Основы работы с отчетами

Построение и применение форм

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access. Формы могут применяться для различных целей:

· Вывод и редактирование данных. Это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в необходимом представлении. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы. В форме можно сделать доступными только для чтения все данные или некоторую их часть, автоматически выбирать информацию из других связанных таблиц и помещать ее в форму, вычислять выводимые в форме значения, скрывать или, наоборот, выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи либо от выбранных пользователем параметров.

· Управление ходом выполнения приложения.Чтобы автоматизировать вывод определенных данных или выполнение некоторой последовательности действий, создаются формы для работы с макросами или процедурами Visual Basic для приложений. Для запуска макросов или процедур VBA обычно используются элементы управления, называемые командными кнопками. С помощью макросов и процедур можно открывать другие формы, выполнять запросы или команды меню, фильтровать выводимые на экран данные, устанавливать значения в записях и формах, выводить меню на экран, печатать отчеты и выполнять ряд других действий. Можно так спроектировать форму, чтобы макросы или функции Visual Basic для приложений запускались в ответ на определенные события – например, открытие формы, активизацию определенного элемента управления или изменение данных в форме.

· Ввод данных. Формы, предназначенные только для ввода в базу новых данных или значений, помогающих автоматизировать выполнение приложения.

· Вывод сообщений.Формы могут предоставлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях. С помощью макрокоманды Сообщение или функции MsgBox Visual Basic для приложений можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках.

· Печать информации. Несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно распечатать информацию, содержащуюся в форме. Поскольку для вывода формы на экран можно определить один набор параметров, а для печати – другой, форма может играть двойственную роль. Например, можно задать два заголовка и два примечания для формы – одну пару (заголовок и примечание) для ввода заказа, а другую – для печати счета по заказу.

Обзор форм

Рассмотрим основные виды форм, которые можно построить в Access.

Простые формы. В простой форме показывается только одна запись таблицы, причем все необходимые поля отображаются на одной странице.

Многостраничные формы. При необходимости вывести на экран записи, каждая из которых содержит большой объем информации, можно создать многостраничную форму.

Ленточные формы.Существует еще один тип форм, удобный для просмотра списка записей с небольшим числом полей данных. Это ленточная форма. В отличие от простой формы, которая показывает только одну запись, в ленточной форме отформатированные записи выводятся на экран одна за другой, как в таблице.

Подчиненные формы.Подчиненные формы используются для представления данных, находящихся на стороне «многие» отношения «один-ко-многим». Например, форма фАбитуриент показывает одного студента и несколько вузов, в которые студент поступает (рис.1).

Рис.1. Форма фАбитуриенты с подчиненной формой фВУЗы

Всплывающие формы.Иногда удобнее предоставлять информацию в окне, которое все время остается на переднем плане. По умолчанию в Microsoft Windows активное окно выводится на переднем плане, а остальные окна перемещаются на задний. Единственным исключением являются окна справки. В частности, окно процедурной справки остается на переднем плане, позволяя вам следить за пошаговыми инструкциями в то время, когда фокус находится в вашем рабочем окне (то есть оно активно). Такой тип плавающих окон называется всплывающим окном.

Монопольные формы.При разработке приложения возникают ситуации, когда требуется получить какие-либо данные или передать важную информацию прежде, чем Microsoft Access сможет продолжить работу. В Access имеется специальный тип формы – монопольная форма (окно которой является монопольным), которая требует ответа как непременного условия дальнейшей работы приложения.

Конструктор форм

Чтобы начать создание формы, необходимо в окне базы данных выбрать таблицу или запрос, выполнить команду Вставка-> Форма или выбрать кнопку Создать ( ) в окне БД или в раскрывающемся списке кнопки Новый объект( )выбрать Форма. Access откроет окно диалога Новая форма. В поле со списком, расположенном в нижней части диалога, Access выводит имя таблицы или запроса, выбранного в окне базы данных. При необходимости можно выбрать другую таблицу или запрос, раскрыв список этого поля, содержащий перечень всех таблиц и запросов в текущей базе данных.

Выберите Конструктор в этом окне диалога и нажмите кнопку Ok. Access откроет окно формы в режиме конструктора и выведет на экран несколько инструментов конструктора форм (рис. 2). В нашем примере окно формы находится на заднем плане, панель элементов располагается третьей в панели инструментов, список полей – в верхней части окна, окно свойств формы – в правом нижнем углу. В новой форме будет присутствовать только область данных (с серой сеткой). Для добавления в форму областей заголовка и примечания используется команда Вид-> Заголовок/примечание формы, для добавления колонтитулов – Вид-> Колонтитулы. Увеличить или уменьшить размер любой области можно, если установить указатель мыши на краю этой области и перетащить его. Удаление сетки выполняется командой Вид-> Сетка.

