Раздел 2. Организация работы с управленческими документами

Тема 2.1.Служба документационного обеспечения управления.

Требования к организации документооборота.

Студент должен

знать:

- состав нормативных документов, регламентирующих орга­низацию работы службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ);

- типовые структуры и должностной состав служб ДОУ;

- перечень основных этапов работы с документами в организациях;

- факторы, влияющие на организацию и технологию документационного обеспечения управления;

- основные принципы организации документооборота;

уметь:

- составлять и оформлять положение о службе ДОУ;

- составлять и оформлять должностные инструкции работников службы ДОУ;

- применять правила организации документооборота;

Ключевые слова и основные термины по теме: организация работы с документами, документооборот, входящие документы, исходящие документы.

Организационные формы документационного обеспечения управления. Служба ДОУ, основные задачи, функции, типовые структуры, должностной состав. Регламентация работы службы ДОУ. Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников службы ДОУ.

Понятие документооборота, общие принципы организации докумен­тооборота, его структура, необходимость учета объема документооборота. Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.

Современные автоматизированные системы документооборота: основные характеристики, сфера применения, перспективы развития.

Тема 2.2.Прием, регистрация, рассмотрение и исполнение документов.

Информационно-справочная работа

Студент должен

знать:

- значение предварительного рассмотрения документов;

- задачи регистрации документов;

- технологию выполнения работ при приеме, рассмотрении и регистра­ции документов;

- этапы исполнения документов;

- перечень средств офисной техники, применяемой на данном этапе работы;

- цели и задачи рациональной организации информационно-справочной работы;

- технологию информационно-справочной работы с помощью справочных картотек и регистрационно-контрольных карточек;

- возможности компьютерных технологий в информационно-справочной работе;

- особенности учета и систематизации нормативно-правовых актов;

уметь:

- распределить документы на группы в ходе их предварительного рассмотрения;

- принять и зарегистрировать документ;

- проставить на документе необходимые реквизиты в ходе его исполнения;

- осуществлять поиск информации по традиционным картотекам;

- осуществлять поиск информации в автоматизированных системах документооборота;

Ключевые слова и основные термины по теме: первичная обработка документов, регистрация документов, формы регистрации документов, обязательный для регистрации состав реквизитов, предварительное рассмотрение документов, учет количества документов, объем документооборота, автоматизированные системы документооборота.

Способы поступления документов в организацию. Прием и первоначальная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством организации.

Регистрация документов как составная часть технологии документационного обеспечения управления, как процесс создания банка данных о документах организации. Формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная). Требования к составу регистрационных индексов.

Передача документов исполнителям. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Особенности подготовки нормативных правовых актов.

Функции и права подразделений службы ДОУ, осуществляющих прием, предварительное рассмотрение, регистрацию и доставку документов в организации и осуществляющих информационно-справочную работу.

Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы. Организация работы с помощью справочных картотек. Информационно-справочная работа в условиях применения компьютерных технологий.

Общие сведения об учете и систематизации нормативно-правовых актов (консолидация, кодификация, инкорпорация). Организация информационно-справочной работы по действующему законодательству РФ, использование информационно-справочных правовых систем.

Тема 2.3.Контроль исполнения документов.

Отправка исходящих документов

Студент должен

знать:

- цели и виды контроля исполнения документов;

- технологию контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов и их виды;

- порядок снятия документов с контроля;

- функции, права и обязанности подразделения службы ДОУ, осуществляющего контроль ис­полнения документов;

- технологию обработки исходящих документов в организации;

- порядок составления описи рассылки документов;

уметь:

- оформлять контрольные карточки при традиционной системе контроля исполнения документов;

- вести контроль исполнения документов в автоматизированном режиме;

- анализировать состояние исполнительской дисциплины и разрабатывать предложения по повышению ее уровня;

- подготавливать документы к отправке;

- регистрировать исходящую корреспонденцию;

- составлять описи рассылки документов;

- пользоваться телефаксом и электронной почтой для отправки корреспонденции.

Ключевые слова и основные термины по теме: контроль исполнения документов, срок исполнения документов, постановка на контроль, контрольная картотека, снятие с контроля, анализ исполнительской дисциплины.

Цели и задачи контроля исполнения документов. Принципы организации контроля. Понятия: «срок исполнения», «типовой срок», «индивидуальный срок». Нормативные документы, устанавливающие типовые сроки исполнения. Виды контроля: предупредительный, формально-сроковый.

Технология ведения контроля, традиционная и автоматизированная системы контроля исполнения документов. Основные этапы контроля исполнения документов: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины. Особенности контроля исполнения распорядительных документов, переписки, протокольных решений.

Подразделения службы ДОУ, осуществляющие контроль исполнения документов, их функции, права, обязанности и ответственность.

Процесс приема и обработки исходящих документов, состав выполняемых работ при традиционном способе отправки (почтой): проверка правильности оформления, наличия приложения, адресата, сортировка по адресатам и видам отправлений, адре­сование, конвертование, заклеивание конвертов, взвешивание, маркировка, составление описи рассылки.

Отправка документов с помощью телефона (телефонограмма), телефакса, электронной почтой. Типы систем электронной почты (глобальные, корпоративные).

Наши рекомендации