Документ 3. Пример внутреннего сценария конференции (фрагмент). Это видят только организаторы
Общие правила
- Место сбора — стол регистрации, зал 1, 4-й этаж. Если ваша работа по сценарию закончилась или образовалась пауза, все возвращаются к столу регистрации.
- За столом регистрации должен быть идеальный порядок. Всегда.
- Экстренные вопросы, все организационные изменения и дополнения сообщаются Анне (8-ххх-ххх-хх-хх).
- Если участник конференции задает вам вопрос, на который вы не можете ответить, скажите, что вы через минуту все выясните, и дайте ответ ровно через минуту, как и обещали.
- Покажите всем, что вы профессионал, способный справиться со своей работой. Причем идеально.
- Все задействованные лица — организаторы конференции должны знать, где и какой зал находится, что в нем состоится и в котором часу. Эта информация содержится в программе.
| Действие (что) | Время (когда) | Место (где) | Ответственные (кто) |
| 7 августа | |||
| Перевозка всех вещей из офиса | 18.00 | Офис компании — гостиница | Аня, Катя, Наташа, 2 ассистента (Артем, Эдуард) |
| Общий сбор | 19.30 | Холл перед залом 1 | Сотрудники Eventum, ассистенты, Заказчик (если понадобятся) |
| Расстановка баннеров спонсоров, плаката конференции, установка оборудования | 20.00 | Залы 1, 2, 3. холл рядом с залом 1 | Аня, зал 1; Наташа, холл; Катя, залы 2, 3 |
| 8 августа | |||
| Инструктаж по регистрации. Раскладка бэджей в алфавитном порядке в соответствии со списками регистрации. Формирование пакета делегата конференции: - пакет - папка с презентациями, программой и списком участников - сувениры (кружка, ручка) - раздаточные материалы от спонсоров | 7.30 | Регистрационный стол | Катя, ассистенты |
| Организация «Стола решения проблем», установка компьютера (список участников, наклейки и пустые бэджи) и принтера. | 8.30 | Регистрационная зона | Катя и Оля |
| Проверка оборудования в зале 1, последовательности всех презентаций, исправности микрофонов, проектора и пр. | 8.30 | Зал 1 | Александр, Заказчик, подрядчики |
| Встреча участников конференции | 9.00—10.15 | 1-й этаж, ресепшн | ассистент |
| Регистрация участников. Выдача материалов участника (только тем, кто занесен в белый список платных участников и участников от Заказчика) Приглашенные по желтому списку: студенты и партнеры на стенд — проходят без материалов | 9.15—10.30 | Регистрационный стол | Аня, Катя, Наташа, ассистенты |
| Начало конференции | 10.00 | Зал 1 | По сигналу колокольчика два человека остаются на регистрации, один — в зале для передачи микрофона, один фотографирует, один — на компьютер и проектор |
ПАРТНЕРЫ И ПОДРЯДЧИКИ
В ходе подготовки мероприятия вам может понадобиться помощь множества различных поставщиков, партнеров.
| Поставщики услуг по организации мероприятий | Поставщики услуг по маркетинговой поддержке мероприятий |
| Компании с определенными целями и задачами, которые мероприятия позволяют решить Специализированные event- компании PR-агентства Рекламные агентства BTL-агентства Агентства по подготовке праздников Выставочные компании Ассоциации Индивидуальные организаторы (тамады) Тренинговые компании | Различные СМИ Колл-центры (сall-centers) Информационные агентства Информационные порталы Новостные агентства PR-агентства Производители деловых сувениров |
| Поставщики услуг в месте проведения | Поставщики дополнительных услуг |
Гостиницы и конференц-центры Выставочные центры Концертные залы Кинотеатры Агентства по бронированию гостиничных номеров и залов Кейтеринговые компании Поставщики алкоголя Охранные предприятия Поставщики мультимедиа-оборудования Парковка Тентовые компании   Клининговые компании | Celebrity Speakers Bureau Агентства талантов Шоу-агентства Модельные агентства Прокатные агентства Курьерские службы Агентства переводов Цветочные салоны Печатные салоны Издательства  Транспортные компании Актеры, шоу-труппы |