Тема: Составление текстов документов
1. Текст служебного документа и его содержание
Документирование управленческой деятельности начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации.
Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.
Текст служебного документа - это, выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать:
достоверную и аргументированную информацию,
изложенную ясно, убедительно и кратко,
при нейтральном тоне автора.
Краткость достигается:
§ отбором необходимой и достаточной информации,
§ исключением повторений текста,
§ исключением излишних подробностей.
Ясность и подбор слов достигается:
§ смысловой точностью подбора слов
§ использованием прямого порядка слов в предложении, когда
- сказуемое следует за подлежащим
- определяемое за определением.
Например:
«осложнения возникли», «кредит предоставлен»
или
«некачественный товар», «исполненное обязательство»
В русских письмовниках XIX века говорится, что составитель письма должен был неукоснительно соблюдать «Табель о рангах»: «... первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем».
Тексты служебных документов состоят, как правило, из трех частей:
1. Введение - призвано объяснить, чем вызвана необходимость составления данного документа;
2. Констатирующая (описательная) - приводятся факты, описываются события, доказываются обстоятельства;
3. Заключение - содержит выводы, предложения, распоряжения, просьбы и т.п.
Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами (связанные документы).
2. Содержание текста документа и его конструкции
Текст документа, как правило, имеет несколько аспектов содержания.
Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями.
Составление текста предполагает:
§ Выделение аспектов содержания;
§ Их формализация;
§ Форматирование в абзац.
Стандартная синтаксическая конструкция (ССК) - это одно или несколько предложений в едином целом, т.е. в одном аспекте.
Для построения ССК используются наборы готовых фраз или словосочетаний в соответствии, с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.
| Модель ССК | Варианты реализации модели |
| «Извещаем, что ...» «Напоминаем Вам, что ...» | ... мы сократили на ... месяц срок ... ... по истечении указанного срока фирма не несет ответственности за ... |
| Модели и ССК используемые во ВВЕДЕНИИ (Объяснение мотивов) | |
| «В связи ...» | ... с необходимостью проведения ... ... с тяжелым положением ... ... с производственной необходимостью ... |
| «На основании ...» | ... ранее принятых решений ... ... приказа директора от ... № ... |
| «В соответствии ...» | ... с условиями договора ... ... с ранее достигнутой договоренностью ... ... планом мероприятий по ... ... с Законом РФ ... от ... № ... |
| «С целью ...» | ... совершенствования ... ... достижения эффективности ... ... обеспечения выполнения ... |
| «В ответ ...» | ... на Вашу просьбу о ... ... на Ваше письмо ... |
| «В подтверждение ...» | ... нашей договоренности ... ... нашего телефонного разговора ... |
| «Согласно ...» | ... Вашей просьбе ... ... постановлению Правительства РФ ... от ... ... договору аренды от ... № ... ... приказу директора ... от ... № ... |
| «Ввиду ...» | ... срочности заказа ... ... непредвиденных обстоятельств ... ... невозможности взыскания ... |
3. Основные правила составления текста
При выборе слов и терминов следует руководствоваться следующими правилами:
1. Не излагайте в тексте того, что вы не сказали бы устно.
2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толкование или быть многозначным.
3. Слово в тексте должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в литературном языке.
4. Построение предложений текста строится по аналогии с реализуемыми моделями ССК.
5. Неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Например, путем разбивки сложного предложения на отдельные, простые по составу и построению фразы.
«За допущенные грубые ошибки и игнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение неисполнения в сторону улучшения, менеджеру Макарову В.И. объявить выговор »
6. Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.
7. В тексте не употребляются:
Архаизмы:
«При этом препровождаем ...» вместо «Посылаем ...» или «Направляем»
«Сим письмом извещаем ...» вместо «Извещаем ...»
«Настоящим уведомляем ...» вместо «Уведомляем ...»
Канцеляризмы:
«Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение»
вместо
«Ввиду ... считаем целесообразным не посылать Вам проект предложения»
Тавтологические повторы:
«польза от использования», «явление ... проявляется», «следует учитывать следующее»
Плеоназмы (излишества):
«совместное сотрудничество», «в апреле месяце», «2000 рублей денежных средств»
Неоправданно иностранные слова:
«репрезентовать» вместо «представить»
«срок пролонгирован» вместо «срок продлен»
«лимитирование расходов» вместо «лимитирование средств»
8. Используемые в тексте сокращения должны быть понятны адресату, поэтому рекомендуется использовать следующие типы:
Инициальный тип - РФ, ДПС, ВС, ВАС, ПК, БД
Слоговый тип - Минфин, спецкорр, прораб.
Смешанный тип - техфинплан
Тип простых слов усечений - Главн, Зав, Спец.
4. Композиция (структура) текста
Под композицией (структурой) текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Компонентами текста являются отдельные аспекты содержания, т.е. основные сформулированные мысли.
Аспект содержания, являясь внутренне замкнутой смысловой единицей, оформляется в один абзац (4 - 6 предложений).
Текст документа может включать один или несколько аспектов содержания, т.е. быть - одноаспектным или многоаспектным.
Правило:
В текстах официальных документов, в середине абзаца, не может быть предложения, логически не вытекающего из предыдущего контекста.
В русском языке существует два вида контекста:
последовательный и параллельный.
Связь между предложениями абзаца или абзацами осуществляется с помощью повторов.
Повтор - это тип логико-грамматической связи между предложениями (абзацами), в котором в последующем предложении (абзаце), в неизменном виде, повторяются различные фрагменты предыдущего предложения (абзаца).
Последовательный строй контекста - такой, при котором одно предложение вытекает из другого (т.е. то, что было новым в предыдущем предложении, становится известным в последующем)
Например:
«Изделия, состоящие из нескольких деталей, изготовляют по сборочным чертежам».
«Чтобы собрать изделие по сборочному чертежу, необходимо предварительно изготовить детали».
«Для изготовления деталей необходимо ...».
 |
Параллельный строй контекста - такой, при котором несколько последующих предложений поясняют с разных сторон, раскрывают разные аспекты предыдущего предложения. У них одинаковые субъекты (известное) и разные предикаты (новое).
 |
Например:
С1 - «В настоящее время компания располагает возможностью для строительства двух 12 этажных 72 квартирных домов по типовым проектам».
П1 - «Дома предполагается разместить на улице Садовой»
П2 - «Вопрос о строительстве домов положительно решен с администрацией города»
П3 - «На строительство домов выделены необходимые средства, намечены подрядные организации»
Таким образом, композиция (структура) текста - это последовательность расположения его составных частей (компонентов или аспектов), которые связываются между собой последовательным или параллельным типом связи при помощи повторов.
Например: композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:
1 - обоснование актуальности запроса;
2 - содержание запроса;
3 - ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен.
4 - формулирование гарантии;
Текст письма-запроса:
1. ОАО ИНТАМЕД готовит информационный бюллетень «Рекламный сборник продукции ...». Составители сборника испытывают острую необходимость в получении информации о плане выпуска продукции Вашей фирмой на 2003 год.
2. Просим подготовить и выслать в наш адрес, не позднее 1.12.2002 Ваш рекламный проспект на 2003 год, для включения его в «Рекламный сборник».
3. В случае если Вы примете участие в подготовке и выпуске «Рекламного сборника», мы предоставим Вам соответствующий раздел.
4. Использование, полученной от Вас информации, по назначению и исключительно в Ваших интересах, гарантируем.
Тема: Протокол
Протокол – это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов управления.
Сопровождающие документы:
1. Повестка дня;
2. Списки участников и приглашенных;
3. Доклады и тезисы основных выступлений;
4. Справки по обсуждаемым вопросам;
5. Проекты решений.