Открытие существующих таблиц

Общие сведения о базах данных

В своей самой примитивной форме база данных — это компьютерный эквивалент организованного списка информации. Обычно эта информация объединена единой темой или назначением, как, например, следующий список сотрудников:

Этот список организован в виде таблицы, состоящей из столбцов и строк. В каждом столбце (поле) хранится определенный тип данных о сотруднике: имя, фамилия, дата приема на работу и т. д. В каждой строке (записи) хранятся данные об одном из сотрудников.

Если бы функции базы данных на этом заканчивались, она была бы не полезнее листа бумаги. Но поскольку в базе данных информация хранится в электронном виде, ее можно обрабатывать различными способами, извлекая большие преимущества.

Например, городская телефонная книга, возможно, лежит на полке в нескольких метрах от вас. В ней всегда можно найти конкретного человека или организацию из вашего города, поскольку информация в телефонной книге организована по понятным правилам. Чтобы связаться с кем-то, кто находится за пределами города, можно пойти в библиотеку и воспользоваться хранящимися в ней телефонными книгами, среди которых, вероятно, найдется хотя бы одна для каждого крупного города страны. Но если вы захотите отыскать всех людей в стране с вашей фамилией, или если вам понадобился телефон соседа вашей бабушки, эти телефонные книги не смогут помочь, поскольку способ организации информации в них делает такой поиск весьма затруднительным.

Если сведения, опубликованные в телефонной книге, хранятся в базе данных, они занимают значительно меньше места, требуют меньше расходов на воспроизведение и распространение, и если база данных организована правильно, сведения можно получать самыми разными способами. Сила базы данных состоит не в ее способности хранить информацию, а в том, что вы можете быстро найти в ней как раз то, что нужно.

Особенности Access

Простые программы баз данных, такие как компонент Database пакета Microsoft Works, позволяют хранить информацию только в одной таблице (однотабличный файл). Такие простые базы данных называются однотабличными. Более сложные программы для работы с базами данных, такие как Access, позволяют хранить информацию в нескольких связанных таблицах, то есть создавать так называемые реляционные базы данных. Если информация в реляционной базе данных организована правильно, с этими несколькими таблицами можно работать как с одной областью хранения и получать данные в электронном виде из различных таблиц в нужном порядке.

Таблица — это только один из типов объектов, с которыми можно работать в Access. На следующем рисунке представлены все типы объектов Access:

Из всех этих типов объектов только один — таблица — используется для хранения информации. Другие применяются для управления данными таблицы, их обработки, анализа, получения, отображения или публикации — другими словами, обеспечивают максимальную доступность и полезность информации.

В течение многих лет корпорация Майкрософт прилагала огромные усилия к тому, чтобы сделать Access не только одной из самых мощных из существующих программ работы с базами данных, но также простой в изучении и использовании. Поскольку приложение Access входит в состав пакета Office, работая в нем, можно использовать многие из тех принципов, которые знакомы вам по работе с другими приложениями Office, такими как Microsoft Office Word и Microsoft Office Excel. Например, для открытия и изменения данных в таблицах Access используются знакомые команды, кнопки и сочетания клавиш. А поскольку приложение Access интегрировано с другими программами пакета, осуществить передачу данных между Access, Word, Excel и другими приложениями не составит труда.

Открытие существующих таблиц

В базе данных содержатся сведения о сотрудниках, продукции, поставщиках и клиентах компании. Эти сведения хранятся в нескольких таблицах. Прочитав эту статью, вы научитесь создавать различные запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, с помощью которых можно самыми разными способами вводить, изменять и обрабатывать данные таблиц.

О таблицах

Таблицы — это основной объект баз данных. Их назначение — хранение информации. Любой другой объект баз данных предназначен для того или иного взаимодействия с таблицами. В базе данных Access могут содержаться тысячи таблиц, а число записей в каждой таблице ограничено скорее размером свободного пространства на жестком диске, чем чем-либо еще.

Чтобы получить дополнительные сведения о характеристиках Access, таких как максимальный размер базы данных или максимальное число записей в таблице, щелкните поле Введите вопрос, находящееся с правого края строки меню, введите характеристики Access и нажмите клавишу ВВОД.

