Cоставление форм, запросов, отчетов в ms access

Цель и содержание:научиться создавать различные формы, отчеты и запросы к связанным таблицам БД.

Теоретическое обоснование

Таблицы, формы, отчеты и запросы – основные объекты в современных базах данных.

Для упрощения просмотра, ввода и модификации данных в конкретной таблице, создается одна или несколько форм. Формы являются шаблонами, управляющими отображением информации при вводе, просмотре и корректировке данных.Формы облегчают работу по вводу информации в БД, выводят данные из таблиц и запросов в удобном для чтения и анализа формате.

Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации в удобном для пользователя виде. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить рисунки и диаграммы.

Запросыявляются средством обработки данных, хранимых в таблицах.Запросы собирают затребованные данные из одной или нескольких таблиц по заданным критериям,являются инструментом поиска и структурирования данных. При использовании технологии клиент-сервер, где основные БД хранятся на сервере БД, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемый через сеть. Запрос – это вопрос о данных, то есть набор условий, по которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, которая при повторных запусках запроса может обновляться в соответствии с изменением информации в исходных таблицах. Существуют разные типы запросов: на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы.

Запросы с параметром –это отбор записей в базовой таблице по введенным параметрам.

Запросы на выборку –это получение результирующей таблицы, в которой отображаются записи из базовых таблиц, удовлетворяющие условиям запроса. При построении выражений в запросах используют:

· знаки сравнения: < меньше, <=меньше или равно, > больше, >= больше или равно, = равно, <> не равно;

· логические операции: And (И), Not (Нет), Or (Или);

· операторы SQL: In (для определения, содержится ли элемент данных в списке значений) и Between…And (для выбора значений из определенного интервала).

· функции: Avg( ) – среднее арифметическое значение; Count( ) – количество записей; Sum( ) – сумма всех записей и т.д.

Например:

а) значения меньше 50, но больше 60 включительно, задаются в условии как <=50 Or >=60;

б) значения из отрезка [50;60] задаются в условии как >=50 And <=60 или; Between 50 and 60;

в) все данные за 2008 год в условии задаются как Between #01.01.2008#аnd#31.12.2008#;

г) значения из списка перечисленных значений задаются в условии как In(50; 55; 57; 60).

Методика и порядок выполнения работы

Создадим формы, отчеты и запросы к таблицам БД Месторождения нефти.

1. Загрузите СУБД Access и откройте БД Фамилия_Месторождения.

2. Создание формы для связанных таблиц.Для этого откройте вкладку Создание, найдите раздел Формы.Формы можно создать в виде обычной формы и с помощью мастера форм.

2.1 Средство "Форма" можно использовать для быстрого создания формы с одним элементом. Форма такого типа одновременно отображает сведения только об одной записи. Для создания формы с одним элементом:

– в области навигации выберите таблицу (например, Скважины) с данными, которые требуется добавить в форму;

– на вкладке Созданиев группе Формы выберите команду Форма . Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В этом режиме в форму можно вносить изменения, но она продолжает отображать данные. Например, можно изменить размеры текстовых полей, чтобы в них поместились все данные. Чтобы начать работу с формой, переключитесь в режим формы на вкладке Главная в группе Представления выберите пункт Вид, а затем – Режим формы. . Если Access обнаруживает таблицу с отношением "один ко многим" к таблице или запросу, использованным при создании формы, он создает для формы подтаблицу на основе связанной таблицы или запроса. При необходимости можно удалить подтаблицу из формы. Для этого нужно переключиться в режим макета, выбрать подтаблицу и нажать клавишу DELETE.

2.2 Для созданияформы с помощью мастерана вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы, а затем выберите команду Мастер форм .. Далее следуйте инструкциям мастера. На первом шаге диалога с мастером Создание формопределите состав полей таблицы данных. Для этого выберите базовую таблицу Бригады, в списке Доступные поляможно выбрать поля, отражаемые в форме. Щелкнув кнопку >>, включите в список Выбранные поля все поля таблицыБригады. Затем, выбрав таблицу Скважины, добавьте два любых поля таблицы Скважины, щелкая кнопку >, кроме поля Месторождения (это поле дублирует поле Месторождения таблицы Бригады) в список Выбранные поля.Щелкните кнопку Далее.

На следующем шаге диалога с мастером выберите вид представления данных, указав в качестве главной таблицы Бригады и включив опцию Подчиненные формы. Щелкнув кнопку Далее, выберите внешний вид подчиненной формы табличный( или в один столбец, ленточный), выберите стиль оформления (стандартный, изящный,деловой и т.п.), например, Международный.

На следующих этапах диалога с мастером Создание форм задайте имя для каждой из связанных форм. Завершите создание форм, щелкнув кнопку Готово.

Для запуска щелкнем по ярлычку главной таблицы Бригады. После этого на экране раскроется окно формы Бригады с подчиненной формой Скважины. Используя навигационные клавиши (◄, ► и др.) внизу окна, пролистайте все записи, перейдите на первую и последнюю.

Введите данные (взять произвольные) о двух новых Скважинах на любом месторождении. Если окажется, что размер поля в форме мал для представления данных, то закрыв окно формы, укажите главную форму Бригады и щелкните кнопку Конструктор на панели инструментов. Для изменения размера элементов управления формы наведите указатель на границу выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления. Закройте режим конструктора, сохранив изменения макета формы.

3. Закройте окно формы и, открыв таблицы Бригады и Скважины, просмотрите внесенные записи и убедитесь, что в обеих таблицах внесены связанные записи.

