Служебная переписка на предприятии
Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, по средством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.
Подготовка письма включает следующие стадии:
1. Изучение существа вопроса;
2. Сбор необходимых сведений, в том числе и предыдущие переписки;
3. Подготовка проекта письма;
4. Согласование проекта(при необходимости);
5. Подписание руководителем.
Письмо должно иметь реквизиты:
1. Наименование организации и её справочные данные;
2. Дата;
3. Регистрационный номер;
4. Ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);
5. Адресат;
6. Заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);
7. Текст;
8. Отметка о наличии приложений;
9. Подпись;
10. Отметка об исполнителе;
В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
В переписке используется следующие формы изложения:
1. От первого лица единственного числа (прошу);
2. От первого лица множественного числа (просим);
3. От третьего лица единственного числа (организация просит);
4. От третьего лица множественного числа (трудовой коллектив просит).
Текст письма чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
Например: «согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2008 партия №3 телевизоров «Sony», в которой обнаружен 1 (один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от … №…)…».
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия т.п.)
Например: «просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».
Виды служебных писем:
1. Письмо-просьба. Излагая какую либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению.
Такое письмо как правило, начинается со слов:
· Просим оказать содействие…
· Прошу Вас…
· Просим принять участие…
· Прошу довести до сведений…
· Просим выслать в наш адрес…
2. Письмо-запрос – представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах.
В письме используются выражения:
· Просим предоставить…
· Просим отразить следующие вопросы…
3. Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать.
Используются выражения:
· Прошу высказать Ваше мнение о…
· Прошу Вас дать поручение разработать…
· Просим Вас выразить письменную поддержку…
· Надеемся на плодотворное сотрудничество…
4. Сопроводительное письмо – сообщает факты отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей.
Обычно начинается со слов:
· Направляем информацию…
· Представляем на утверждение…
· Посылаем литературу…
· Высылаем план…
5. Гарантийное письмо – составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации:
Может содержаться следующие фразы:
· Оплат гарантирую…
· Качество услуг гарантирую…
· Предприятие гарантирую..
6. Письмо-подтверждение – направляется для подтверждения получения документов или материальных ценностей.
Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».
Эти письма начинаются так:
· Подтверждаем…
· Организация подтверждает…
· С благодарностью подтверждаем…
7. Письмо – извещение – сообщает или подтверждает что-либо.
Обычно они являются ответом и начинаются со слов:
· Сообщаем…
· Доводим до вашего сведения…
· Ставим Вас в известность...
8. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.
В этих письмах используются такие модели:
· Напоминаем, что…
· Напоминает Вам, что…
9. Письмо-приглашение и письмо-поздравление – может арестовываться конкретному должностному лицу или нескольким лицам.
Они могут начинаться словами:
· Просим принять участие…
· Приглашаем Вас на…
· Просим направить представителя…
· Поздравляет Вас…
· Сердечно поздравляем Вас…
Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.
10. Циркулярные письма – это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительной характер. Письма оформляются на менее чем в 2-х экземплярах.