Рис. 6. 2. Окно конструктора форм с его инструментами

Для того чтобы добавить поле таблицы (или запроса) в форму нужно просто перетащить соответствующее поле из списка полей в Область данных формы.

Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом: Выделяется объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него. Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект. Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши. Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет, изменить значение у свойства Подпись. Затем закрыть окно. Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши. Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка ->Удалить.

Мастер форм

Создать форму можно также с помощью мастера форм. Для запуска Мастера форм нужно в окне Новая форма выбрать соответствующий вариант создания формы – Мастер форм.

На 1 шаге Мастера форм необходимо определить поля будущей формы. После указания имени таблицы/запроса в списке Доступные поля появляется перечень всех полей данной таблицы. Необходимо из этого перечня перенести все необходимые поля в список Выбранные поля.

На 2 шаге предлагается задать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный.

На 3 шаге выбирается стиль формы из списка вариантов стилей.

На 4 шаге открывается последнее окно Мастера форм, где нужно ввести имя создаваемой формы (по умолчанию ей дается имя базовой таблицы/запроса) и вариант дальнейшей работы (открытие формы для просмотра, изменение макета формы).

Панель элементов

Панель элементов – это своеобразный «командный центр» создания формы. Её можно переместить, перетащив заголовок окна в нужное место на экране, или изменить её форму, перетащив края или углы панели. При желании можно переместить панель элементов в любую часть окна Access и закрепить ее как панель инструментов (см. рис. 6.11).

Чтобы в режиме конструктора форм вывести на экран панель элементов, нужно выбрать команду Вид->Панель элементов или нажать кнопку Панель элементов ( ) на панели инструментов.

Панель элементов содержит кнопки для всех элементов управления, которые можно использовать при создании формы. Для того, чтобы поместить в форму конкретный элемент управления, нажмите соответствующую кнопку на панели элементов. После этого при перемещении указателя по форме он превращается в значок выбранного элемента управления. Поместите указатель там, где будет находиться левый верхний угол элемента управления, нажмите кнопку мыши и протащите указатель до места, где должен быть правый нижний угол элемента, а затем отпустите кнопку мыши. (Размер элемента управления можно изменить и после его размещения в форме, перетащив стороны или углы элемента в новое положение.)

Ниже перечислены кнопки панели элементов.

– кнопка Выбор объектов. По умолчанию эта кнопка нажата. Она используется для выделения, изменения размера, перемещения и редактирования элемента управления.

– кнопка Мастера элементов. Если кнопка нажата, то при создании группы, поля со списком, списка или командной кнопки активизируется мастер по созданию этих элементов управления. Он помогает правильно определить свойства элемента управления.

– кнопка Надпись используется для создания элемента управления Надпись, содержащего постоянный текст. По умолчанию большинство элементов управления формы имеют присоединенные к ним надписи. Данный элемент можно использовать также для создания в форме заголовков и инструкций, не связанных с другими элементами управления.

– кнопка Поле используется для создания элемента управления Поле для отображения текста, чисел, дат, времени. Можно связать элемент управления Поле с одним из полей базовой таблицы или запроса. В этом случае, при изменении значения элемента управления,обновляется значение соответствующего поля в базовой таблице или запросе. Этот элемент управления применяется также для вычисления значений некоторых выражений.

– кнопка Группа используется для создания группы элементов управления, содержащей несколько выключателей, переключателей или флажков. Каждому элементу управления, входящему в группу, присваивается отдельное числовое значение. Одновременно можно установить (выбрать) только один из включенных в группу элементов, и значение, назначенное ему, присваивается всей группе. Один из элементов группы может устанавливаться по умолчанию. Если связать группу с полем базового запроса или таблицы, то при выборе элемента группы будет устанавливаться новое значение поля.