4. Создание отчёта.В отчет можно включить все поля одной или нескольких таблиц, или выбрать только требуемые. При этом можно использовать Простой отчет или Мастер отчетов. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

4.1 Простой отчет - это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей. Создайте отчет по одной из таблиц, напримерСкважины. Для этого выберите ее. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет. . Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета. Укажите имя отчета, просмотрите его и сохраните

4.2 Рассмотрим использование Мастера отчетов. Для этого, выбрав в списке объектов Отчеты, щелкните кнопку Создание отчета с помощью мастера. На первом шаге мастера Создание отчетов, выберите таблицу Бригады, включите в отчет поля Месторождение и Телефон. Выберите таблицу Скважины, включите в отчет поля № скважины, Забой скважины, Альтитуда. Щелкнув кнопку Далее, выберите в качестве главной таблицы таблицу Бригады. На следующем шаге диалога с мастером Создание отчетов добавьте уровень группировки, выбрав поле Месторождение.Щелкните кнопку Далее, выберите сортировку по возрастанию по полю Забой скважины. Щелкнув кнопку Далее, выберите вид макета в столбец (или табличный, или выровненный) и включив опцию настройки ширины полей для размещения их на одной странице. Выберите стиль оформления создаваемого отчета –Деловой(посмотрите другие стили). Щелкните кнопку Далее. На заключительном этапе Создания отчета укажите имя Пример отчета 1,щелкните кнопку Готово для завершения создания отчета. Созданный отчет появится в главном окне базы данных (рисунок 1), в разделе Отчеты. Просмотрите полученный отчет, щелкнув по его имени. После просмотра отчета закройте его, щелкнув кнопку Закрыть на панели инструментов.

5. Создание запросов.

Создадим простой запрос на выборку, который отберет данные о Скважинах с легкой плотностью нефти глубиной от 3200м до 3500 м и количеством работающих менее 60. Для этого будут использоваться поля Плотность нефти, Глубина скважины, Количество работающих. Для создания запросов можно использовать Мастер запросов или Режим конструктора.Рассмотрим обе возможности.

5.1 Выберите вкладку Создание раздел Другие кнопку Мастер запросов.Аналогично процедуре создания Формы: выберите таблицу Бригада для запроса и с помощью клавиши > перенесите поля Месторождение, Плотность нефти, Глубина скважиныв окно Запроса. Затем из таблицы Бригада добавьте поле Количество работающих.Щелкните Готово. На следующем шаге задайте имя запроса, например Запрос по плотности и глубине. Выберите Просмотр отчета. Щелкните Готово и посмотрите на результат отбора по указанным полям. Закройте созданный запрос, его имя появилось в главном окне Базы данных.

Откройте его еще раз, щелкнув по имени, и перейдите на структуру запроса (Вид на Панели инструментов). Рассмотрите структуру Запроса. В строке Сортировка поля Плотность нефтивыберитесортировку по возрастанию.Посмотрите результат запроса: щелкните на Панели инструментов значок ! (Запуск).Вернитесь на структуру запроса и поставьте сортировку по убыванию. Посмотрите результат выполнения Запроса. Измените запрос, добавив в строке Условие отбора поля Забой скважины условие Between 3200 and 3500.Запустите Запрос с изменениями на выполнение. Вернитесь на структуру запроса и добавьте условие <60 в поле Количество работающих. Посмотрите результат запроса. Закройте его с сохранением.

5.2 Создадим Запрос такого же вида, но с помощью Конструктора. Выберите вкладку Создание раздел Другие, щелкните кнопку Новый запрос -создание в режиме конструктора.

Из окна Все таблицы, перетащите таблицы Бригады, а затем – Скважины.

Перетаскивая поля (№ скважины, плотность нефти, Забой скважины, Количество работающих) из таблиц Скважины и Бригады в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце Плотность нефти введите условие отбора "легкая", в столбце Забой скважины введите условие отбораBetween 3200 and 3500,в столбце Количество работающихусловие<60.

Перейдите в режим таблицы и просмотрите записи БД, отобранные согласно созданному запросу. Закройте окно запроса, сохраните макет запроса под именем Запрос Нефти легкой плотности.

5.3 Создадим новый запрос Поиск скважин по месторождению как запрос с параметром.Для этогосоздайте запрос на выборку и откройте его в режиме конструктора (Конструктор. Представление, в котором отображается структура следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы. В режиме конструктора можно создавать новые объекты базы данных или изменять структуру существующих.). Затем, из окна Всех таблиц, перетащите таблицы Бригады, затем – Скважины. Перетаскивая поля из таблиц Скважины и Бригады в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце поля Месторождения, которое предполагается использовать как параметр, введите в квадратных скобках в ячейку строки Условие отбора текст приглашения [Введите название месторождения],который должен отображаться в диалоговом окне.Сохраните запрос, задав ему имя Запрос по месторождению.Для проверки действия запроса откройте его и запустите (или выберите в меню Видопцию Режим таблицы). В появившемся окне Введите значение параметра введем название месторождения, которое надо найти, например, Зимняя ставка. Посмотрите на результат Запроса. При запуске запроса с параметрами текст отображается в диалоговом окне без скобок. Закройте Запрос и выполните поиск другого месторождения, задав новый параметр. Описанные действия могут использоваться для создания запроса с параметрами из следующих типов запросов: на выборку, перекрестный, на добавление, на создание таблицы, на обновление.

6. Закройте окно таблицы-запроса и выполните задания.