Ввод и удаление записей

Система управления базами данных

MICROSOFT ACCESS 2007

Методические указания к лабораторным работам

Составитель И.И. Вавилова, А.М. Минитаева

ВВЕДЕНИЕ

Под базой данных понимается взаимосвязанная совокупность данных, определённым образом организованных, хранящихся во внешней памяти при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений.

Базы данных должны обеспечивать простоту, легкость и гиб­кость работы с данными. Пользователи должны четко представ­лять какие данные имеются в их распоряжении, располагать соответствующими методами доступа к ним. Целостность данных означает, что в базе данных должна храниться информация пол­ная, непротиворечивая, необходимая и достаточная для функ­ционирования приложений. Важными требованиями является простота внесения изменений, в результате чего база данных может изменяться без нарушения способов использования дан­ных. База данных должна обеспечивать централизованное управ­ление информационными ресурсами, поддержку данных для всех приложений и многократное их использование, независимость данных от изменяющихся внешних условий.

Microsoft Access — это система управления базами данных (СУБД). Такие программы помогают пользователям осу­ществлять различные операции с файлами баз данных, которые обычно содержат очень большое число элементов. Основным компонентом любой базы данных является таб­лица — набор данных, расположенных в записях (стро­ках) и полях (столбцах). База данных может состоять из нескольких взаимосвязанных таблиц. Таблицы могут со­держать разную информацию, но при этом связываться между собой по какому-то определенному полю. Напри­мер, если в одной таблице содержатся все фамилии и ад­реса сотрудников издательства, а также есть отдельное поле с номером или любым другим идентификатором, то мож­но организовать другую таблицу и поместить в нее допол­нительную информацию о сотрудниках, например, об их профессиональной деятельности. Соответствие записей в двух таблицах будет контролироваться с помощью поля идентификатора. Если в вашей базе данных есть доволь­но много информации по одной тематике, то, чтобы быст­рее ориентироваться в ней, лучше создать несколько вза­имосвязанных таблиц. Базы данных, организованные в виде связанных таблиц, называются реляционными. Как уже упоминалось, таблица — это основной элемент базы данных. Однако база данных может включать также запросы, формы, отчеты и некоторые другие объекты, которые позволяют просматривать данные и выполнять с ними различные операции.

Лабораторная работа №1

Начало работы с базой данных

Для работы в БД необходимо:

1.Из Главного меню Windows выберите команду Програм­мы > Microsoft Office > Microsoft Access 2007(рисунок 1).

2.В окне «Приступая к работе с Microsoft Office Access» > щелкнуть мышью на «Новая база данных». Создать БД с именем «Мой дом», сохранить на диске D в папке своей группы.

Рисунок 1

3. После того, как нажать на кнопку Создать, появится окно (рисунок 2)

Рисунок 2.

Создание таблицы

Создать таблицу БД, которая будет содержать информацию о сотрудниках издательства «Мой дом».

На рисунке 2 видно, что активна вкладка Режим таблицы на Панели быстрого доступа.

Рисунок 3.

Последовательно введите поля: КодСотрудника, ТабельныйНомер, Имя, Отчество, Фамилия, Должность, ЭлектроннаяПочта, РабочийТелефон, КодОтдела, ДатаНаймаи сохраните таблицу под именем Сотрудники.

Для перехода от поля к полю используйте клавиши Tab, Enter, , , , , Ключевое поле таблицы выбирайте самостоятельно. По значению первичного ключа можно однозначно иден­тифицировать запись в таблице. Если в таблице уже выбрано ключевое поле, то нужно ввести две за­писи с одинаковым ключом, Access выведет сообщение об ошибке и не позволит вставить вторую запись.

3. Нужно указать ключевое поле и его тип. Оставим ключевым полем КодСотрудника.

Для того чтобы возможно было ввести код сотрудника, необходимо удалить счётчик в ключевом поле КодСотрудника:

а) нажать на кнопку Вид, войти в режим Конструктор;

б) для поля КодСотрудника указать Тип Рисунок 4 данных – текстовый:

в) нажать на кнопку Вид(появится окно «Сначала необходимо сохранить таблицу» - нажать «Ок»), снова перейти в режим Таблица. Обратите внимание: счётчик в поле КодСотрудника исчез, мигает курсор, ждёт ввода кода сотрудника.

Ввод и удаление записей

Можно вводить и редактировать запи­си прямо в таблице, тогда на экране будут видны одно­временно несколько записей и столько полей, сколько позволяет разрешение экрана. Можно восполь­зоваться режимом формы для работы с текстом — в этом случае на экран будет выводиться только одна запись.