів.

Крок 3. Клацнути правою кнопкою Миші у верхній половині вікна Адреси Фильтр1: фільтр на вільному місці, поруч з таблицею і у контекстному меню, що розкрилося, вибрати команду Применить фільтр .

MS Access виводить записи, що задовольняють умовам відбору.

Створити розширений фільтр таблиці Фірми для полів Назва фірми й Посада, вибираючи умови фільтрації (відбору) записів такі: назва фірми Юнітрейд або Темп, а посада Менеджер (див. малюнок). Лапки ставити не потрібно, вони створюються автоматично. Застосувати створений фільтр, виконавши дії, як при застосуванні попереднього створеного фільтру.

ЗАВДАННЯ 5. Збереження бази даних

Зберегти базу даних, двічі клацнувши на кнопці системного меню вікна бази даних з одночасним його закриттям. Кнопка системного меню вікна знаходиться в крайньому лівому полі рядка заголовку вікна.

ЗАВДАННЯ 6. Складіть звіт. Захистіть виконану роботу.

Перелік питань до захисту практичної роботи

1. Яке призначення мають форми і які способи створення форм існують в MS Access?

2. Які способи пошуку даних існують в в MS Access?

3. Як здійснити заміну даних в таблиці?

4. Що розуміють під впорядкуванням даних в MS Access? Які способи впорядкування існують?

5. Що розуміють під відбором даних в MS Access?

6. Як створити найпростіший фільтр?

7. Які різновиди фільтрів існують?

8. Як створити розширений фільтр?

9. Де зберігаються фільтри і як їх застосувати?

10. Як виконати фільтрацію даних у формі?