Основные элементы интерфейса Microsoft Access XP.

Информационная система управления (СУБД)

ПЛАН:

Основные понятия.

Создание базы данных.

Формы.

Запросы.

Отчеты.

Основные функциональные возможности и основные понятия баз данных.

Система управления базами данных Access (СУБД Access) входит в стандартный набор прикладных программ пакета Microcoft Office, который используется практически в каждой организации нашей страны. Поэтому, естественно, его изучают и в школе, и в вузе.

Под созданием базы данных понимается:

1) теоретическое продумывание, проектирование структуры будущих таблиц и их взаимных связей в базе данных;

2) создание структуры этих таблиц в компьютере;

3) установление связей таблиц базы данных в компьютере;

4) заполнение таблиц реальными данными (возможно, с использованием форм).

Использование базы данных означает создание для практических целей запросов и отчетов.

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) - создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редакторе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.

Система управления базами данных предоставляет значительные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, форматы полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.

Что представляет из себя база данных Access? Access создает единый контейнер, который используется для работы с вашей информацией. Этот контейнер, называемый базой данных Access, содержит все данные (информацию) и все связанные с ним инструменты-формы, отчеты, запросы, макросы и модули с кодом VBA. Все эти объекты являются частями базы данных и хранятся в одном файле с именем и расширением .mdb (хотя возможны и другие расширения). Когда вы открываете базу данных Access, вы открываете этот единый контейнер, представленный окном базы данных.

Есть возможность производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из текстовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД Access дает возможность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по просмотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Основные элементы интерфейса Microsoft Access XP.

Когда вы впервые открываете программу Access, то видите главное окно Access, отображающее строку заголовка с подписью Microsoft Access, а также строку меню и панель инструментов. В Access вся работа выполняется в главном окне. В нем разворачивается множество других окон, в каждом из которых данные могут быть представлены по-разному. На рис. 3.31 показано главное окно Access с открытой базой данных. В строке заголовка окна базы данных отображается название базы данных, за которым через символ двоеточия следуют слова база данных.

Программа MS Access XP имеет стандартные элементы интерфейса: строку заголовка, строку меню, панель инструментов, строку состояния. На этих элементах интерфейса мы не будем останавливаться подробно, так как их назначение и основные функции аналогичны ранее изученным программам MS Word XP и MS Excel XP. Новым здесь является такой элемент интерфейса как окно базы данных. Это окно отображается на экране, когда открыта база данных, и служит в каком-то смысле ее центром управления. Оно используется для открытия объектов содержащихся в базе данных, включая таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. В левой части этого окна содержаться панель кнопок объектов, после щелчка на которых в правой части окна базы данных отображаются все объекты, ассоциированные с данным типом объектов. Таблицы отображаются отдельно от форм, отчеты – отдельно от запросов и т.д. Другое часто используемое окно – окно конструктора объектов.

Рис 3.31 Главное окно Microsoft Access XP c открытым окном базы данных «Борей»

Рис 3.32Таблица «Доставка» в режиме конструктора.

Создание базы данных.

Обобщенная технология работы:

• создание структуры таблиц базы данных;
• ввод и редактирование данных в таблицах;
• обработка данных, содержащихся в таблицах;
• вывод информации из базы данных.

Таблица - совокупность записей. Основная информация базы данных хранится в таблицах. Столбцы в таблице называются полями, а строки - записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей - 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора. Переход из режима таблицы в режим конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов.

Ключевое поле - поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из одного или из нескольких полей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копировать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать записи. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.

Формы.

Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму: поля, надписи, списки, переключатели, кнопки, линии, - являются элементами управления: Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

Запросы

Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами:

арифметическими: *, +, -, /, ^;

сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like - для использования логики замены в выражениях,

In - для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

Between...And - для выбора значений из определенного интервала.

Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (Or). Она истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.

Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция И (And). Она истинна, когда истинны все входящие в список условия.

Отчеты

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

s Контрольные вопросы и задания.

1. Что понимается под созданием базы данных?

2. Каково назначение базы данных?

3. Что такое файл баз данных?

4. Что представляет собой создание базы данных?

5. Что такое таблица в MS Access?

6. Что такое форма в MS Access?

7. Что такое запрос в MS Access?

8. Какие типы запросов вы знаете?

9. Что такое отчет в MS Access?