Что следует иметь на рабочем столе?

После избавления от всего бумажного на вашем рабочем столе может остаться что-то или даже все из перечисленного ниже:

► компьютер;

► факс;

► сканер;

► карандаши и ручки;

► фотографии в рамках;

► телефонный аппарат;

► автоответчик;

► чашка для кофе или чая;

► что-то из пищи;

► пластиковые лотки для бумаги; часы;

► сувенир;

► зажимы для бумаг, ластики, кнопки и т. д.;

► пресс-папье;

► ежедневник;

► электронный органайзер.

По возможности уберите со стола большую часть электронного оборудования, за исключением компьютера и телефона. Впрочем, системный блок может переместиться на пол, а вот сканер и факс лучше поставить на другой стол. Когда не пользуетесь электронным органайзером, запирайте его в ящике стола. Попросите технический отдел подключить ваш компьютер к локальной сети, чтобы вы могли пользоваться общим принтером. Также попросите установить на ваш компьютер встроенную факс-карту. Горизонтальный сканер вполне может разместиться в безопасном месте на полу.

Если выдвижных ящиков в вашем столе немного, нет тумбы с дверцей или если они вас не устраивают, найдите то, что вам нужно. Если это невозможно, проявите фантазию. Например, закатите под стол тумбу с ящиками для канцелярских принадлежностей и прочих мелочей.

Ручки, карандаши, скрепки пусть отправляются в пластиковый пенал или настольный прибор, а все остальное: степлер, блокноты, линейка — в ящик стола.

Когда установите на столе необходимое оборудование, уберите с него все прочее. Игрушка на столе, возможно, весьма забавна, однако не добавляет рабочему месту делового вида. Заберите ее домой и позабавьте домашних. Чашки, продукты и другие чужеродные предметы должны находиться на подобающем месте. Возьмите себе за правило немедленно убирать их со стола, как только заканчиваете с едой и питьем. Да и вообще, стоит ли питаться на рабочем месте?

Вам, возможно, регулярно дарят сувенирные пресс-папье и другие рекламные безделушки. Пользуйтесь последним подаренным пресс-папье, а остальные раздайте своим сотрудникам. Рекламные сувениры унесите домой или выбросьте.

Было бы жестоко лишать вас всякой возможности как-то персонализировать свое рабочее место. Всем нам хочется чувствовать, что наш стол — это наш стол. Ограничьтесь семейной фотографией. Цветы пусть стоят на подоконнике или на полке.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если вы или ваш персонал регулярно получаете подарки в виде ручек и других канцелярских принадлежностей, складывайте их в общий ящик, а потом передавайте в местную школу.

Какие бумаги лежат у вас на столе?

Итак, вы на своем столе оставили только самые необходимые принадлежности и оборудование. Однако без бумаг на нем вам все же не обойтись. Что это за бумаги? Это, конечно же, документ, с которым вы в данный момент работаете. Все прочие находятся на своих местах. Книги — на полке, ежедневник — либо на столе, либо в ящике стола. Все остальное будет на столе лишним.

Поблизости от стола или в специальном ящике для файлов должны находиться необходимые для работы подборки документов, рассортированные по дням, неделям и месяцам (как описывается далее в этой главе). В начале каждого дня, недели или месяца вам достаточно будет выбрать нужную папку, над материалами которой предстоит работать или с содержимым которой потребуется постоянно сверяться.

Куда деть все остальное?

Вернемся теперь к вашим четырем коробкам. Просмотрите содержимое коробки «Для передачи» и на каждом документе напишите имя человека, к которому он должен отправиться. Секретарь может заняться немедленной переправкой бумаг соответствующим адресатам. С коробкой «Архив» все ясно — поместите каждый документ в соответствующее досье. В коробке «В работу» находятся бумаги, с которыми вам необходимо как можно скорее поработать. Рассортируйте их в порядке приоритетности, вложите в папку, папку — на стол и займитесь ею, как только закончите с уборкой. Наконец, коробка «Непонятно». Если действительно не знаете, что делать с этими бумагами, скорее всего, хранить их нет смысла. Если не можете решиться выбросить какую-то из бумаг, попросите секретаря или коллегу просмотреть ее и предложите принять самостоятельное решение. Иногда имеет смысл переложить «грязную» работу на других.

