Использование макросов

Наличие большого числа встроенных функций, а также специальных инструментов для анализа данных позволяет выполнять на рабочем листе разнообразные вычисления. Но в ряде случаев, особенно для выполнения специальных расчетов, стандартные функции отсутствуют, а реализовать процедуру расчета на рабочем листе очень сложно или вообще невозможно. В таких случаях наиболее эффективным решением является использование макросов.

Макрос– это компьютерная программа, написанная на языке программирования VBA.

С использованием VBA можно создавать очень сложные программы и библиотеки программ, которые будут дополнять Excel специальными возможностями. Можно также писать простые программы, облегчающие выполнения некоторых расчетов.

Из всех приложений пакета Ms Office, в том числе и из Excel, может быть вызван редактор VBA. Он позволяет создавать, редактировать и отлаживать макросы на VBA. Вызов редактора осуществляется клавишами <Alt> + <F11>.

Макросы размещаются в специальных программных модулях. Один модуль может содержать несколько макросов. Модули сохраняются вместе с рабочей книгой, в которой они были созданы. Все макросы внутри одного модуля должны иметь уникальные имена.

Различают два вида макросов: процедуры и функции. Основное отличие между ними состоит в том, что функция возвращает какой-либо результат, а процедура нет. Кроме того, макросы функции можно использовать прямо на рабочем столе, так же как и стандартные функции Excel.

Задание

Настройка интерфейса MS Excel

1. Запустите табличный процессор Excel.

2. Сравните пункты горизонтального меню документа Excel с пунктами меню документа Word.

3. Ознакомьтесь с Панелью инструментов Excel.

4. Введите параметры настройки программы Excel (или проверьте их установку), не снимая ранее установленные другие переключатели.

5. С помощью меню ВИД→Панели инструментов выведите на экран панели инструментов:

6. Стандартную;

7. Форматирование.

8. С помощью команды меню СЕРВИС→Параметры на вкладке ВИД установите:

- Строку состояния;

- Строку формул.

9. Установите переключатели:

- Объекты - отображать;

- Сетка;

- Заголовки строк и столбцов;

- Символы структуры;

- Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки;

- Ярлычки листов;

- Авторазбиение на страницы.

10. Переключатель Формулы в поле Параметрыокна должен быть снят.

11. На вкладке Общиеустановите следующие параметры:

- Стиль ссылок – снимите переключатель R1C1 в поле Параметры. В этом случае по умолчанию устанавливается стиль ссылок А1, при котором столбцы обозначаются буквами от A до Z. При установленном переключателе R1C1 и столбцы, и строки обозначаются цифрами;

- Защита от макровирусов;

- Листов в новой книги –5 (по умолчанию – 3);

- Стандартный шрифт – Arial, размер 10;

- Укажите рабочий каталог для сохранения новых файлов (по умолчанию) – введите путь и имя Вашей папки;

- Введите имя пользователя.

12. На вкладке Вычисления установите переключатели:

- Вычисления автоматически;

- Точность как на экране.

13. На вкладке Правкаустановите переключатели следующих параметров:

- Правка прямо в ячейке;

- Перетаскивание ячеек;

- Переход к другой ячейке после ввода – вправо;

- Автозаполнение значений ячеек.

Освоение приемов работы с электронными таблицами.

Выделение ячеек, строк, столбцов, блоков и листов

1. Создайте новый документ (рабочую книгу) и сохраните его в своей папке в виде файла с именем Table.xls.

2. Опробуйте все приведенные табл. 1 способы выделения фрагментов электронной таблицы.

Таблица 1. Способы выделения фрагментов электронной таблицы

Объекты выделения	Технология выполнения операции
Ячейка	Щелкнуть мышью по ячейке
Строка	Щелкнуть мышью по соответствующему номеру в заголовке строки
Столбец	Щелкнуть мышью по соответствующему номеру (букве) в заголовке столбца
Блок (диапазон) смежных ячеек	1. Установите курсор в начало выделения (внутри левой верхней ячейки). Нажать левую клавишу мыши. Протащить курсор, закрашивая область выделения (смещать указатель к правому нижнему углу блока) 2. Щелкнуть мышью по крайней ячейке выделяемого блока, нажать клавишу Shift и щелкнуть мышью по противоположной крайней ячейке
Блок (диапазон) Несмежных ячеек	Выделить блок смежных ячеек. Нажать клавишу Ctrl. Выделить следующий блок ячеек
Несколько смежных Рабочих листов	Выделить первый рабочий лист. Нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, выделить следующий рабочий лист
Несколько несмежных Рабочих листов	Выделить первый рабочий лист. Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить следующий рабочий лист
Всю таблицу (рабочий лист)	Щелкнуть по левой «пустой» кнопке на пересечении заголовков столбцов и строк

Блок используемых ячеек может быть указан непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, например A1:C12.

3. Сделайте активным лист 2, щелкнув по его ярлычку.

4. Выделите с помощью мыши ячейку C6. Вернитесь в ячейку A1 с помощью клавиш перемещения курсора.

5. Сделайте текущим (активным) Лист 5. Удалите Лист 5 с помощью контекстного меню.

6. Вставьте новый лист с помощью команд меню ВСТАВКА.

7. Переименуйте Лист 6 в Лист 5 и с помощью мыши переместите его ярлычок после ярлычка Листа 4.

