Упражнение 2 к лекции 10

1. Откройте базу данных, созданную в ходе выполнения пре­дыдущих упражнений.

2. Создайте и сохраните запрос на создание резервной копии таблицы «Товары». Присвойте ей имя «Товары!».

3. Создайте и сохраните запрос на обновление в таблице «То­вары!» цен с учетом сезонных скидок в 10%.

4. Создайте и сохраните запрос на создание таблицы «Видео­камеры», отображающей данные о ценах на видеокамеры, марке товара, а также о названиях и телефонах фирм, их поставляющих.

5. Создайте и сохраните запрос на добавление в таблицу «Ви­деокамеры» данных о видеомагнитофонах.

6. Используя команду Правка > Переименовать, измените имя таблицы «Видеокамеры» на «Видеотовары».

7. Создайте и сохраните запрос на удаление данных о видео­магнитофонах Sony E150EE из таблицы «Видеотовары».

8. Создайте простой отчет по запросу 3 из 7-го задания преды­дущего упражнения (запрос для отображения цен с дилерской скидкой в 3%).

Создание форм и отчетов

Создание формы

Формы Access 97 позволяют создавать пользовательский ин­терфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же са­мых функций можно использовать режим таблицы, формы пре­доставляют преимущества для демонстрации данных в упорядо­ченном и привлекательном виде.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в кото­ром имеются поля для ввода данных. В форме можно: каждое по­ле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку; помещать вычисляемые паля; OLE-обьекты; намно­го проще работать с большими текстами поля типа MEMO в тек­стовом окне с полосами прокрутки.

Форма строится на основе Access-таблицы или запроса. При ка­ждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим кон­структора, режим формы и режим таблицы. Для перехода из од­ного режима в другой используются команды меню Вид или кнопка Вид панели инструментов.

Microsoft Access предоставляет быстрый способ создания фор­мы на основе таблицы с использованием Мастера форм. Он зада­ет пользователю вопросы о структуре и оформлении формы. Ре­зультатом диалога пользователя и Мастера форм является «гото­вая к работе» форма.

Для создания формы самостоятельно без помощи Мастера форм:

1. В окне База данных щелкните на вкладке Форма.

2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появит­ся окно Новая форма.

3. Если форма создается на основе таблицы, то выберите имя таблицы, являющейся источником данных формы.

4. Щелкните на кнопке Конструктор. При открытии окно кон­структора'Форма содержит одну область — область данных.

Помимо этого, форма может содержать область заголовка, примечания и колонтитулов (верхнего и нижнего). Для до­бавления этих областей используются команды Вид > Заго­ловок > Примечание формы и Вид > Колонтитулы. (Данные, размещаемые в заголовке, в области данных и в области примечания, отображаются в форме. Области колонтитулов отображаются только при печати.)

5. Для индикации инструментального окна выберите команду Вид > Панель элементов.

Выберите команду Вид > Список полей для выбора полей, ко­торые будут включены в форму. Разместите поля в области дан­ных. Поля, добавляемые таким способом, состоят из надписи и поля для ввода данных. Если выделить надпись или само поле, то ко второму элементу автоматически добавляется манипулятор пе­ремещения и можно перемещать их в паре или по отдельности. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля рядом с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить объект Надпись и нажать клавишу <Delete>.

Формы для связанных таблиц

В таких формах можно одновременно отобразить информа­цию из двух (или более) связанных таблиц. Кроме того, такая форма позволяет выполнить редактирование данных, содержа­щихся в обеих таблицах.

В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи подчиненной таблицы, которые связаны с текущей за­писью исходной (главной) таблицы:

1. Выберите пиктограмму Новый объект: форма.

2. В появившемся окне Новая форма выберите режим Мастер форм.

3. В появившемся диалоговом окне укажите имена полей для главной и подчиненной форм и порядок их размещения в новой форме, выбрав имя таблицы из раскрывающегося списка Таблицы / Запросы. Нажмите кнопку Далее.

4. В следующем окне выберите переключатель Подчиненные формы.

5. Далее выберите вид подчиненной формы.

6. Далее выберите стиль формы.

7. Озаглавьте главную и подчиненную формы и нажмите кнопку Готово.

Для просмотра записей главной формы используются кнопки просмотра в нижней части окна. Выше нее выводится строка для просмотра записей подчиненной формы, которые представлены в виде таблицы.

Создание отчета

Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в вы­сококачественном варианте. В Access 97 отчет представляет со­бой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для выво­да в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не эк­ранные, а печатные документы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объеди­нить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в од­ном отчете, то прежде следует.собрать желаемые данные в новом запросе.

Для создания отчета с помощью Мастера отчетов:

1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчет.

2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появит­ся окно Новый отчет.

3. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых соз­даете отчет, и выберите режим Мастер отчета.

4. Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.

5. Далее определите, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей и, если требуется, то выберите вари­ант группировки. Интервал группировки может быть изме­нен после нажатия кнопки Группировка.

6. Далее задайте порядок сортировки записей отчета. В случае необходимости включения в отчет итоговых полей, нажмите кнопку Итоги и установите требуемые флажки, определяю­щие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Нажмите кнопку ОК.

7. На следующих двух шагах создания отчета с помощью мас­тера необходимо определить вид макета отчета и стиль его оформления.

Мастер отчетов позволяет подготовить следующие типы отчетов:

• отчет, содержащий информацию, расположенную в один столбец или в виде таблицы;

• отчет с группировкой и вычислением итоговых величин;

• почтовые наклейки.

Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера от­четов:

1. В окне База данных щелкните на вкладке Отчет.

2. В открывшемся окне щелкните на кнопке Создать. Появит­ся окно Новый отчет.

3. Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться от­чет и выберите режим Конструктор.

MS Access индицирует окно отчета в режиме Конструктора. Окно Конструктора разделено на несколько областей в соответ­ствии со стандартной структурой отчета. В эти области при необ­ходимости можно ввести управляющие и другие элементы, уров­ни группировки.

Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, исполь­зуется на титульной странице.

Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой первой запи­си группы.

Область данных — печатается каждая запись таблицы или ди­намического набора данных запроса.

Примечание группы — печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета — печатается в конце отчета после обра­ботки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его раз­делов и в размещении элементов управления внутри этих разде­лов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, по­этому для расчета расположения данных на печатной странице про­грамма Access 97 должна «знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционой системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты также можно создавать. Достаточно выполнить программную установку с помощью ко­манды операционной системы Пуск > Настройка– Принтеры >Установка принтера, после чего установить драйвер любого прин­тера, доступного операционной системе.