Даталогическое проектирование

Microsoft Access позволяет обрабатывать данные достаточно разнообразных типов таких как: текстовый и числовой типы данных, даты и время, денежные значения и др.

Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, можно использовать в работе все возможности DDE (динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Microsoft Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями.

В Microsoft Access данные хранятся в виде таблиц, состоящих из полей и записей. Каждое поле таблицы имеет имя и определенный тип. Разные таблицы могут иметь однотипные поля, что позволяет нам устанавливать между ними связи и выполнять операции реляционной алгебры. Запись – это строка таблицы. Каждая запись содержит информацию об отдельном объекте.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

Формы - это средства для ввода данных и отображения их на экране. Смысл формы - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено.

После ввода данных в БД вам может понадобиться найти какую- то их часть. Запрос- это объект, позволяющий пользователю извлечь необходимые данных из одной или нескольких таблиц и предоставить их пользователю в удобном виде. Существует несколько видов запросов: запросы на выборку, добавление, обновление и удаление данных, перекрёстные запросы. С помощью запросов можно создавать новые таблицы.

С помощью Access можно формировать документы для распечатки данных в различных видах. Такие документы называются отчётами.

Для автоматизации процесса создания таблиц, форм, запросов и отчётов используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктор. Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать объект.

Также в Microsoft Access предусмотрено автоматическое конструирование таблиц, форм, запросов и отчётов с помощью программы Мастер.

Таблицы и схема данных

Разрабатываемая база данных служит для автоматизации учета посещаемости и отчетности по предметам студентов. В связи с этим созданы следующие таблицы:

· Виды занятий;

· Виды отчетности;

· Предметы;

· Студенты;

· Преподаватели;

· Журнал посещений;

· Отчетность.

Все таблицы создавались в режиме конструктора. Здесь можно определить имена, типы, размеры полей, подстановку значений поля из других таблиц или запросов и так далее.

Структуры таблиц и сами таблицы приводятся ниже на рисунках 1-14.

Рисунок 1. Таблица “Виды занятий” в режиме Конструктора

Рисунок 2. Таблица “Виды занятий”

Рисунок 3. Таблица “Виды отчетности” в режиме Конструктора

Рисунок 4. Таблица “Виды отчетности”

Рисунок 5. Таблица “журнал посещаемости” в режиме Конструктора

Рисунок 6. Таблица “журнал посещаемости”

Рисунок 7. Таблица “отчетность” в режиме Конструктора

Рисунок 8. Таблица “отчетность”

Рисунок 9. Таблица “Предметы” в режиме Конструктора

Рисунок 10. Таблица “Предметы”

Рисунок 11. Таблица “преподаватели” в режиме Конструктора

Рисунок 12. Таблица “преподаватели”

Рисунок 13. Таблица “студенты” в режиме Конструктора

Рисунок 14. Таблица “студенты”

Для нормального функционирования таблиц, обеспечения целостности и непротиворечивости данных в базе необходимо составить Схему данных (рис.15). Она же является даталогической моделью.

Рисунок 15. Общий вид схемы данных

Созданные таблицы можно заполнять в самих, а можно заполнять через форму.

Формы

В Microsoft Access имеются формы для первоначальной загрузки данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотр данных, а также их корректировки и редактирования. Работая с формой, можно добавлять и удалять записи из таблицы, изменять значения полей, получать расчётные данные. Access позволяет создавать однотабличные (на основе одной таблицы) и многотабличные (для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами). Создавать формы можно в режиме Конструктора и с помощью Мастера форм.

В данной базе данных составлены следующие формы для ввода данных:

· Виды занятий. Служит для ввода данных в таблицу «Виды занятий».

· Виды отчетности. Главная форма с подчиненной, служит для ввода данных в таблицы «Виды отчетности» и «Отчетность».

· Предметы. Главная форма с подчиненной, служит для ввода данных в таблицы «Предметы» и «Преподаватели».

· Студенты. Главная форма с подчиненной, служит для ввода данных в таблицы «Студенты» и «Журнал посещаемости».

Формы приводятся ниже на рисунках 16-19

Рисунок 16. Форма “Виды занятий”

Рисунок 17. Форма “копия отчетности”

Рисунок 18. Форма “Преподаватели”

Рисунок 19. Форма “Студенты”

Запросы

В Microsoft Access запросы – это основные элементы выборки записей, обновления таблиц и обработки таблиц. Результат выполнения запроса – это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса.