Кнопки Выключатель, Переключатель и Флажок используются для создания элементов управления, принимающих значение Вкл/Выкл, Истина/Ложь или Да/Нет. Состоянию Вкл, Истина или Да соответствует число –1, а Выкл, Ложь или Нет соответствует 0. При включении одного из этих элементов в группу элементов ему назначается уникальное числовое значение. При выборе одного из Выключателей,Переключателей или Флажков (т.е. переводе его во включенное состояние), любой ранее нажатый элемент группы будет переведен в выключенное состояние. К сожалению, в Access отличие между данными элементами управления заключается только в их изображении. Тогда как в некоторых системах программирования элементы типа Флажок реализуют логику «И», т.е. на нескольких таких переключателях пользователь может установить любую комбинацию соответствующих опций. В Access все данные элементы реализуют логику «ИЛИ», т.е. из нескольких опций пользователь может выбрать одну (ранее сделанный выбор автоматически сбрасывается).

– кнопка Поле со списком используется для создания элемента управления Поле со списком, который можно рассматривать как объединение двух элементов: поле и список. Для явного задания списка надо ввести список значений в строке свойства Источник записей. В качестве источника значений списка можно также использовать таблицу или запрос. Значение, выбранное в списке, отображается в поле. При выборе нового значения в списке изменяется значение элемента управления. Если поле со списком связано с полем базовой таблицы или запроса, можно изменить значение этого поля, выбрав в списке новое значение.

– кнопка Список используется для создания элемента управления Список, содержащего перечень возможных значений. Задание свойств аналогично предыдущему элементу управления.

– кнопка элемента Кнопка используется для создания элемента yправления Командная кнопка, с помощью которой можно запустить макрос или процедуру VBA.

– кнопка Набор вкладок используется для создания формы, состоящей из нескольких вкладок. На вкладку можно скопировать или добавить другие элементы управления. Для добавления, удаления или изменения порядка вкладок щелкните правой кнопкой мыши границу элемента «Набор вкладок» и выберите команду Добавить вкладку, Удалить вкладку или Последовательность вкладок.

– кнопка Рисунок позволяет поместить в форму статический рисунок. Его нельзя будет редактировать в форме. (Свойство формы Рисунок позволяет использовать некоторое изображение в качестве подложки(фона)формы.).

– кнопка Свободнаярамкаобъекта используется для включения в форму объекта из другого поддерживающего OLE приложения. Объект становится частью формы, но не хранится в базе данных. Чтобы сделать форму более наглядной и выразительной, можно включить в нее рисунки, звуковые эффекты, диаграммы или слайды.

– кнопка Присоединенная рамка объекта используется для включения в форму объекта OLE, хранящегося в базовой таблице. Access может отобразить большинство рисунков и диаграмм непосредственно в форме. Для других объектов Access выводит в форме значок приложения, в котором был создан объект. Например, если объект является звуковым и создан в Sound Recorder, вы увидите в форме значок «динамика».

– кнопка Конец страницы позволяет вставлять разрыв страницы в многостраничной форме.

– кнопка Подчиненная форма/отчет используется для включения в текущую форму некоторой другой формы. С помощью подчиненной формы можно вывести данные таблицы или запроса, связанные с текущими данными основной формы.

– кнопка Линия используется для включения в форму прямых линий, помогающих сделать ее более выразительной.

– кнопка Прямоугольник используется для включения в форму прямоугольников и улучшения ее внешнего вида.

Любая, за исключением Выбора элементов, кнопка, выбранная на панели элементов, становится неактивной после размещения соответствующего элемента управления в форме. Если вы собираетесь создать несколько одинаковых элементов управления, например, серию флажков в группе, щелкните дважды по кнопке на панели элементов, чтобы зафиксировать ее в нажатом положении. После нажатия любой другой кнопки на панели элементов эта будет разблокирована.

Размещение в форме присоединенных элементов управления (элементы управления, связанные с полями таблицы или запроса) упрощается при использовании списка полей. Последний открывается с помощью кнопки Список полей ( ) на панели инструментов или команды Вид->Список полей. Чтобы создать присоединенный элемент управления с помощью списка полей, выберите его тип, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов. Затем перетащите поле из списка в нужное место формы. (При перетаскивании поля без предварительного выбора инструмента на панели элементов в форме создается по умолчанию элемент управления Поле). Если выбран элемент управления, не соответствующий типу данных связанного с ним поля базовой таблицы или запроса, Access создает элемент управления, используемый по умолчанию.

