Порядок действий при создании таблиц
Базы данных. Теоретические сведения
База данных это организованная совокупность сведений о конкретных объектах.
Реляционная база данных – база, состоящая из двумерных связанных таблиц. Каждая таблица состоит из полей и записей.
Запись – строка таблицы, описывает один экземпляр из множества объектов.
Поле – столбец таблицы, содержит свойство (атрибут) объекта. Каждое поле имеет имя, тип (символьный, числовой, дата, и др.) и значение.
Главный (первичный) ключ – поле или комбинация полей, которые однозначно определяют каждую запись.
Нормализованная база данных – это база, в которой каждая таблица описывает объекты одного типа и содержит поля непосредственно связанные только с главным ключом.
Связь таблиц выполняется через общие поля. При этом одна таблица называется главной, а вторая подчиненной. Каждому значению первичного ключа в главной таблице соответствуют одна или несколько записей в подчиненной таблице. Такое отношение между таблицами называется связью Один-ко-многим. Реже встречается связь Один-к-одному.
MS Access– это система управления реляционными базами данных.
MS Access работает со следующими объектами:
- Таблицами;
- Формами;
- Запросами;
- Отчетами;
- Макросами;
- Модулями.
Таблица является базовым объектом. Вся информация находится именно в таблицах. Все остальные объекты – производные, и являются правилами, по которым преобразуется информация из таблиц.
Форма используется для облегчения ввода в таблицы, а также для редактирования и просмотра данных.
Запрос позволяет получить данные из одной или нескольких таблиц, рассчитать значения некоторых данных по формулам.
Отчет – строится на основе таблицы или запроса и служит для вывода данных на печать.
Макрос – средство для автоматизации работы с формами, отчетами, запросами.
Модуль – программный модуль на языке Visual Basic. Используется, если для решения задачи недостаточно средств, представляемыхMS Access.
С каждым объектом можно работать в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
1. Оперативный режим – просмотр, изменение, выбор информации;
2. Режим конструктора – создание или изменение структуры объекта. В этом режиме возможно использование мастера.
Создание базы данных Отдел кадров.
Спроектируем базу данных, в которой содержится информация обо всех сотрудниках организации. О каждом сотруднике известно:
- фамилия, имя;
- отдел, должность, оклад;
- адрес, телефон, дата рождения;
- наличие налоговых льгот.
Создание таблиц.
Данная информация будет распределена по следующим таблицам:
1) В таблице Должности: будет три поля:
ü Код должности (тип счетчик, ключевое);
ü Должность (тип текстовый, до 25 знаков);
ü Ставка (денежный, число знаков после точки – 2).
2) В таблице Отделы: будет два поля:
ü Код отдела (счетчик, ключевое);
ü отдел (текстовый, 20).
3) В таблице Сотрудники: будет восемь полей:
ü Номер (счетчик, ключевое);
ü Фамилия (текстовый, 30);
ü Имя (текстовый, 15);
ü Код отдела (числовой, мастер подстановок);
ü Код должности (числовой, мастер подстановок);
ü Адрес (текстовый);
ü Телефон (текстовый, маска ##\– ##\– ##);
ü Дата рождения (дата/время, краткий формат даты – 1.4.78).
ü Льготы (логический).
Порядок действий при создании таблиц
1. На вкладке таблицы выберем режим Создание таблицы в режиме конструктора.
2. Заполните имена полей, укажите их типы и максимальную длину. Для таблицы Сотрудники выберите тип числовой для полей Код_отдела и Код_должности. Для поля Телефон укажите маску.
3. Выберите ключевое поле. Для этого выделите нужную строку и нажмите знак ключа на панели инструментов.
4. Закройте таблицу, при сохранении укажите ее имя.
5. Заполните таблицы Отделы и Должности. Для этого дважды щелкните мышкой на названии таблицы и введите данные.
