Исключите из графика необязательные собрания

Первый шаг в исключении необязательных собраний из своей жизни состоит в том, чтобы взять в руки ежедневник и посмотреть, на каких собраниях вы должны будете присутствовать в следующем месяце и на каких присутствовали в прошлом месяце. Сколько из последних действительно были необходимы? Не лукавьте и ответьте, какие из прошедших собраний проводились по следующим основаниям:

► регулярное собрание, созываемое раз в неделю, месяц или год;

► для обсуждения темы прошедшего собрания;

► чтобы собрать людей вместе;

► для доведения информации;

► для дачи рабочих указаний;

► любимое развлечение босса;

► в качестве предварительного собрания.

Рассмотрим некоторые из приведенных поводов для созыва собраний. Множество собраний проводится потому, что проводились всегда, стали традиционными. Если какие-то из регулярных собраний достались вам в наследство от прошлых поколений, вы должны решить, стоит ли и дальше на них присутствовать или их организовывать. Если на них производится только бумага для архива или они представляют собой своего рода дискуссионный клуб, то задумайтесь, не могли бы использовать свое время с большей пользой. Прежде чем отправляться на любое периодическое собрание, выясните, какова конкретная цель его проведения. Идите только в случае, если участие будет полезно для вашей работы. Если требуется участие представителя от вашего отдела, пошлите кого-нибудь из персонала. С другой стороны, если протокол может пригодиться вам, чтобы быть в курсе событий, попросите прислать вам экземпляр.

А если именно вы являетесь организатором подобных собраний? Тогда поставьте себя на место приглашенных и задайтесь вопросом, всегда ли у вас хватает времени на участие в них. Если нет, почему у других должно хватать? Можете ли вы решать те же вопросы иными способами? Если да, то не созывайте регулярные собрания.

Если босс считает, что ваше присутствие на определенных собраниях абсолютно необходимо, посещайте их, остальные же старайтесь избегать. Рассказывайте боссу о характере прошедшего собрания и всякий раз снова спрашивайте о необходимости вашего присутствия.

Некоторые собрания созываются, только чтобы обсудить тему недавно прошедшего собрания. Ну да вы знаете, что в таких случаях говорят: «Необходимо завершить обсуждение этих вопросов, а потому нужно еще одно собрание». Почему обсуждение нуждается в «завершении»? Может быть, потому, что предыдущее собрание было не достаточно хорошо организовано для полноценного обсуждения вопроса в отведенное для этого время? Если да, то подобные собрания вам не нужны. Вы должны быть уверены в том, что собрание пройдет на высоком уровне (об организации собраний читайте ниже в этой главе).

Многие собрания созываются, чтобы просто собрать людей вместе и дать им возможность побыть в кругу коллег, пообщаться. В таком случае предложите другие, лучшие способы совместного времяпрепровождения — скажем, собираться раз в месяц и вместе обедать.

Собрания, созывающиеся для доведения до присутствующих какой-либо информации, наверняка можно заменить другими способами информирования. Рассылка письменных бюллетеней, видеокассет и просто телефонные звонки позволили бы сотрудникам более эффективно использовать свое время.

Существуют также инструктивные собрания. Босс хочет сказать вам, что делать, и чтобы при этом все его услышали. Собрание может являться достаточно действенной формой оказания начальственного нажима и все же чаще превращается в пустую трату времени.

Собрания — популярная арена борьбы за власть и демонстрации властных полномочий. Генриетта иногда созывает собрания, просто чтобы доказать, что может это делать, и чтобы обнародовать свою инициативу по поводу очередного проекта. Если вы не вовлечены в подобные игры, выслушайте ее предложение и покиньте собрание, предоставив ему развиваться в полном соответствии с начальственными замыслами.

Предварительные собрания — квинтэссенция бездарного времяпрепровождения. Повестка дня основного собрания либо стоит обсуждения и последующей реализации, либо нет. Собрание для подготовки к собранию — имитация деятельности и пустая трата времени.

Не позволяйте подобным собраниям лишать вас продуктивного времени. Если не можете их отменить, то по крайней мере уклоняйтесь от участия в них.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если собрание представляет собой единственную возможность для персонала собираться всем вместе, введите в обиход двадцатиминутный «социальный» перерыв. Но обязательно включите его в распорядок дня и реально предоставьте людям это время.

Не ходите на собрания

Если не можете воспрепятствовать проведению бесполезных собраний, избегайте участия в них. Воспользуйтесь уловками, позволяющими избавиться от досадной повинности:

► пошлите вместо себя кого-нибудь из сотрудников;

► запросите копию протокола;

► отправьте организаторам собственные комментарии по теме собрания;

► попросите секретаря собрания выслать вам состоящее из одного абзаца резюме утвержденных собранием мероприятий;

► имейте на время собрания другие неотложные дела.

Еще один резон пропустить собрание — отсутствие планов внести в его работу собственный конструктивный вклад. Стоит ли сидеть на собрании, если вам нечего сказать? Если так и оно есть, последующее чтение протокола, скорее всего, обеспечит вас всей необходимой информацией.

Иные формы собраний

Если требуется групповое обсуждение, подумайте о других способах его организации. Если вы принимаете решение по этому поводу, то вам могут пригодиться изложенные ниже идеи. Если нет, предложите их соответствующему ответственному лицу.

Современные технологии позволяют проводить собрания, не покидая рабочего места. Обсуждение со многими участниками можно провести по телефону (телеконференция), воспользовавшись услугой, предоставляемой телефонной компанией. Способ окажется полезен как в рамках крупной компании, где ценят время каждого человека, так и при привлечении к дискуссии участников, находящихся в разных регионах страны и мира.

Другим вариантом, позволяющим сэкономить время людям, которым для участия в собрании пришлось бы совершить долгую поездку, является видеоконференция. При ее проведении участники могут воочию видеть друг друга. Вы можете организовать видеосвязь прямо из офиса своей компании либо воспользоваться централизованным узлом связи местной телефонной компании.

Для дальней связи используйте возможности компьютеров. Располагая модемом, выходом в Интернет и необходимым программным обеспечением, вы можете беседовать с людьми в любой части света, набирая собственные сообщения на клавиатуре и получая на экран монитора немедленные ответы вашего корреспондента.

Для экономии времени и поддержания динамичного ритма информационного обмена все участники дистанционного общения должны готовиться к нему так же, как если бы речь шла об очном собрании или совещании. То же знание относящихся к делу документов, то же наличие под рукой всех необходимых материалов, избрание председателя и секретаря. При организации конференции учитывайте возможную разницу во времени и начинайте собрание вовремя. Особое значение при дистанционном общении приобретает четкое следование повестке дня, учитывая стоимость использования коммуникационных линий и систем.