Теоретические сведения. Электронная таблица (ЭТ) – самая распространенная и мощная информационная технология

Электронная таблица (ЭТ) – самая распространенная и мощная информационная технология для профессиональной работы с данными. Для управления ЭТ созданы специальные программные продукты – табличные процессоры.

Главное достоинство ЭТ – ее динамизм, т. е. возможность мгновенно пересчитывать все данные таблицы, связанные формульными зависимостями, при изменении значений любого операнда.

1. Основные понятия

Базовым элементом электронной таблицы является ячейка,которая образуется на пересечение строк и столбцов таблицы. Каждая ячейка имеет адрес, который задается заголовком столбца (обозначаются буквами A, B, C…) и номера строки (задаются цифрами). Адрес выделенной ячейки показан в поле имени.

Совокупность ячеек составляет рабочий лист. Рабочий лист максимально может иметь 256 столбцов и 65536 строк.

Совокупность рабочих листов образует Рабочую книгу. Каждая рабочая книга может иметь максимум 256 листов.

В ячейку можно вводить один из трех типов данных: текст, числа и формулы.

2. Ввод данных

Чтобы ввести данные в ячейку, сначала ее нужно активизировать, щелкнув по ней мышью. Жирная рамочка свидетельствует о том, что ячейка активизирована и в нее можно вводить данные.

Ввод данных в ячейку заканчивается одним из следующих способов:

· нажатием клавиши ENTER;

· щелчком по кнопке Ввод (рис. 9.1);

· переходом в другую ячейку по щелчку мыши, по клавише TAB или по клавишам управления курсором.

Рис. 9.1. Ввод данных

Автозаполнение

Автозаполнение – автоматическое заполнение ряда ячеек последовательными логически связанными значениями.

Например, ввести в одну из ячеек январь и потянуть мышью вправо за маркер заполнения. Названия месяцев появятся во всей строке (рис. 1).

Рис. 1. Пример автозаполнения

Создание пользовательского списка автозаполнения осуществляется двумя способами.

Первый способ:

· набрать список на рабочем листе;

· выделить список;

· выбрать команду меню Сервис/Параметры, перейти на вкладку Списки;

· нажать кнопку Импорт.

Второй способ:

· выбрать команду меню Сервис/Параметры, перейти на вкладку Списки;

· из поля Списки выбрать пункт Новый список;

· ввести данные в поле Элементы списка, ввод каждого элемента списка заканчивается нажатием клавише ENTER.

· после полного набора списка нажать кнопку Добавить.

Примечание: пользовательский список может содержать текст или текст в сочетании с числами.

Чтобы создать список, состоящий только из чисел, например, инвентаризационных номеров:

· выделите достаточное количество ячеек для размещения чисел;

· команда меню Формат/Ячейки, перейдите на вкладку Число, назначьте текстовый формат;

· введите список чисел.

Автоввод и выбор из списка

Автоввод и выбор из списка –используются для облегчения ввода текстовых элементов в столбце.

Если первые набранные символы совпадают с началом какой-либо записи в одной из ячеек текущего столбца, Excel автоматически заполняет активную ячейку.

Любой элемент, который впервые вводится в столбец, автоматически заносится в список. Выбор из списка можно использовать в любом заполненном месте текущего столбца или в первой пустой ячейке того же столбца:

· правый щелчок в активной ячейке;

· выбор из контекстного меню команды Выбрать из списка;

· выбрать значение из предлагаемого списка.

Проверка ввода данных

Позволяет контролировать соответствие вводимых данных определенным требованиям.

Для организации проверки ввода следует:

· выделить ячейку (диапазон ячеек), для которых организуется проверка ввода;

· выбрать команду меню Данные/Проверка;

· раскройте вкладку Параметры;

· выберите тип данных из раскрывающегося списка Тип данных;

· выберите оператор из раскрывающегося списка Значение.

3. Формат ячеек таблицы

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат/Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек. Эти команды имеют не сколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.

1. Вкладка Число – задает форматы представления данных в ячейке:

· Общий – обеспечивает отображение числовых и текстовых данных произвольной типа;

· Числовой – включает цифры и символы-разделители: десятичная точка, процент знак мантиссы, знак числа, круглые скобки, денежное обозначение (р. или $);

· Денежный или Финансовый – для отображения денежных величин;

· Дата/время – для отображения даты и времени в выбранном формате;

· Процентный – для вывода чисел, предварительно умноженных на 100, с символом процента;

· Дробный – для вывода дробных чисел;

· Экспоненциальный – для вывода чисел в экспоненциальном формате, например 1,65Е+044;

· Текстовый – последовательность букв, цифр, специальных символов;

· Дополнительный – нестандартные дополнительные форматы, например номер телефона, почтовый индекс и пр.

· Все форматы – показывает все имеющиеся в Excel форматы.

2. Вкладка Выравнивание определяет:

· Выравнивание – способ выравнивания данного в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю, по значению, по центру выделения, по центру, по ширине, с заполнением) или по вертикали (по нижнему или верхнему краю, по центру или высоте);

· Отображение – определяет, можно ли переносить в ячейке текст по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задает автоподбор ширины ячейки.

3. Вкладка Шрифт – изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках;

4. Вкладка Граница– создает рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек;

5. Вкладка Вид– позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор);

6. Вкладка Защита – управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книги с помощью команды Сервис/Защитить лист.

4. Технологические операции с ячейками таблицы

В операциях обработки часто используется не отдельная ячейка, а блок ячеек.

Блок – прямоугольная область смежных или несмежных ячеек, расположенных в разных местах.

Блоком ячеек можно считать и строку, и столбец. Типовые технологические операции с блоками ячеек представлены в таблице.

Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются следующие действия:

· форматирование

· копирование *

· вставка *

· удаление *

· перемещение

· заполнение

· очистка форматов, содержимого значений

Примечание:

1. Первоначально выделяется ячейка (блок ячеек) – объект действия, а затем выбирается команда меню для исполнения действия.

2. При выделении блока несмежных ячеек необходимо предварительно нажать и удерживать клавишу Ctrl.

3. Помеченные (*) действия не выполняются для блока с несмежными ячейками.

Типовые технологические операции с блоками ячеек