Сама форма, каждый ее раздел (заголовок, область данных, раздел примечаний) и элементы управления имеют свойства. Установить их значения можно с помощью окна свойств. Оно открывается с помощью кнопки Свойства ( ) на панели инструментов или командой Вид->Свойства.Поскольку форма имеет более 70 свойств, а большинство элементов управления – более 30, то окно свойств содержит несколько вкладок. На вкладках представлены определенные категории свойств: свойства данных, макета, событий, другие свойства. На отдельной вкладке выводятся все объекты.

Задание 1.

1. Создайте форму для ввода данных в таблицу Сотрудники в режиме конструктора. Название формы – Сотрудники. В форме должны содержаться все поля. Поле Должность должно быть поле со списком значения для которого берутся из соответствующего поля таблицы Штатное расписание (использовать для этого панель элементов).
2. Создайте с помощью Мастера форм форму Состав семьи, предназначенную для ввода данных в таблицу Состав семьи. Внешний вид формы – в один столбец.

Основы работы с отчетами

Отчетыпредназначены для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

1. Предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

2. Могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнить следующие действия:

1. Открыть окно базы данных

2. Выбрать вкладку Таблицы.

3. Выделить таблицу, для которой нужно создать отчет.

4. Выполнить команду Вставка→Автоотчет или нажать кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выберите Автоотчет.

На экране появится отчет, в который включены все поля таблицы, расположенные вертикально.

Для создания отчетов в MS Access предлагает также другие средства. Для их использования необходимо в окне БД перейти на вкладку Отчеты и нажать на кнопку Создать ( ). В открывшемся окне выбрать один из вариантов создания отчетов:

1. Конструктор

2. Мастер отчетов

3. Автоотчет: в столбец

4. Автоотчет: ленточный

5. Мастер диаграмм

6. Почтовые наклейки.

Наиболее просты в создании автоотчеты. В ленточном автоотчете названия полей расположены сверху, как и в таблице. На каждой странице размещается несколько записей рис.1.

Рис. 1. Фрагмент ленточного автоотчета Сотрудники.

Для создания ленточного автоотчета необходимо нажать на кнопке Создать в открывшемся окне выбрать Автоотчет: ленточный и в этом же окне выбрать из списка таблицу или запрос по которому будет создаваться отчет.

Автоотчет в столбецсоздается аналогично ленточному автоотчету. В нем поля таблица расположены вертикально.

Создание отчета с помощью мастера совдится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения.

Создание отчета в режиме конструкторааналогично созданию форм в этом режиме. Окно отчета в режиме конструктора идентично окну формы в этом режиме. Пустой макет отчета содержит разделы Верхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находится Область. В окне также присутствует Панель элементов, а также окно со списком полей (см. рис. 4.21).

Мастер построения Диаграммпомогает построить диаграмму и создает в отчете свободную рамку объекта OLE с внедренной диаграммой Microsoft Graph.

Почтовая наклейка. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, отформатировать их и создать отчет для печати почтовых наклеек. Можно выбрать любой из нескольких наиболее распространенных типов наклеек.

Просмотреть готовый отчет можно с помощью команды Файл→Предварительный просмотр, а вывести на печать с помощью команды Файл→Печать.

Задание 2.

Создайте ленточный автоотчет Сотрудники, который позволяет вывести на печать содержимое таблицы Сотрудники. Записи должны быть отсортированы по полю Фамилии в алфавитном порядке. Для этого:

1. В окне БД перейти на вкладку Отчеты и нажать на кнопку Создать ( ). В открывшемся окне выбрать Автоотчет: ленточный и в этом же окне выбрать из списка таблицу Сотрудники и нажать ОК. В результате на экране будет представлен отчет Сотрудники.

2. Для сортировки записей по полю Фамилия в алфавитном порядке необходимо перейти в режим конструктора и отдать команду Сортировка и группировка. В открывшемся окне (рис.2) в столбце Поле/выражение выберите из списка поле Фамилия, а в столбце Порядок сортировки – По возрастанию.

Рис.2. Вид окна Сортировка и группировка

3. Сохраните отчет под именем Сотрудники. И просмотрите его в режиме предварительного просмотра Файл →Предварительный просмотр.

Контрольные вопросы

1. Для каких целей применяются формы?
2. Какие виды форм Вам известны?

3. Какой тип формы позволяет вывести на экран много записей одновременно?

4. Перечислите этапы работы Мастера форм.

1. Для чего используется Панель элементов?

6. Для чего предназначены отчеты?

7. Какие существуют варианты создания отчетов?

8. Как можно просмотреть подготовленный отчет перед печатью?

9. Как распечатать отчет?