Статьи, вырванные из журналов для последующего прочтения, помещаются в отдельную папку. Положите папку в портфель и займитесь ее просмотром, когда выдастся свободная минута переходного времени: в ожидании приема, во время поездки в транспорте и т. д. Прочитав статью, выбросьте ее. Оставляйте только в том случае, если уверены, что к ней еще придется вернуться. Помните, что материалы периодики быстро утрачивают актуальность и необходимость в их продолжительном хранении возникает редко.

Книги помещаются на книжную полку. Если среди них есть объемные тома, которыми вы пользуетесь лишь время от времени и которые могут пригодиться другим, поставьте их на стеллаж общего пользования.

Входящие документы

Вы рассортировали то, что накопилось, но как поступать с бумагами, которые поступают к вам в данный момент, будь то по почте или иными способами? Следуйте тому же принципу, которым только что руководствовались при разборке уже имеющихся бумаг.

Одну за одной просмотрите каждую и распорядитесь ею по одному из четырех вариантов: выбросить, подшить, передать или пустить в работу. Нужно ли вам ее сохранить и нельзя ли передать кому-то другому? А выбросить? Стоит ли бумага того, чтобы оказаться в соответствующем файле, и если да, то держать ли ее при себе или лучше отправить в централизованный архив компании? Если ясно, что необходимо с бумагой поработать, то когда? Заняться ею немедленно или можно отложить на потом? Если бумага действительно нужна, отметьте на ней вверху приоритетность исполнения и положите на стол. Займитесь ею, как и другими своими бумагами, в порядке установленной степени приоритетности.

Иногда, разбирая почту, вам вообще нет необходимости заглядывать в конверты и знакомиться с их содержимым. Если это очевидная рекламная макулатура, отправляйте ее прямиком в корзину. Только будьте внимательны, чтобы не выбросить вместе с рекламой чек, которого давно дожидаетесь.

Секрет корзины

Что касается никчемных бумаг любого рода, в немалых количествах поступающих на ваш адрес, то весьма разумным будет иметь корзины в каждом кабинете офиса и даже дома. Тогда у вас будет меньше поводов хранить весь тот бумажный мусор, что попадает в ваш почтовый ящик или ложится на рабочий стол. К тому же бумаги перестанут с прежней интенсивностью скапливаться во всех более или менее свободных местах. Я работаю дома, а потому в каждой комнате у меня стоит большая красная офисная корзина для бумаг. Стоит ненужной бумаге попасться мне на глаза, как она немедленно обретает подобающее ей место.

Пусть корзины будут везде, где можно встретиться с чем-то бумажным. Рядом с каждым рабочим столом, рядом с копировальным аппаратом, со стеллажом с файлами, рядом с креслом, в котором вы знакомитесь с печатными материалами. У двери вашего дома. Если у вас нет возможности немедленно избавиться от ненужных бумаг, они неизбежно скапливаются на любых поверхностях, образуя уродливые груды. Если же корзина для бумаг всегда под рукой, то у вас не возникнет соблазна куда-нибудь примостить явно ненужный листок.

Если вы озабочены вопросами вторичной переработки отходов, заведите в каждом помещении по две корзины — одну большую, для сбора макулатуры, другую поменьше, для прочего мусора.

Почему бы не предложить компании приобрести корзины для бумаг с логотипом вторичной переработки и эмблемой компании? Если они будут расставлены где подобает, количество ненужных бумаг в офисе быстро сократится, а компания заявит о себе как об участнице общенациональной экологической программы.

Утилизация

Лучшее место для ненужных бумаг — специальный контейнер для макулатуры. Если у вашей компании уже есть договор с фирмой по утилизации бумажных отходов, которая регулярно их забирает, то все, что вам остается, — это вовремя бросить ненужные бумаги в соответствующий контейнер. Если нет, подумайте, что может подлежать утилизации на вашем рабочем месте. Поставьте контейнер или корзину для макулатуры там, где удобно избавляться от бумаг. Свяжитесь с фирмой по утилизации бумаги и узнайте, могут ли ее служащие регулярно забирать макулатуру из помещений вашей компании. Если нет, то вашим сотрудникам ничего не остается, как делать это самим.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если вашей компании приходится избавляться от больших объемов картона или бумаги, подумайте о приобретении машины для прессования и пакетирования бумажных отходов: кипы легче складировать.