Vi. работа с базой данных

После того как база заполнена, с ней можно работать. В окне Европа: база данных выбираем Страна, в качестве объекта – Формы и нажимаем кнопку Открыть. Для работы будем использовать Панель инструментов.Онарасположена вверху наднадписью Страна.

1. Сортировка данных в базе.

Выделим одно из полей базы данных. Выберем на панели инструментов Сортировку по возрастанию (от А до Я) или по убыванию (от Я до А). Все записи в этом поле отсортируются по указанному признаку.

2. Поиск данных в базе.

Для того чтобы найти данные, необходимо выделить поле, в котором они находятся, нажать кнопку Найти (нарисован бинокль) и далее выполнить следующий алгоритм в окне Поиск и замена:

a) в графе Образец указать искомое слово или часть слова.

b) в графе Поиск в указать Страна.

c) в графе Совпадение указать Поле целиком или С любой частью

поля;

d) в графе Просмотр указать Все;

e) поставить флажок С учетом формата полей (если во всех полях,

то флажок снять);

f) если необходимо, указать С учетом регистра;

g) нажать кнопку Найти далее.

3. Отбор данных с применением фильтра.

Можно группировать записи разными способами. Для этого необходимо нажать кнопку Изменить фильтр. В появившемся окне указать в выбранных полях условия отбора, затем нажать кнопку Применить фильтр. После применения фильтра в окне базы данных будут только те записи, которые удовлетворяют условию отбора.

4. Создание отчета.

Необходимо выбрать объект Отчет в окне Европа: база данных, выделить пункт Создание отчета с помощью Мастера и нажать кнопку Создать. На экране появится окно Новый отчет. Выбрав из меню Мастер отчетов, нажать кнопку <ОК>, появится окно Создание отчета, с ним надо провести серию операций, аналогичных созданию форм.

VII. Работа с кнопками.

Для более удобной работы базу данных можно дополнить кнопками, облегчающими переход от записи к записи или от одной формы к другой.

Предварительно создадим форму Заставкапо следующему алгоритму:

1. Создать таблицу со следующими полями (см. Стадия 2):

a) количество стран – тип числовой;

b) площадь – тип числовой;

c) население – тип числовой;

d) карта – тип OLE.

2. Введем исходные данные и назовем таблицу «Заставка».

3. Создадим форму, которая будет ссылаться на созданную таблицу

(см. Стадия 3).

4. В качестве фона выберем Камень.

5. Изменим размеры формы и размеры поля Карта.

6. В режиме Конструктор создадим надпись (для этого нужно на Панели инструментов нажать кнопку Аа и ввести текст Европа: база данных).

7. Назовем форму – Заставка.

Теперь создадим в Заставке кнопки Переход к странам и Выход из базы.

Для создания кнопки Переход к странам выполним следующий алгоритм:

1. В окне Европа: база данных выбрать Заставка, в качестве объекта – Формы и нажать кнопку Конструктор. Появится окно Заставка: форма.

2. На Панели элементов нажать на кнопку Мастера (2-я в верхнем ряду) и кнопку Кнопка (последняя в 4-м ряду). Если Панель элементов не отображается на экране, необходимо в меню Сервис выбрать команду Настройка и, нажав на кнопку Панель инструментов, активизировать (поставить «птичку») строку Панель элементов. Затем нажать на кнопку Закрыть. На экране появится Панель элементов.

3. Подвести курсор к тому месту формы, где будет находиться кнопка (курсор примет вид прямоугольника со знаком «+»), и щелкнуть «мышкой». Откроется окно Создание кнопок.

4. Выбрать категорию Работа с формой и действие – Открыть форму (рис.4.8). Нажать кнопку Далее. В появившемся новом окне в графе Текст набрать название кнопки – Переход к странам. Затем нажать кнопки Далее и Готов.

Рис. 4.8. Создание кнопки Переход к странам

Аналогично создается кнопка Выход из базы. Только в качестве действия надо выбрать Закрытие формы.

Теперь по этому же алгоритму создать в форме Страны следующие кнопки: Вперед по записям (категория – Переход по записям, действие – Следующая запись), Назад по записям (Переход по записям, Предыдущая запись), Поиск (Переход по записям, Найти запись), Выход (Работа с формой, Закрыть форму).

VIII. Настройка запуска базы данных.

После того как база создана, ее необходимо настроить. Это делается для того, чтобы после запуска на экране не появлялись лишние панели инструментов, которые необходимы при создании и наладке базы данных. Все эти настройки можно сделать в меню Access/Сервис. Для того чтобы после запуска нашей базы появлялась форма Заставка, необходимо настроить запуск базы. Для этого установим курсор на форму Заставка и выберем меню Сервис. Далее выполним следующий алгоритм:

1. Выбрать команду Параметры запуска.

2. На экране появляется окно Параметры запуска.

3. В графе Заголовок приложения напишем Запуск карты Европы.

4. В графе Форма укажем Заставка.

5. Поставим флажок Окно базы данных.

6. Снимем все остальные флажки.

После этого база данных полностью готова к работе. После запуска базы на экране сразу появится форма Заставка и на экране будут только те панели инструментов, которые мы указали. Работа в режиме Конструктор будет закрыта.

Для изменений настроек в базе данных необходимо нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее, открыть базу. После запуска базы данных в этом режиме на экране появятся Панели инструментов и будет открыт доступ к режиму Конструктор.

Результат выполнения всей работы показан на рис. 4.9.

Информация, необходимая для заполнения базы данных «Европа», приведена в табл. 4.1.

Создание базы данных в среде СУБД Microcoft Office Access 2007

Чтобы запустить программу, выполните команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microcoft Office Access 2007 или дважды щелкните кнопкой мыши на соответствующем ярлыке Рабочего стола. В результате откроется окно, изображенное на рис.4.9.

Рис.4.9. Окно приветствия Microsoft Access 2007

С помощью параметров, имеющихся в данном окне, вы можете быстро приступить к эксплуатации программы независимо от уровня вашей подготовки.

В левой части окна находится область Категории шаблонов, включающая в себя набор готовых приложений баз данных, которые можно изменять в соответствии со своими требованиями. Вы можете выбрать шаблон из числа имеющихся в приложении, а если подходящего не нашли, то скачать его из Интернета (группа Из Microsoft Office Online). В центральной части интерфейса отображается список шаблонов, соответствующих той категории, которая в данный момент выделена.

Чтобы создать базу данных на основе шаблона, щелкните на нем и нажмите кнопку Создать, которая расположена внизу в правой части окна. Чтобы создать пустую базу данных, щелкните в центральной части интерфейса на значке Новая база данных и нажмите кнопку Создать. Над данной кнопкой находится поле, в которое вы можете ввести произвольное имя файла создаваемой базы данных. Справа от этого поля есть кнопка, с помощью которой можно изменить предложенный по умолчанию путь для сохранения (при подведении к данной кнопке указателя мыши отображается всплывающая подсказка Поиск расположения для размещения базы данных). Если вы нажмете эту кнопку, то откроете окно, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения, а также имя и тип файла базы данных. Возможности Access 2007 предусматривают сохранение баз данных в следующих форматах:

• базы данных Microsoft Office Access 2002–2003;

• базы данных Microsoft Office Access 2000;

• базы данных Microsoft Office Access 2007;

• проекты Microsoft Office Access.

Когда вы нажмете кнопку ОК, база данных будет сохранена в соответствии с указанными параметрами.