Простейшие запросы могут быть созданы с помощью Мастера.

Любой запрос можно создать в режиме Конструктора. Существует несколько видов запросов, которые создают через Конструктор, но все эти запросы начинаются с создания запроса на выборку, после чего его можно преобразовать в перекрёстный запрос, запрос на обновление, удаление либо создание таблицы.

В разрабатываемой базе данных созданы следующие запросы:

· Выборка по предметам – запрос подготавливающий информацию о занятиях, проведенных по заданному с клавиатуры предмету. Составленный в режиме Конструктор, запрос при запуске открывает окно введения значения параметра.

Рисунок 21. Запрос “Выборка по предметам” в режиме Конструктор

Рисунок 22. Результат запроса “Выборка по предметам”

· Кол-во посещений на выжигание – запрос подготавливающий информацию о кол-ве посещений студентов на выжигание, вводимом с клавиатуры. Составленный в режиме Конструктор, запрос при запуске открывает окно введения значения параметра.

Рисунок 23. Запрос “ Кол-во посещений на выжигание ” в режиме Конструктор

Рисунок 24. Результат запроса “ Кол-во посещений на выжигание ”

· Отчет о сдаче – запрос подготавливающий информацию о сдаче студентов за период, начало и окончание которого вводятся с клавиатуры. Составленный в режиме Конструктор, запрос при запуске открывает последовательно 2 окна введения значения параметра.

Рисунок 26. Запрос “ Отчет о сдаче ” в режиме Конструктор

Рисунок 27. Результат запроса “ Отчет о сдаче ”

· Отчет посещаемости на первое число – запрос подготавливающий информацию о результатах экзамена, дата и предмет которого вводятся с клавиатуры. Составленный в режиме Конструктор, запрос при запуске открывает последовательно 2 окна введения значения параметра.

Рисунок 28. Запрос “Отчет посещаемости на первое число” в режиме Конструктор

Рисунок 29. Результат запроса “ Отчет посещаемости на первое число ”

Отчеты

Отчёт – это макет документа, по которому может быть осуществлён вывод данных в виде выходного печатного отчёта. Для того что бы распечатать этот отчет необходимо спроектировать его содержание, т.е. определить состав и содержание разделов отчёта, размещение в нём значений, выводимых из полей таблиц или запросов базы данных.

Отчёты удобнее всего создавать с помощью Мастера.

Отчёты можно создавать как по таблицам, так и по запросам.

В данной работе составлен отчет по каждому запросу (рис. 38-42).

Рисунок 30. Отчет “Кол-во посещений на выжигании”

Рисунок 31. Отчет “отчет о сдаче

Рисунок 32. Отчет “отчет посещаемости на первое число”

Главная кнопочная форма

При создании баз данных в Microsoft Access пользователь имеет возможность с помощью диспетчера кнопочных форм создавать кнопочные формы стандартного вида, содержащие только записи и командные кнопки. Кнопки открывают соответствующие формы, и отчеты. Следует отметить, что все действия кнопок форм установлены в процессе визуального проектирования формы путем выбора из списков нужных категорий действий, все остальное Access делает сам. Наличие кнопочной формы помогает оператору в работе с объектами базы данных, название которых далеко не всегда бывает понятным рядовому пользователю.

В данной работе создана кнопочная форма следующего вида:

Осуществлен автоматический вывод кнопочной формы при открытии базы данных.

Выводы

В процессе разработки базы данных «Журнал старосты» изучена программа обработки баз данных Microsoft Access. Получены навыки создания баз данных, с их сущностями и атрибутами, форм для работы с ними, межтабличных связей и умения выбирать определённые данные по запросам, а также конструировать различные виды отчётов и кнопочную форму.

Литература

1. «Технология программирования» Г. С. Иванова. Москва Издательство МГТУ имени Н. Э. Баумана 2002 г.

2. «Основы информатики» В. Ф. Ляхович Ростов-на-Дону 2001 г.

3. «Информатика: базовый курс» С.В. Симонович- СПб.: Питер, 2002г.

4. «Office Access 2003. Самоучитель» Харитонова И. Москва “Питер” 2004г.

5. Программирование в Access 2002 И.Харитонова, Н. Вольман СПб.:“Питер” 2002г.