8. Вернитесь к Листу 1. С помощью контекстного меню присвойте ему имя Таблица.

9. Вернитесь к Листу 2. Выделите строку 3. Отмените выделение.

10. Выделите столбец D.

11. Выделите вместе столбцы B, C, D. Отмените выделение.

12. Выделите блок C4:F9 с помощью мыши. Отмените выделение.

13. Выделите блок A2:E11 при нажатой клавише Shift.

14. Выделите одновременно несмежные блоки A5:B5, D3:D15, H12, F5:G10.

15. Выделите весь рабочий Лист 2. Выполните команду ПРАВКА→Очистить все. Отмените выделение.

16. Сохраните работу.

Ввод данных в ячейки

1. В ячейку A1 Листа 2 введите текст: Зеленоград.

При вводе данных в ячейки электронной таблицы их необходимо зафиксировать, т.е. сообщить программе об окончании ввода.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

- Нажать клавишу Enter;

- Щелкнуть мышью на другой ячейке;

- Перейти к другой ячейке с помощью клавиш управления курсором;

- Щелкнуть мышью на кнопке Конец ввода (Enter) в строке формул;

- Щелкнуть мышью на квадратике в нижнем правом углу ячейки.

В ячейку B1 введите число «1959» (год основания Зеленограда).

В ячейку C1 введите число - Текущий год.

Обратите внимание на то, что в Excel текстовые данные выравниваются по левому краю, а числа и даты по правому краю.

2. Выделите ячейку D1, введите формулу для вычисления возраста Зеленограда.

Ввод формул всегда начинается со знака равенства =

Адреса ячеек нужно вводить без пробелов и по латинскому регистру.

Адреса ячеек можно вводить в формулы без использования клавиатуры, а просто щелкая по ней мышью.

3. Удалите содержимое ячейки D1 и повторите ввод формулы с использованием мыши.

4. Измените ширину столбца A, перетащив мышью правый разделитель в строке заголовка столбца или дважды щелкнув по разделителю столбца.

Для изменения ширины столбца используют также команды меню ФОРМАТ→Столбец→ (Автоподбор ширины или Стандартная ширина).

5. Измените высоту строки 2 с помощью мыши и сделайте ее равной 30 пт. Верните первоначальную высоту строки (12,75 пт.).

6. С помощью команд меню ФОРМАТ→Строка→Высота строки измените высоту строки 5 до 40 пт. Верните высоту строки, используя команду Автоподбор (подгон) высоты.

7. В ячейку A2 введите текст Мой возраст. В ячейку B2 введите свой год рождения. В ячейку C2 введите текущий год. Введите в ячейку D2 формулу для вычисления. Очистите ячейку D2 командой ПРАВКА→Очистить все.

8. Выделите ячейку D1. Укажите мышью на маркер заполнения - маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки. После того как курсор превратится в чёрное перекрестие, нажмите левую клавишу мыши и, удерживая её нажатой, переместите маркер вниз, в ячейку D2. Что произошло? Вы скопировали формулу из ячейки D1 в ячейку D2.

9. Выделите ячейку D2. Обратите внимание на то, что в строке ввода высвечивается формула для расчёта, а в самой ячейки, отображается значение – число, полученное в результате вычисления по этой формуле.

10. Определите свой возраст в 2025 году. Для этого замените год в ячейке C2 на 2025. Обратите внимание, что при вводе новых данных пересчёт в таблице произошёл автоматически.

11. В ячейку A3 введите текст: Количество прожитых дней.

12. С помощью команды меню ФОРМАТ→Столбец→Ширина (или Автоподбор ширины) отрегулируйте ширину столбца так, чтобы был виден весь текст.

13. В ячейку B3 введите полную дату своего рождения в одном из следующих форматов: 1.04.77, 1/04/77, 1 апрель 1977 или 1 апр. 77.

14. (Если при вводе даты или числа вначале поставить пробел, кавычки или апостроф, то программа воспримет такие данные как текст и выровняет их по левому краю.)

15. В ячейку C3 введите сегодняшнюю дату.

16. Скопируйте формулу из ячейки D1 в ячейку D3. Полученный результат-количество прожитых Вами дней.

17. Если результат в ячейке D3 представлен в виде даты, то с помощью команд меню ФОРМАТ→Ячейка установите для этой ячейки Числовой формат.

18. Сохраните работу.

Редактирование данных

1. Отредактируйте текст в ячейке A1. Новый текст: Зеленоград-центр микроэлектроники.

2. Выделите ячейку A1. Обратите внимание на то, что текст, частично скрытый в самой ячейке, можно увидеть полностью в строке ввода и редактирования, если активизировать эту ячейку.

3. Разделите текст на две строки с помощью комбинации клавиш Alt+Enter.

4. С помощью меню ФОРМАТ→Ячейки… выведите на экран диалоговое окно Формат ячеек. Внимательно проанализируйте структуру этого окна, его вкладки и те возможности, которые оно предоставляет для форматирования ячеек.

5. На вкладке Выравнивание установите переключатель Переносить по словам.

6. В ячейке A1 установите полужирное начертание шрифта и увеличьте его размер до 14 пт. Отмените две последние операции.

7. В ячейке A2 измените ориентацию текста. Отмените последнее действие.