Практическое занятие № 2. Дисциплина: Документационное обеспечение управления

Дисциплина: Документационное обеспечение управления.

Тема: Составление и оформление протоколов.

Цель: Изучить особенности составления и оформления протоколов.

Литература: Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. М.: Академия, 2012.

Перечень обучающих компьютерных программ: Гарант, Консультант Плюс.

Требования к оформлению практических занятий: каждая работа должна быть составлена на отдельном листе (формат А4) рукописным или печатным текстом (шрифт - 12 Times New Roman или Arial, межстрочный интервал – 1,5).

ХОД ЗАНЯТИЯ

1. Изучить инструкционную карту и учебную литературу по данной теме.

2. Дать определение документу «протокол»?

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

3. Назовите виды протоколов, их краткая характеристика.

Виды протоколов и их краткая характеристика :

* Краткий (фамилии присутствующих, повестку дня и принятые решения. Составляется когда заседание записывается на пленку);

* Стенографический (полная запись всего заседания - дословно);

* Полный (включает все информ. Краткого протокола и ход обсужд. Вопроса)

4. Как и кем составляется протокол?

Протокол составляется Участковым уполномоченным полиции.

Для написания протокола потребуется чистый лист бумаги А4 или бланк с названием и всеми реквизитами предприятия.

1. На листе пишется слово «Протокол», дата и место, где проходило собрание.

2. Теперь нужно составить вводную часть с указанием председателя и секретаря, который оформлял протокол.

3. Перечисляются все участники собрания с указанием фамилии, должности и инициалов. Если присутствующих слишком много, можно полный список имен приложить к документу.

4. Пишется повестка дня, то есть какие проблемы и вопросы были рассмотрены во время заседания. Эта часть основная, в ней указываются все выступающие с докладами лица с текстами их докладов в таком порядке, в каком им предоставлялось слово. Для каждого вопроса фиксируются принятые решения. Если во время собрания проходило голосование, необходимо указать количество голосов «за» и «против» какого-либо решения.

5. В конце протокола ставится подпись секретаря и председателя проходившего собрания.

Для того чтобы документ не потерял юридической силы, важно правильно указать полное наименование предприятия, которое было отмечено при регистрации. Звания и должности присутствующих должны быть написаны точно. Следует поставить дату того дня, когда проходило мероприятие, а не число составления протокола. Некоторые документы утверждаются руководителями организаций с помощью слова «утверждаю», подписи и даты.

5. Из каких частей состоит протокол?

Требования к оформлению протокола

1. Протокол оформляется на общих бланках или спецбланках формата А4.

2. Датой протокола является дата заседания.

3. Протоколы нумеруют в пределах календарного года.

4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

5. Вводная часть.

¨ Вводная часть имеет постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствующие) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих).

¨ Слова: «председатель», «секретарь», «присутствовали» пишут от нулевого положения табулятора.

¨ От 2-го положения табулятора ставят тире, затем пишут инициалы и фамилии.

¨ Фамилии присутствующих и приглашенных пишут в алфавитном порядке через один интервал. Если их число превышает 15, к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается их общее количество: «Присутствовало 130 человек».

¨ Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «Повестка дня» печатаются от нулевого положения табулятора. Каждый пункт повестки дня нумеруется и записывается с красной строки. Наиболее важные вопросы ставят первыми.

6. Основная часть

¨ Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

¨ После двоеточия с абзаца пишут фамилии и инициалы выступающих. Через тире – краткое изложение текста выступления.

¨ Текст печатают через 1,5 интервала. Перед словами «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ» – 2 интервала, перед «ПОСТАНОВИЛИ» – 3 интервала.

Протокол, составленный в ходе заседания, редактируют, при наличии стенограммы – расшифровывают, печатают и подписывают председателем и секретарем или стенографисткой (если заседание стенографируется).

6. Как оформляются части протоколов?

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

· полное наименование организации или предприятия;

· название вида документа (ПРОТОКОЛ);

· дата;

· индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);

· место составления;

· заголовок;

· текст;

· подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

· наименование структурного подразделения;