Каждый объект Access имеет, по меньшей мере, два режима отображения. С таблицами чаще всего работают в режиме таблицы, в котором можно просматривать и изменять данные таблицы, и в режиме конструктора, в котором можно просматривать и изменять структуру таблицы. Для переключения режимов таблицы и конструктора используется кнопка Вид. Можно также нажать стрелку, расположенную справа от кнопки Вид, и выбрать режим из раскрывающегося списка.

В режиме таблицы данные распределены по столбцам (полям) и строкам (записям).

Если у двух таблиц есть общие поля, можно внедрить одну таблицу в другую. Такая внедренная таблица, которая называется подтаблица, позволяет видеть информацию в нескольких таблицах одновременно. Например, может понадобиться внедрить таблицу «Заказы» в таблицу «Клиенты», чтобы можно было видеть, какие заказы разместил каждый клиент.

О запросах

Один из способов поиска данных в базе данных Access — создание запросов. Запросы позволяют находить информацию и просматривать, изменять или анализировать ее самыми различными способами. Результаты выполнения запросов можно также использовать для работы с другими объектами Access.

Запрос — это то же самое, что вопрос. Например, можно задать вопрос: «У каких записей таблицы "Клиенты" в поле "Почтовый индекс" стоит значение "98052"?». При выполнении запроса (то же самое, что задавание вопроса) Access просматривает все записи указанных таблиц, находит те, что соответствуют указанному критерию, и выводит их в виде таблицы.

Чтобы в Access можно было получить ответы на задаваемые вопросы, запросы должны иметь определенную структуру. Каждому типу вопроса соответствует определенный тип запроса. Основные типы запросов: на выборку, перекрестный и на параметр. Реже встречаются запросы на действие, на автоподстановку значений и SQL. Access содержит мастер, который помогает создавать стандартные запросы. Специфические запросы создаются вручную в бланке запроса в режиме конструктора. Вот как выглядит типичный запрос:

О формах

Таблицы Access — это массивы «сырой» информации. Если вы создаете таблицу, которую будете использовать только вы, удобнее, вероятно, будет работать непосредственно с таблицами. Если же вы создаете базу данных, которую будут просматривать и редактировать люди, не очень с ней знакомые (а, может быть, и не желающие знакомиться особенно близко), работы с таблицей будет очень много. Решить эту проблему помогут формы. Они «проведут» пользователей по вашей базе данных, упростят для них ввод, извлечение, отображение и печать информации.

Форма — это, по сути, окно, в котором размещаются элементы управления, которые будут предоставлять пользователям данные или принимать данные от них. В Access предусмотрена панель элементов, содержащая многие стандартные элементы управления Windows, такие как надписи, текстовые поля, кнопки параметров и флажки. Немного сноровки — и вы сможете создавать с помощью этих элементов управления формы, которые будут выглядеть и работать во многом так же, как диалоговые окна во всех программах Windows.

Формы используются для редактирования записей исходных таблиц и ввода новых записей. Так же, как таблицы и запросы, формы можно просматривать в различных режимах. Наиболее часто используются следующие три: режим формы, в котором вводятся данные; режим таблицы, который выглядит, в основном, как таблица; и режим конструктора, в котором, работая с элементами формы, можно изменять ее внешний вид и функциональность. На следующем рисунке показано, как выглядит форма в режиме конструктора:

Об отчетах

В отчетах данные из таблиц отображаются в логично организованном виде и в формате, который позволяет легко получать к ним доступ либо на компьютере, либо на бумаге. Отчет может содержать информацию из нескольких таблиц и запросов, результаты расчетов на основе информации базы данных и элементы форматирования, такие как заголовки, примечания и названия.

Отчеты можно просматривать в трех режимах: в режиме конструктора, в котором структуру отчета можно менять точно так же, как структуру формы; в режиме предварительного просмотра, в котором отчет отображается точно в том виде, как он будет выглядеть на печати; и в режиме просмотра образца, в котором также видно, как будет выглядеть каждый элемент, но не столь подробно, как в режиме предварительного просмотра. Отчет в режиме конструктора выглядит вот так: