Назначение и возможности Outlook. Календарь и его использование

Фирма Microsoft называет Outlook настольной системой управления информацией. Осн. направления применения Outlook :

1. планирование времени и дел пользователя,

2. организация информации,

3. использование средств коммуникаций.

Приложение позволяет управлять инф-й в компьютере и организовывать ее так, что пользователь имеет возможность быстро найти необходимые данные. Outlook чрезвычайно удобен для работников службы ДОУ, работающих на ПК с разнообразными задачами и разнохарактерной инф-цией.

Приложение Outlook представляет собой программу упр-ния данными. Кроме управления традиц. док-ми и файлами Outlook оперирует также с новыми единицами инф-ции, кот. называются элемен-тами. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов. В качестве элементов могут выступать сообщения, полученные по эл-ной почте или факсу, записи Календаря, заметки, личные задачи, данные о корреспондентах и т. п. Outlook позволяет организовывать эти данные в логические структуры, основанные на хорошо известном понятии папки. При установке Outlook создается некоторая начальная структура папок, кот. может дополняться и модифицироваться пользователем.

Outlook выведет оповещение о предстоящей встрече или дне рождения знакомого, запишет в Дневник, с какими док-ми производилась работа, произведет рассылку сообщений по эл. почте. Outlook помогает также организовывать коллективное использование данных в рамках рабочей группы при помощи эл. почты, групповое планирование, создание общих папок.

Outlook вып-ет практически все функции приложения Проводник, что позволяет единообразно оперировать с элементами Outlook, а также с файлами и док-ми, созданными др-ми приложениями. Outlook обеспечивает орг-ю поиска как элементов, так и файлов. Он работает не только со своей внутренней инф-цией. С помощью Outlook можно перемещаться и по сетевым дискам.

В Outlook реализ-но множество полезных функции, предназначенных для работы с элементами, док-ми и файлами. Вот только некоторые из них: Осуществление операций с файловой системой компьютера. Запись инф-ции о встрече, собрании или событии в личный календарь. Планир-е и орг-ция собраний совместно с др-ми раб-ми службы ДОУ. Автоматическое ведение записей о ежедневной деятельности. Ведение базы данных корреспондентов. Отправка и получение информации по факсу и электронной почте. Поиск элементов и док-ов. Работа с инф-й в Интернет. Импорт и экспорт элементов Outlook.

Для обеспечения своих функций Outlook использует папки, информационные службы и адресные книги.

Доступ к информации в Microsoft Outlook осуществляется через различные инф-ные службы. Среди этих инф-ных служб выделяют почтовые службы, предназначенные для отправки и получения сообщений по факсу и эл-й почте. Почтовые службы – это программное обеспечение, орг-щее отправку и получение сообщений от других абонентов. Эти службы, вместе названные электронной почтой (e-mail), обычно оперируют текстом. Возможности электронной почты Outlook позволяют отправлять и получать не только текст, но и файлы в виде вложений Допускается формирование текста сообщений средствами Word.

Outlook позволяет использовать такие почтовые службы, как Microsoft Mail; Почта Internet; Microsoft Exchange Server; сс: Mail; Microsoft Fax. С помощью других инф-ных служб осуществляется доступ к личным папкам и адресным книгам.

Папка Календарь предназначена для хранения эл-тов, в полях которых содержится подобная инф-ция. Папка Календарь исп-ся для работы с информацией, относящейся к определенным датам.

Основными элементами календаря явл-ся встречи, собрания, события.

Встреча — это запланир-ное на опред-ное время мероприятие. Пред-полагается, что приблиз-ная продолж-ть этого мероприятия известна заранее. Даже планируемый индивидуальный просмотр телепередачи может быть отражен в папке Календарь в качестве встречи.

Собрание похоже на встречу тем, что оно назначено на определенную дату и займет определенное время. При планировании собрания Outlook находит время, когда все предполагаемые участники свободны. Также можно согласовывать свободные ресурсы — например, помещение для собрания, проектор и т. п.

Событие — мероприятие, происходящее в определенный день (или в тече-ние нескольких дней), но не занимающее определенного времени. Событие не имеет времени начала и окончания.

Каждому моменту времени в Календаре соответствует определенное состоя-ние пользователя. Состояние харак-ся определенным цветом в календаре. Возможные след. состояния: Занят (Busy). Темно-синий; Свободен (Free). Белый; Нет на работе (Out off office). Пурпурный; Под вопросом (Tentative). Светло-голубой.

Также приложение Microsoft Outlook позволяет осуществлять планирование встреч и событий, планирование повторяющихся встреч и событий, а также назначения праздников.