Создание баз данных с использованием шаблонов Notes

Lotus Notes содержит несколько образцов баз данных (шаблонов), которые можно использовать в качестве исходных заготовок для создания собственных баз данных. Одни и те же команды используются для доступа ко всем базам данных, независимо от типа содержащихся в них данных.

3.5.1. В своем рабочем пространстве создайте новую папку, в которой будет находиться закладка созданной базы данных (п. 3.3 лабораторной работы №1).

3.5.2. Перейдите в созданную папку и в меню выберите команду Файл/База данных/Создать. В появившемся окне (рис. 12) заполните название базы данных и выберите один из имеющихся шаблонов, например, «Библиотека документов». Шаблоны баз данных Notes имеют расширение .ntf.

Обратите внимание, что имя файла базы данных и ее название совпадают, но это необязательное условие.

Рис. 12. Создание базы данных с использованием шаблона.

3.5.3. Нажмите ОК. При открытии базы данных в первую очередь открывается документ «О базе данных», в котором содержится вся необходимая информация о том, для чего предназначена эта база данных, какие документы должны в ней храниться и т.д. Кроме того, часто в этом документе есть вложенный документ – «Работа с базой данных», в котором содержится краткая инструкция для пользователей.

Рекомендуется внимательно изучить оба этих документа.

3.5.4. Закрыв документы «О базе данных» и «Работа с базой данных», можно перейти к созданию документов.

3.5.5. Создайте несколько документов в этой базе данных.

3.5.6. Закройте базу данных и поместите ее закладку в папку на странице рабочего пространства.

Определение уровня доступа к базам данных Lotus Notes.

3.6.1. В справочной системе найдите информацию об уровнях доступа пользователей к базам данных.

3.6.2. Определите ваши права по отношению к базам данных, с которыми вы работали. Для этого откройте одну из баз данных и выберите команду Файл/База данных/Управление доступом (рис. 13).

Рис. 13. Таблица управления доступом.

3.6.3. С помощью этой таблицы определите, какие операции доступны пользователям с разным уровнем прав.

Удаление баз данных.

Базы данных в Notes можно удалить двумя способами:

1. Открытую базу данных можно удалить командой Файл/База данных/Удалить. Notes выдаст предупреждение о невозможности немедленного удаления базы данных, но отменить удаление не позволит. База данных будет удалена после ее закрытия. Перед удалением открытой базы данных настоятельно рекомендуется сначала узнать имя файла (окно Свойства базы данных – рис. 2 лабораторная работа №2). Это связано с возможным наличием реплик базы данных, которые имеют одинаковые названия, но разные имена файлов.

2. Базу данных можно удалить прямо из файловой системы после окончания работы с ней и закрытия Lotus Notes, если предварительно узнать имя файла базы данных (окно Свойства базы данных). Имя папки для хранения локальных баз данных можно узнать, выбрав команду Файл/Параметры настройки, вкладка Основные (рис. 14).

Рис. 14. Окно параметров настройки.

При удалении баз данных следует помнить, что удаление закладки базы данных из рабочего пространства не приводит к физическому удалению базы данных.

Завершение работы.

В конце работы УДАЛИТЕ:

· созданные вами начальные страницы;

· все созданные вами документы из баз данных «Адресная книга» и «Личный журнал»;

· созданные вами реплики баз данных «Адресная книга» и «Личный журнал», ОСТАВИВ исходные (файлы names.nsf и journal.nsf).

Вопросы к лабораторной работе №2.

1. Что такое база данных Notes?

2. Какое расширение имеет файл базы данных Notes, шаблон базы данных Notes?

3. Что такое представление, документ, форма, папка, рабочая область, область просмотра?

4. В чем отличие документа от формы?

5. Что такое репликация?

6. Как происходит удаление документов из базы данных?

7. Какими правами обладает пользователь с уровнем доступа управляющий, разработчик, редактор?

8. В чем отличия в правах доступа у пользователя-корреспондента и пользователя-читателя?

9. Есть ли права у пользователя с уровнем доступа «нет доступа»?

10. Как происходит удаление базы данных?

Список литературы

1. Березина Н.С., Трубникова Е.Н. Lotus Notes 4-х для пользователя. – М.: «Бином», 2000. - 544с.

2. Крайсл Билл. Изучи сам Lotus Notes. – Минск: ООО «Попурри», 2000. – 432 с.

3. Справочная система Lotus Domino.